Informations générales
Organisme de rattachement
Université Montpellier 3
Référence
2024-1562905
Date de début de diffusion
07/05/2024
Date de parution
07/05/2024
Intitulé long de l'offre
Responsable du pôle planification et formation
Date limite de candidature
02/06/2024
Employeur
Université Paul-Valéry à Montpellier
Nature du contrat
CDD d'1 an
Description du poste
Versant
Fonction Publique de l'Etat
Catégorie
Catégorie B (profession intermédiaire)
Nature de l'emploi
Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Domaine / Métier
Direction et pilotage des politiques publiques - Responsable de coordination administrative
Statut du poste
Vacant
Intitulé du poste
Responsable du pôle planification et formation
Descriptif du service
Contexte du recrutement
La cellule ADE rattachée à la Présidence – Direction Générale des Services a deux grandes missions principales mais complémentaires à savoir l’accompagnement et la formation des composantes, directions et services dans le cadre des emplois du temps des étudiants, des enseignants et des activités hors enseignement d’une part et d’autre part le contrôle et le pilotage des ressources mises à disposition (offre de formation, ressources humaines et salles).
Le poste à pouvoir se situe au Pôle Planification - Formation.
Description du poste
Missions
Mission 1 : Planification - Coordination et Suivi
Planification
En fonction du calendrier universitaire, des contraintes de locaux, des effectifs étudiants et des impératifs propres à chaque formation :
Collecter, analyser les demandes des salles centrales
Réaliser le projet prévisionnel de planning d’occupation des amphis
Gérer (analyse décision) des autres salles centrales
Gérer et planifier les grilles personnalisées des formations
Organiser la planification des examens gérés par la DES (pré réservation, planification examens dans ADE)
Remplacer à titre exceptionnel les gestionnaires de salles en cas de longue absence
Gérer et planifier des grands évènements cibles (pré-rentrée,…)
Coordination et suivi
Co-animer l’équipe « Référents ADE »
Suivre l’organisation des planifications des activités hors enseignement
Assurer une circulation fluide des informations auprès des composantes, directions et services concernés par le logiciel ADE
Mission 2 : Formation et Communication
Participer à la formation des nouveaux personnels sur le logiciel
Former à titre individuel les agents en demande
Organiser des ateliers de renforcement sur des thématiques cibles
Assister et conseiller auprès des utilisateurs de l’application ADE
Mettre en place et développer des process de planification de l’ensemble des services concernés
développer des actions de communication en faveur des étudiants
Assurer la gestion des pages du site internet – Intranet en lien avec le logiciel ADE
Mission 3 : Aide au Pilotage de l’activité
Participer aux réunions du service et à d’autres réunions selon les thématiques
Etablir le suivi du logiciel ADE
Participer au développement du logiciel
Participer au planning prévisionnel par année de formation
Gérer les éventuels ajouts, modifications tout au long du semestre des ressources principales en termes de planification (Offre de Formation, Enseignants, Salles)
Collaborer étroitement avec le pôle contrôle et qualité des données de la Cellule ADE
Participer à l'élaboration du calendrier prévisionnel opérationnel de gestion des activités dans ADE
Participer à l’optimisation de la gestion des salles dans ADE
Participer à la réalisation du bilan du service
Descriptif du profil recherché
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’organisation de l’établissement et son fonctionnement
Connaissance des règles en matière de scolarité et de formation
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
Connaitre les bases du logiciel ADE
Utiliser le logiciel APOGEE
Utiliser les outils de bureautique
Utiliser les rapports Business Objects
Respecter les procédures de la scolarité
Savoir s'organiser et prioriser
Avoir des aptitudes à accompagner le changement
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes d’information
Gérer la confidentialité des informations et des données
Travailler en équipe et en relation partenariale
Prendre et rédiger des notes, documents de tout ordre
Animer une équipe
Posséder des capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction
Savoir gérer son activité dans un calendrier
Savoir travailler en équipe
SAVOIRS ÊTRE
Rigueur et fiabilité
Sens de l’organisation
Réactivité
Capacité à gérer le stress
Créativité
Force de propositions
Capacité relationnelles, d'écoute et de dialogue
Capacité de conviction
Rigueur et sens des responsabilités
Discrétion professionnelle
Temps plein
Oui
Rémunération contractuels (en € brut/an)
A partir de 22260 € brut/an
Pays
Localisation du poste
Europe, France, Occitanie, Hérault (34)
Géolocalisation du poste
Jeanne Galzy, 34090 Montpellier, France
Lieu d'affectation (sans géolocalisation)
Montpellier
Critères candidat
Niveau d'études / Diplôme
Niveau 4 Baccalauréat
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
Compétences attendues
Une expérience en tant que gestionnaire de scolarité ou une expérience au sein d'un EPSCP.
Demandeur
Date de vacance de l'emploi
17/06/2024