Le Grand Hôpital de l’Est Francilien (GHEF) comprend les 4 sites hospitaliers suivants : Meaux, Marne La Vallée, Coulommiers et Jouarre

Acteur majeur de la prise en soin du territoire Nord Seine et Marne, le GHEF offre une pluridisciplinarité d’expertises favorisant les parcours professionnels de ses collaborateurs.

Fédération de la Recherche Clinique

MISSION GENERALE

·         Gérer le secrétariat du service de Recherche Clinique

ACTIVITES PERMANENTES

·         Assurer la réception, l’enregistrement et la distribution du courrier,

·         Assurer l’accueil téléphonique,

·         Mettre en forme et enregistrer les courriers sur réseau informatique,

·         Organiser les réunions du Bureau de la Fédération de Recherche Clinique,

·         Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes-rendus de réunions,

·         Rédaction de diaporamas pour présentation de l’activité du service,

·         Assurer la diffusion des informations en interne et en externe,

·         Gérer les plannings dans l’outil Agirh planning (Recherche Clinique)

·         Référent bureautique en cas de dysfonctionnements sur le copieur du service,

·         Gérer les commandes de fournitures de bureau dans MAGH2DDS

·         Référent des demandes d’intervention dans DIMO MAINT

·         Assurer le classement et l’archivage des documents du secrétariat,

·         Gestion administrative des dossiers de recherche clinique, des conventions et avenants:

o   Réception et vérification des documents administratifs/règlementaires en lien avec les études,

o   Revue des conventions des promoteurs/CRO en vue de leur signature dans les meilleurs délais,

o   Suivi financier des conventions, facturation des coûts/surcoûts des recherches,

o   Archivage des dossiers administratifs de recherche clinique,

·         Gestion administrative des conventions d’accès compassionnels/accès précoce de médicaments,

·         Rédaction et mise à jour des données du tableau de bord administratif des recherches cliniques sur les trois sites du GHEF,

·         Rédaction et suivi du tableau de bord statistiques des études du GHEF,

·         Mise à jour du logiciel d’études cliniques « INNOGEC » ;

·         Préparation et suivi des dossiers dans le cadre de la promotion, soumission aux autorités compétentes, suivi des démarches administratives et règlementaires,

·         Suivi budgétaire du service (dépenses de personnel, investissements biomédicaux, matériels, publications, abonnements…), recettes (facturations des coûts/surcoûts, crédits MERRI, conventions uniques, conventions des accès compassionnels, dons divers, …),

·         Rédaction des procédures en lien avec son domaine d’activité

·         Participation au remplissage/envoi des enquêtes d’activité annuelles (INCA, GIRCI…), enquête enseignements,

·         MERRI/SIGAPS : mise à jour de l’annuaire des chercheurs, suivi des relances en vue des validations de publications, gestion des doublons, export des données SIGAPS,

·         MERRI/SIGREC : revue des inclusions réalisées en interne et avec les promoteurs, export des données SIGREC,

élaboration d'un power point semestriel synthétisant l'activité de la recherche clinique du GHEF et présentant un point budgétaire y afférent

CONNAISSANCES / DIPLOMES

·         organisation et fonctionnement interne de l’établissement,

·         bonne connaissance de la recherche clinique (loi Jardé, réglementation européenne, CNIL, comités d’éthique),

·         bac de secrétariat

SAVOIR-FAIRE

·         maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Power Point/messagerie), Outlook et teams,

·         missions et tâches de secrétariat,

·         sens de la méthode et de l’organisation,

SAVOIR-ETRE

·         bon relationnel en interne et en externe,

·         faire preuve de disponibilité et de discrétion,

·         rigueur dans l’exécution des tâches,

·         autonomie et réactivité, sens de l’urgence,

·         faire preuve de curiosité,

·         savoir prioriser les informations,

·         organiser et classer les données,

·         capacité à travailler en équipe