Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
Le secrétariat de direction est assuré par 2 agents fonctionnant en binôme.
Mission communes :
- Trier et répartir le courrier de la direction
- Assurer le suivi des courriers réservés
- Enregistrer les parapheurs entrants et sortant
- Planifier, assurer le suivi de réunions ; organiser l’accueil logistique des réunions
- Communiquer et diffuser les informations au sein de la DAGF
- Traiter les contacts du directeur
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs
- réaliser les inventaires des petits mobiliers matériels
- réaliser les GLPI pour les problèmes informatiques
- Faire le point sur les dysfonctionnements logistiques liés aux locaux et alerter la DI
- Apporter assistance aux autres directions le cas échéant

Mission spécifique « RH de proximité » relevant de ce poste :
- Préparer et suivre les dossiers des personnels au quotidien (affectation, congés, formations, entretiens professionnels, Compte-épargne temps, télétravail, médecine de prévention, badge parking...)
- Suivre certains dossiers en liaison avec la directrice adjointe (mouvement de personnel, recrutement, primes, notation)
- Assurer le suivi des agents bénéficiaires d’une RQTH et des besoins d’aménagement de poste
- Conseiller et informer les agents sur leur statut et la réglementation, faire le lien avec la DRH
- Accueillir physiquement les nouveaux arrivants et assurer leur présentation aux services de la DAGF
- Commander la carte agent ministérielle (AEL)
- Contrôler et régulariser le logiciel de pointage Casper ainsi que le tableau dédié (maladie, congés exceptionnels, absences, récupération d’heures) en liaison avec le pôle SGA
- Assurer le suivi des commandes et enquêtes en provenance de la DRH et du Cabinet
- Être assistant de prévention pour la direction (mission en liaison avec le conseiller de prévention)

Votre environnement professionnel :

Activités du service
La Direction de l’Administration Générale et des Finances :
- prépare les dialogues de gestion, programme et répartit les crédits du BOP 6 zonal police nationale
- pilote l'exécution du programme 176 police nationale
- assure la responsabilité d’UO du P216 (fonctionnement du SGAMI et du P.303 (centres de rétention))
- exécute les dépenses et les recettes sur le centre de services partagés - plateforme chorus
- gère le règlement des dossiers d'accidents de la circulation des véhicules PN/GN
- prépare et rédige les marchés publics PN et GN

Composition et effectifs du service
La direction se compose d'un secrétariat et de 4 entités
- Bureau des budgets
- Bureau de la commande publique
- Bureau du contentieux
- Centre de services partagés
Elle compte 138 agents au 01/04/24
Liaisons hiérarchiques
- Directeur de l'Administration Générale et des Finances
- Directrice adjointe
Liaisons fonctionnelles
- Agents de la direction
- Autres directions du SGAMI

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Poste stratégique dont le bon fonctionnement conditionne fortement l'activité de la direction et nécessitant à la fois un bon relationnel et beaucoup de discrétion.
Suppléance nécessaire entre les deux agents composant le pôle (pas de temps partiel simultané ; pas de télétravail possible sur ce type de poste)
Horaires : (horaire variable selon Règlement Intérieur en vigueur) ; 25 jours de congés annuels + 2 jours de congés supplémentaires et 16 jours de RTT
Réactivité - discrétion

Qui contacter ?
Le directeur de l’administration générale et des finances, Philippe DUMUZOIS, 03.55.62.71.12
sgami-est-dagf-secretariat@interieur.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
Techniques de secrétariat : classement et archivage / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis
Savoir faire :
Mettre en forme un document / niveau maîtrise - requis
Diffuser une information / niveau pratique - requis
Organiser une réunion / niveau maîtrise - requis
Prioriser les actions / niveau maîtrise - requis
Savoir être :
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Autres
Vos perspectives :
Poste permettant d’acquérir des connaissances transversales et d’évoluer vers des fonctions de gestion opérationnelle de dossiers
Durée attendue sur le poste :
3 ans

Localisation administrative :
Secrétariat Général pour l'Administration du Ministère de l'Intérieur Zone Est
Direction de l'Administration Générale et des Finances
Espace Riberpray – Rue Belle Isle – BP 51064 – 57036 METZ Cedex 1

Emploi fonctionnel :
Autre domaine fonctionnel :
Relation à l'usager
Emploi type/code de fiche de l'emploi type :
Secrétaire ERUSA010
Autre Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type :
(si la fiche de poste à plusieurs emploi-type, indiquez la répartition des différentes fonction en pourcentage)