Missions permanentes :
Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des correspondants médicaux 
Gestion des consultations des chirurgiens (gestion des agendas, doctolib, préparation des dossiers)
Gestion des comptes rendus de consultation (saisie, envoi des courriers et classement)
Planification opératoire et programmation informatique sur DXBloc des patients
Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge chirurgicale (planification et programmation des consultations, hospitalisations)
 Frappe et mise en forme des documents
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance 
Gestion du courrier
Scannage des documents
Intégration des documents médicaux dans le dossier informatisé du patient
Gestion de la liste de patientes inscrites en RCP (Réunion de concertation pluridisciplinaire de Cancérologie) pour l'HEGP, pour l’HOPITAL ANTOINE BECLERE et L’HOPITAL BICETRE.
Frappe et mise en forme des comptes rendus de RCP
Gestion et envoi des comptes rendus de RCP aux correspondants médicaux
Gestion du centre de Planning familiale et d'IVG :
Accueil téléphonique et physique des patientes
Prises de rendez-vous et/ou orientation
Programmation des interventions
Validations des interventions sur Gilda
Créations dossiers papiers pour les consultations  
Missions ponctuelles :
Participation à la rédaction de documents relatifs au domaine d’activité
Accompagnement pédagogique
Accueil, intégration et tutorat des secrétaires débutantes et des stagiaires

QUOTITE DE TRAVAIL
Travail à 100% CDD minimum 3 mois

ORGANISATION  DE TRAVAIL
Horaires de travail : 9h00 – 17h00 selon une amplitude horaire du secrétariat
Remplacement de ses collègues selon une organisation préétablie

PROFIL RECHERCHE

SAVOIR FAIRE REQUIS
• Accueillir et orienter les personnes (patients /public)
• Renseigner dans la mesure de ses compétences et du secret professionnel
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez vous
• Rédiger et mettre en forme des documents de diverses natures
• Utiliser les outils bureautiques, les différents logiciels métiers
• Hiérarchiser les activités selon l'urgence
• S‘exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes (verbalement de vive voix physiquement ou par téléphone)
• Définir /adapter et utiliser un plan de classement d'archivage, un système de gestion documentaire
• Identifier / analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions
• Evaluer les pratiques professionnelles dans son domaine de compétence
• Transmettre son savoir professionnel aux stagiaires

CONNAISSANCES ASSOCIEES
• Bureautique (*3)
• Vocabulaire médical (*2)
• Organisation/fonctionnement interne de l'établissement (*2)
• Droits des patients (*2)
• Technique d'accueil téléphonique (*2)
• Techniques de communication internet/intranet (*2)
• Droit hospitalier (*1)
* 1: Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies

QUALITES REQUISES
• Sens du travail en équipe, solidarité
• Calme et maîtrise de soi, bonne gestion du stress
• Écoute active
• Disponibilité
• Empathie
• Courtoisie, sens des valeurs civiques
• Positivisme
• Les patientes faisant appel au planning familial ont un besoin renforcé de confidentialité et de rassurance quant à leur prise en charge, un accueil non jugeant est indispensable
• Les patientes suivies dans le service et porteuses d'une pathologie oncologique nécessitent beaucoup d'attention, empathie et courtoisie. L'annonce d'une maladie grave les rende fragiles et elles ont besoin d'être aidées dans la gestion des nombreux rendez-vous et d'un soutien psychologique constant le long de la prise en charge. La secrétaire médicale, en épaulant le chirurgien, revête en un rôle fondamental dans ce parcours de soin

PRE-REQUIS
• Expérience en gynécologie non obligatoire
• Baccalauréat
• Diplôme secrétariat médico-social
• BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

SURVEILLANCE MEDICALE
« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ».
« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer ».