Localisation administrative et géographique / Affectation :

EPA Villa Arson, 20 avenue Stephen Liégeard, 06105 NICE CEDEX 2

Située sur la colline Saint-Barthélemy à Nice, la Villa Arson (230 étudiants, 67 agents et 200 intervenants ponctuels environ par an) est un établissement public national d’enseignement supérieur et de recherche artistique sous tutelle du ministère de la Culture. Dans un cadre exceptionnel conçu par Michel Marot dédié à la création, les missions de la Villa Arson conjuguent sept fonctions essentielles : enseigner, chercher, expérimenter, produire, diffuser, valoriser, accompagner.

Développant un enseignement irrigué par la programmation culturelle et artistique et un programme de résidences à vocation internationale, la Villa Arson délivre deux diplômes, l’un au grade de licence (Diplôme National d’Art), l’autre au grade de master (Diplôme National Supérieur d’Expression Plastique). Un programme de recherche par le projet menant au doctorat est co-porté avec l’Université Côte d’Azur (UCA, https://univ-cotedazur.fr/).

Composante à personnalité morale d’UCA, la Villa Arson avec le collège des écoles d’arts et de design, joue un rôle structurant sur les thématiques art, culture et société au sein de l’établissement expérimental.

Missions et activités principales :

En lien avec l’équipe de direction, vous facilitez l’organisation de son activité et assurez en autonomie le suivi de certains dossiers.

 Placée sous l’autorité du Secrétaire Générale, l’assistante de direction exerce les missions suivantes :

Assurer le secrétariat téléphonique, filtrage et prise de rendez-vous de la direction
Gérer le courrier, traitement, enregistrement arrivée et départ et suivi
Tenir les agendas, fixer les rendez-vous, organiser et gerer les déplacements professionnels (réservation de billets de transports, prendre les rendez-vous, établir les ordres de mission et les états des frais de mission de la direction)
Effectuer le suivi et la mise à jour des dossiers thématiques
Assurer le secrétariat du service de la comptabilité/gestion- RH,
Organiser les réceptions et l’accueil des personnalités à l’initiative de la direction
Assurer la gestion administrative et logistique du conseil d’administration et son suivi
(convocation, préparation des délibérations, rédaction des procès-verbaux)
Gérer le bureau d’ordre le classement des dossiers et l’archivages
Organiser les réunions à l’initiative de la direction et en rédiger les comptes rendus
Transmettre aux personnels les notes et courriers d’information
Gérer les fournitures administratives, recensement et répartition
Suivre le calendrier des évènements et des privatisations d’espaces en lien avec le secrétaire général et les responsables de la communication et l’accueil sécurité

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Temps complet – amplitude horaire du secrétariat général 9h/18h

Port de charges ponctuel (dossiers, archivages etc.) disponibilité pour participer éventuellement aux événements de l’établissement.

Compétences principales mises en œuvre : (cotées sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise - expert)

 
Compétences techniques :

 ·   Connaitre le fonctionnement de l’administration et les procédures administratives

·    Maitriser la gestion et du suivi de dossiers

·    Maitriser parfaitement la syntaxe professionnelle, la rédaction administrative et l’orthographe

·    Maitriser parfaitement les outils bureautique (suite MS Office), courrier électronique

 
Savoir-faire

·         Savoir anticiper

·         Être autonome

·         Avoir le sens de l’organisation, rigueur

·         Savoir gérer les situations d’urgence et hiérarchie des priorités,

·         Avoir les qualités relationnelles

·         Avoir une bonne expression orale

·         Sens de l’analyse et esprit de synthèse

 
Savoir-être (compétences comportementales)

 ·         Respect de la confidentialité,

·         Être à l’écoute

·         Esprit d’équipe

·         Savoir s’adapter

·         Avoir le sens du service public

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :

Le candidat(e) devra avoir une expérience confirmée dans des fonctions similaires.

Qui contacter ?

Sylvain Lizon, directeur de l'établissement, sylvain.lizon@villa-arson.org

Alain Avena, secrétaire général, alain.avena@villa-arson.org

Pour postuler :

Candidatures (CV et lettre de motivation) à :

A Sylvain LIZON, directeur de la Villa Arson, à recrutements@villa-arson.org