Le service :

Le Bureau Des Entrées est le premier contact lors d’une hospitalisation et d’une consultation, c’est un service très important au sein du Centre Hospitalier.

Il a pour mission d’accueillir et d’assurer la gestion administrative des patients lors de leur entrée et de leur sortie. Il est en charge des relations avec les caisses d’assurance maladie obligatoire et complémentaire. Il se charge de facturer les séjours et/ou les actes et prestations.

La gestion des identités fait également partie de son domaine de compétences.

Les équipes en place sont dynamiques, impliquées et professionnelles.

ACTIVITES ET FONCTIONS PRINCIPALES :

Missions d’encadrement :
Assurer le management des secteurs et des équipes placés sous sa responsabilité :  3 agents au Bureau des entrées, 1 assistant de facturation (en cours de recrutement, suite création de poste), 3 agents aux Consultations Non Programmées et 1 secrétaire de gérontologie.

-          Réalisation et suivi des plannings de l'équipe : gérer le temps de travail, suivre, évaluer les agents,

-          Animation des réunions techniques d'équipe mensuellement,

-          Formation/information des agents aux techniques et aux procédures : veiller à leur application, leur actualisation, évaluer leurs connaissances, vérifier la bonne exécution des tâches et le respect des procédures (Identitovigilance, facturation, traitement des rejets,),

-          Coordination et suivi des prestations de maintenance/logistique : commandes de fournitures, autorisations agents, plan équipement, formations,

Missions principales : 
-          Paramétrage et mise à jour du logiciel administratif (tarifs, droits, praticiens, CCAM, ...),

-          Suivi des règles de facturation, de la législation, veille juridique,

-          Contrôle qualité et exhaustivité des données administratives : changement de statut des dossiers, dossiers concomitants, PIE, suivi des dossiers sans actes, retours ALD, …

-          Contrôle des dossiers avant mise en facturation, suivi des dossiers à risques financiers, sans débiteurs, payants intégraux, non facturés, anomalies de facturation, CSS, AME, soins urgents, étrangers sans couverture assurancielle, …

-          Référent de la mise en œuvre de l'Identifiant National de Santé (INS) et du programme SIMPHONIE (ROC, FIDES séjours, DIAPASON),

-          Référent identitovigilance (formation des agents, animation de la Cellule Identitovigilance, …),

-          Référent CEPIDC,

-          Responsabilité des régies,

-          Supervision sur le suivi des dossiers et la facturation des hébergés,

-          Diverses missions en lien avec le service financier et la Trésorerie,

Missions partagées : 
-          Facturation des consultations externes et d’imagerie, et facturation des séjours d’hospitalisation,

-          Facturation de la rétrocession des médicaments,

-          Vérification et arrêt des régies,

-          Gestion des contentieux, rejets de factures AMO, AMC, patients, suivi et traitement des NPAI,

-          Points réguliers avec l’assistant facturation : restes à recouvrer, tableaux financiers, PMSI, facturation des hébergés, …

-          Suivi de règles de l’identitovigilance : INSI, fusion, collision, ...

LIENS FONCTIONNELS (internes et externes) :

Poste sous la responsabilité du Responsable des Finances, attachée à la Direction de l’établissement.

Liens en interne : cadres de santé, secrétaires médicales, médecins, PUI, responsable financier, TIM, assistantes sociales, service informatique, responsable qualité, …
Responsable des agents du Bureau des entrées, des Consultations Non Programmées et du secrétariat de gérontologie.
Lien avec les partenaires extérieurs au CH : Trésorerie, Caisse d'assurance maladie, Mutuelles, Département, …

Avantages :

Etablissement à taille humaine

Etablissement en bonne santé économique

Politique de formation, d’investissement et d’innovation

Stationnement simple, borne de recharge électrique à disposition

Accès : Gare SNCF 15 min à pieds / Desservi par le bus Rumillien

Participation aux abonnements de transports collectifs jusqu’à 75%

Indemnité de résidence

Logement possible : studio Locaux neufs

Prestations CGOS

Amicale du personnel active

PROFIL RECHERCHE :

SAVOIR-FAIRE, SAVOIR-ETRE : Expérience en management et en facturation souhaitée

Savoir-faire :

Compétences managériales
Animer, communiquer, mobiliser et entraîner une équipe, prévenir et gérer les situations conflictuelles,
Etablir des plannings et des méthodes d'organisation au regard des variations de l'activité et des priorités définies par l'institution,

Evaluer les agents : évaluer les résultats individuels et mettre en place des actions amélioratives et/ou correctives, audit des pratiques,

Faire un reporting régulier aux équipes et à sa hiérarchie,
Veiller au respect de l'exécution des tâches par les agents,

Suivre des projets, et accompagner le changement.

Compétences techniques

Connaissance de l'environnement hospitalier,

Connaissance impérative du processus de facturation des Etablissements Publics de Santé, des règles de facturation à l’hôpital vis-à-vis des organismes de Sécurité Sociale et des organismes d’Assurance Maladie Complémentaire, T2A, FIDES, ROC,

Composition du dossier administratif,

Règles d'identitovigilance,
Droits des usagers et des règles liées à la confidentialité des données,

Maîtrise des outils de bureautique et notamment d'Excel, de messagerie et d'Internet et des logiciels métier de gestion administrative (AGFA DEDALUS HEXTANT),
Capacité à effectuer et exploiter des requêtes.

Savoir-être :

Aisance relationnelle et capacité à mobiliser les équipes, discrétion et capacité d'adaptation,
Capacité à travailler en équipe,
Sens des responsabilités et de l'initiative,

Sens de l'organisation, de la méthode et de la rigueur,

Capacité d’analyse et de synthèse,
Dynamisme, motivation.