* Coordonner - Superviser - Organiser le secrétariat du Maire et des élus (6 agents)
* Piloter et organiser l'activité du secrétariat des élus en assurant le management de l'équipe et l'organisation du service
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).

* Accompagner les agents (informations et conseils personnalisés au niveau professionnel) et identifier les besoins en formation nécessaires
* Apporter une assistance administrative à la demande des élus et un suivi permanent des informations relatives à leurs attributions, à leurs délégations et représentations de la collectivité au sein de différents organismes (mise en place de fiches réflexes, de procédures pour les élus)
* Superviser la diffusion d'informations relatives aux formations et l'organisation des actions de formation des élus en relation avec le service concerné
* Suivi des déplacements des élus en lien avec le service concerné et les institutions (Ex : AMDR)
* Veiller à la bonne organisation politique, administrative et logistique de l'agenda du Maire et gérer les priorités de l'agenda
* Veiller à la bonne organisation des réunions en présence d'élus, notamment en termes de planification, d'invitations
* Assurer un lien direct avec les élus/la Direction générale/les services/les partenaires institutionnels...
* Assurer le suivi journalier des courriers, courriels entrants et sortants adressés au Maire, superviser les réponses, gérer les invitations.
* En lien avec la Direction générale, assurer le suivi des parapheurs à la signature du Maire et des élus
* Rédaction et mise en forme de divers documents
* Préparation des dossiers afférents aux réunions, rdv et leurs logistiques (réservation de salle de réunion...)
* Relayer les demandes du Maire et du Directeur de cabinet auprès des services concernés
* Traitement des demandes particulières (en lien avec le Directeur de cabinet)
Modalités d'organisation du travail et contraintes : Amplitude horaire variable en fonction des besoins et contraintes du service
Moyens mis à disposition : Poste informatique/Téléphone portable
Particularités dans l'exercice du poste : Grande disponibilité - Discrétion et confidentialité
Relations dans le poste :
* Internes : en coordination avec l'ensemble des services municipaux/communautaires/élus
* Externes : Relations avec les administrations/Organismes....

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Attaché, Attaché hors classe, Attaché principal

* Connaissance de l'organisation et des missions de l'administration communale
* Connaissances des institutions externes
* Capacité d'initiative et capacité à animer une équipe
* Sens de l'organisation et de l'anticipation
* Qualités organisationnelles, rédactionnelles
* Maitrise des outils bureautiques
* Bon relationnel et sens du contact
* Sens du travail en équipe
* Obligation de discrétion et de confidentialité
* Qualités relationnelles confirmées et capacité d'adaptation aux différents interlocuteurs
* Sens du service public
* Grande disponibilité

Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 26/05/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.