Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

Hiérarchiques : concernent les relations d’autorité

üSous la responsabilité hiérarchique du DRH et du Cheffe de Pôle

Fonctionnelles : concernent les relations liées aux activités exercées

De la cadre supérieure de santé de pôle

Des Cadres de Santé

Des Praticiens Hospitaliers du pôle

Description du contexte / environnement du poste

Lieux d’exercices :

Centre médico-psychologique de l’Hippodrome

21 Avenue du Maréchal Foch 59130 LAMBERSART

Unité d’hospitalisation temps-plein Charles Lasègue

Allée du Bois de l’Hôpital 59113 SECLIN

Horaire du poste :

Entre 8h30 et 18h30 avec une pause de 30 minutes obligatoire

Possibilité de remplacement sur l'ensemble du pôle et au sein de l’établissement

Caractéristiques particulières du poste

Compétences et qualités requises :

Connaissances (Savoir) :

Connaissance des techniques de secrétariat, de bureautique et des logiciels informatiques

Connaissance de la langue française

Connaissance de l’environnement médical

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement

Connaissance du Vocabulaire médical

Connaissance du Codage des actes

Savoir-faire :

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

Savoir évaluer une situation et atténuer les tensions

Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser

Prendre des notes rapidement

Filtrer et orienter les appels téléphoniques

Aptitudes relationnelles et comportementales (Savoirs-être) :

Etre capable de travailler en équipe/réseau

Faire preuve de disponibilité

Faire preuve de courtoisie

Respecter la confidentialité et le secret professionnel

Organiser son travail et prioriser les tâches

Faire preuve de discrétion

Avoir le sens du service public

Faire preuve de polyvalence et de réactivité

Avoir le sens de l’accueil, de la communication

Avoir des capacités relationnelles

S’exprimer clairement vis à vis d’interlocuteurs divers et variés

Etre à l’écoute des usagers et des familles

Activités clairement définies :

Gestion des dossiers et des procédures dans le cadre de la loi du 27 septembre 2013 sur les soins psychiatriques sans consentement

Saisie des dossiers, courriers et statistiques sur informatique

Accueil, orientation téléphonique et physique des personnes (patients, famille, visiteurs)

Tenue des dossiers, classement, archivage

Travail de frappe sur base de documents écrits et dictés

Gestion du courrier

Prises de notes et comptes rendus de réunion

Secrétariat de l’équipe médicale, sociale, soignante

Relations avec les services administratifs, techniques et généraux de l’établissement

Relations avec les personnels externes

Gestion des fournitures de bureau

Réception et transmission des informations

Compétences attendues :

Baccalauréat option secrétariat médical, Diplôme secrétariat médico-social, BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine du secrétariat

Qualités :

Adaptabilité

Mobilité

Disponibilité

Outils :

Propres à l’établissement :

Dossier patient informatisé (Cariatides), messagerie (Outlook), intranet, Chronos

Ressources et exigences inhérentes au service :

Utilisation du véhicule personnel