IDENTIFICATION DU POSTE

Agent administratif / Assistante médico-administrative au sein de l’UAPED.

MISSIONS ET ACTIVITES

Communication

Accueil physique et téléphonique
Gestion et prise de rendez-vous
Contacts réguliers avec les services sociaux des départements.
Gestion des messages pour les différents interlocuteurs (médecins, psychologues, assistantes sociales)

Courriers

Saisie des courriers du service
Suivi et gestion des dossiers
Saisie des signalements administratifs et judiciaires

Gestion

Préparation et organisation des consultations courantes et urgentes
Classement des examens et suivi des dossiers
Saisie des actes et codages
Statistiques du service
Gestion du tableau de suivi des dossiers
Gestion papier et informatique des photos prises dans le service
Copie des dossiers médicaux (saisis par le Justice ou pour les experts)
Gestion et suivi des dossiers MSIN

OUTILS INFORMATIQUES

Pastel
Easily
Word
WEB100T
Zimbra
Excel
Virtual archive
Dream
Edle

CARACTERISTIQUES DU POSTE

Poste à 100 %, en rythme 1.
Horaire 8h-18h, roulement en journée de 10h00.
Planification des congés en concertation avec les secrétaires l’UAPED.

NIVEAU DE COMPETENCES ET CAPACITES REQUISES

Niveau de compétences

Expérience indispensable dans le domaine du secrétariat
Titre professionnel SAMS ainsi que les CP obtenues ou, en cas de formation antérieure à 2016 le titre équivalent (formation en secrétariat médical indispensable)
Connaissance du vocabulaire médical
Très bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
Avoir des notions sur les droits et information du patient

Capacités requises

Capacité organisationnelle : sens de l’organisation, méthodique et rigoureuse
Capacité de synthèse et sens des responsabilités
Capacité à prendre des initiatives et à interpeller en cas de difficulté
Capacité d’adaptation
Capacité à communiquer, être à l’écoute en toute circonstance
Sens du travail en équipe (médecins, cadre supérieur et cadres, autres secrétaires)
Collaboration avec les autres secrétariats médicaux du service
Secret professionnel, discrétion
Patience et disponibilité afin d’accueillir de façon courtoise quelles que soient les circonstances
Se former et/ou approfondir ses connaissances
Maitriser l’outil informatique et continuer à se former

ABREVIATIONS

UAPED : Unité d’Accueil Pédiatrique des Enfants en Danger
CASEM : Cellule d’Accueil Spécialisée de l’Enfance Maltraitée
FPE : Femme-Parents-Enfants
HDJ : Hôpital de Jour
MSIN : Mort Subite et Inexpliquée du Nourrisson
SAMS : Secrétaire Assistant Médico-Social
CP : Compétences Professionnelles