Le bureau du cabinet, composé de 6 sections, a pour mission de mettre en œuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet de la Ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l'organisation des réceptions sur le site de Valois.

L'ensemble du personnel de soutien du cabinet est rattaché au bureau du cabinet.

Liaisons hiérarchiques :

- Cheffe du bureau du cabinet

- Adjointe auprès de la cheffe du bureau du cabinet, responsable des ressources humaines

Liaisons fonctionnelles :

- Chef de cabinet

- Les conseillers, membres du cabinet de la ministre de la Culture

L'assistant(e) assure les missions générales de secrétariat et d'assistance auprès d'un(e) conseiller(ère) du cabinet de la ministre de la Culture.

A ce titre, il/elle est notamment en charge de :

-        l'information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes

-        l'accueil physique et téléphonique

-        la gestion de l'agenda des conseillers

-        l'organisation des réunions et des rendez-vous

-        la gestion du courrier, le suivi et la circulation des parapheurs (logiciel de gestion électronique du courrier)

-        la préparation des dossiers pour son conseiller(ère) et/ou de la ministre dans le cadre des rendez-vous et déplacements

-         le classement et l’archivage

L'organisation du travail fonctionne en binôme, c'est-à-dire 2 assistants en plage horaire décalée.

Les horaires des assistant(e)s en binôme couvrent la plage horaire 8h30-19h00 par un roulement journalier organisé comme suit : 8h30-18h00 / 10h00-19h00 sous réserve d’adaptation pour nécessité de service.

Les assistant(e)s sont placé(e)s, deux fois par an, en situation d’astreinte le samedi et le dimanche (présence le samedi au ministère de la culture, rue de Valois de 9h à 17h puis joignable sur le portable de permanence jusqu’à 19h, et le dimanche, il reste joignable sur le portable de permanence de 9h à 18h).

L'agent perçoit une indemnité pour sujétions particulières dans le cadre de ses fonctions.

L’agent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la suite, le secret professionnel sur les travaux qu'il/elle aura effectués ou les renseignements qu'il/elle aura recueillis.

Une expérience en secrétariat de direction est attendue. Une expérience en cabinet ministériel serait appréciée.