Les activités du service 

Sous la responsabilité du chef d'établissement, et, immédiatement placé sous l'autorité hiérarchique de l'Attaché d'Administration, responsable des Services Administratifs et Financiers, le régisseur, gérant des comptes nominatifs, définit les moyens à mettre en œuvre pour assurer la tenue des comptes nominatifs conformément à la législation
Il effectue les opérations comptables dans le cadre de la réglementation des régies de l’Etat, en application de l'Instruction Codificatrice du 16 décembre 2005 relative à l'organisation financière et comptable des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire. A ce titre, Il respecte les règles de la comptabilité publique et exerce son activité en collaboration avec les services de la Direction Régionales des Finances Publiques.
Dans le cadre de ses fonctions de régisseur, il est responsable pécuniairement et personnellement de toutes opérations financières qu’il effectue. Il est soumis à l’obligation de constituer un cautionnement, l'assurance étant facultative.
Il encadre une équipe de 3 adjoints administratifs dont un régisseur suppléant pour assurer les tâches à réaliser dans les délais impartis.
Il assure les tâches administratives de contrôle et d'analyse. Il est chargé des fonctions de gestion, de pilotage et d'encadrement. Il rend compte du fonctionnement du service à ses supérieurs hiérarchiques.

En établissement pénitentiaire (milieu fermé), sous l'autorité de son chef de service, le secrétaire administration régisseur des comptes nominatifs se voit attribuer les missions suivantes :

- Animer et piloter une équipe :
Organiser et répartir les missions au sein du service,
Diffuser les informations,
Responsabiliser ses collaborateurs et favoriser les prises d'initiatives,
Transmettre des consignes et veiller à leur application,
Rédiger des notes de service et rapports,
Apprécier la qualité du travail effectué par les personnels composant le service et procéder à l'évaluation des agents,
Contribuer à l'amélioration des pratiques professionnelles de l'équipe,
Vérifier l'application des textes et procédures,
Veiller à la continuité de service lors des périodes d'absences et de congés (gestion ORIGINE).

- Gérer une régie :
Garder et conserver les fonds, les valeurs et les pièces justificatives,
Manier les fonds : tenue de la caisse,
Tenir la comptabilité des opérations de recettes et dépenses,
Rendre compte périodiquement au responsable de l'unité opérationnelle de gestion et au trésorier payeur général, comptable assignataire,
Lister les mandataires,
Contrôler les opérations des mandataires sur pièce ou sur place,
Recevoir les autorités de contrôle et répondre à leurs observations.

- Tenir la comptabilité de la Régie (NACRE) :

Renseigner les livres de comptes :
Journaux des opérations des comptes de dépenses et recettes,
Journaux divisionnaires des opérations des comptes « recettes à classer et dépenses à classer »,
Journal divisionnaire des opérations liées aux comptes nominatifs,
Registre à souches numérotées,
Assurer la situation des disponibilités.
Passer et suivre les écritures comptables (recettes et dépenses) quotidiennement,
Vérifier, encaisser et enregistrer les recettes,
Vérifier les pièces de dépenses et assurer leur règlement,
Effectuer les ajustements de caisse et valider les écritures,
Effectuer l'état de rapprochement bancaire du compte de dépôts de fonds à la ,
Clôturer les comptes chaque jour et chaque mois.

- Préparer les documents pour établir les titres de perceptions (UO GESTION) :

Facturations téléphone, retenues au profit du trésor (dégradations de matériel), photocopies, saisies de numéraires, cantines.

- Effectuer les comptes de fin de mois et de fin de gestion :

Élaborer les états de développement des soldes des comptes de tiers.
Élaborer et faire viser auprès des organismes bancaires les états de développement des comptes financiers.
Élaborer la balance mensuelle.
Classer et transmettre les pièces justificatives de fin de mois à la DRFIP, l'unité opérationnelle et au Référent Interrégional des Régies de la DISP de Marseille.
Apurer les comptes et déterminer les balances d'entrée de l'année suivante.
Établir la balance de fin d’année.

Missions quotidiennes
- Prise de poste :
Contrôler le coffre du greffe (récupérer les objets et valeurs des entrants de la veille après fermeture de la régie).
Vérifier le numéraire et les bijoux suivant les fiches de dépôt, ou, certificats de transfert.
Saisir sur GENESIS les sommes et valeurs.

- Arrivée, libération, transfert :
*Arrivants :
Réceptionner les valeurs et bijoux pour consignation sur la fiche de dépôt qui sera émargée par le déposant (saisie sur GENESIS et dépôt dans les coffres).
*Libérations et transferts :
Solder les comptes avant clôture des cantines, téléphone et parties civiles, saisie au profit du trésor,
Clôturer les comptes puis éditer les fiches de sorties,
Remettre les bijoux et valeurs aux sortants et faire émarger les fiches.

- Virements :
Assurer le crédit des Comptes Nominatifs en exploitant quotidiennement les recettes produites sur DFT-NET (Virements bancaires des familles, Allocations diverses, Pécules des détenus transférés, salaires des formations, etc.), puis, contrôle et pointage des dépenses (activités diverses, dégradations de matériel, télévision...).

- Cantines alimentaires :
Saisir les blocages des cantines,
Éditer des provisions pour remise au prestataire privé,
Saisir les livraisons et vérifier la facture.

- Cantine téléphonie :
Remise de l’édition des demandes de blocage du logiciel TELIO par le gestionnaire,
Blocages sur GENESIS...

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :

Avoir exercé au sein d’une régie des comptes nominatifs en établissement pénitentiaire.

Offres de formation associées à votre prise de poste

En fonction de l’affectation interne de l’agent, offres de formation associées à l’adaptation au poste détaillées le cas échéant dans les fiches de postes associées à l’exercice des missions.

Connaissances :
Connaissances des outils bureautiques
Connaître les techniques de classement

Savoir-faire :
Sens de l’organisation
Rigueur
Polyvalence
Capacité à analyser, synthétiser et rédiger

Compétences requises :
Qualités organisationnelles, rigueur et méthodologie
Aptitude au travail en équipe et à encadrer une équipe
Aptitude à la communication
Connaissance des modalités et mécanismes d’indemnisation des victimes d’infractions et de la règlementation applicable à la gestion des comptes nominatifs

Compétences informatiques et bureautiques
Connaissance des outils (Genesis, Nacre, DFT)
CHORUS DT

Composition et effectifs du service :

Un secrétaire administratif responsable du service, régisseur des comptes nominatifs, et trois adjoints administratifs dont un régisseur suppléant.

Votre hiérarchie :

Agent placé sous la responsabilité du chef d'établissement et le rattachement hiérarchique de l'Attaché d'Administration (responsable des Services Administratifs et Financiers).

Vos interlocuteurs métiers :

La direction, le personnel de surveillance, le personnel administratif, les partenaires institutionnels, la DRFIP.

Organisation de travail : PFDA : 36h20 hebdomadaires du lundi au vendredi. Durée journalière de travail : 7h16 ; ouverture-fermeture du service : 08h30/17h30 ; 45 mn de pause méridienne minimum comprise entre 11h15 et 14h00.

Restauration : Administrative (mess)

Accessibilité en transport / Parking : Véhicule personnel, Parking des personnels sécurisé/ ligne de transport en commun proche de la Maison d’arrêt.

Groupe RIFSEEP 1