Installée sur deux sites (Paris et Meudon), la Bibliothèque de l’Observatoire est spécialisée en astronomie-astrophysique. Fondée en 1785, elle est bibliothèque de référence (dispositif CollEx), en charge de la documentation, des collections patrimoniales, du recensement de la production scientifique, de l’archivage de l’institution et de la politique de coédition ; elle participe également à des chantiers transversaux (schéma directeur numérique, web, communication interne et externe…). Elle assure les besoins documentaires des chercheurs et enseignants-chercheurs de l’Observatoire et d’environ 200 étudiants de 2e et 3e cycle.

En outre, elle conserve également d’importantes collections patrimoniales (manuscrits, archives, estampes, photographies, instruments…).

La Bibliothèque compte pour les deux sites et l’ensemble de ses missions 15 agents dont 7 de catégorie A.

Elle est très impliquée dans le Pôle ressources et savoirs de la ComUE PSL.

Depuis sa création en 2013, la Mission archives est rattachée à la direction de la Bibliothèque.

Sous l’autorité de la directrice de la bibliothèque, le ou la responsable de la Mission archives assure le pilotage et la mise en œuvre de la politique d’archivage, de sélection, de conservation, de mise en valeur et de mise à disposition des documents et fonds d’archives produits par l’Observatoire de Paris. L’Observatoire de Paris conserve ses archives historiques sur place.

Pilotage

Définir une politique d’archivage au niveau de l’établissement

Mettre en place une stratégie d’archivage numérique

Evaluer les besoins de la Mission archives en termes de moyens financiers, locaux, ressources humaines et en assurer l’exécution administrative et budgétaire

Rédiger les procédures et modes opératoires de la Mission archives, tenir des tableaux de bord et rédiger des rapports

Coordonner le travail des correspondants archives des laboratoires et services et encadrer les stagiaires en archivistique

Traitement archivistique

Mettre en œuvre les processus de collecte, d’évaluation, de tri et de sélection des archives sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat, en intégrant la dimension mixte (papier et électronique)

Accompagner les services versants et les conseiller en matière de gestion des archives

Etablir les documents dédiés (bordereaux de versement, bordereaux d’élimination, instruments de recherche, tableaux de gestion etc.) en conformité avec les dispositions légales et réglementaires

Conservation

Organiser la politique de conservation des archives transférées à la Mission archives : préconiser les modalités de mise en œuvre de la conservation (préventive et/ou curative) et en réaliser le contrôle (locaux, équipement, conditionnement)

Réaliser des expertises et délivrer des préconisations pour l’aménagement de locaux archives à l’échelle de l’établissement et dans les laboratoires et services, contrôler les conditions de conservation

Valorisation

Concevoir et garantir la qualité et la cohérence des bases de données archives

Assurer l'accessibilité des documents et garantir la mise en œuvre des règles de communicabilité

Assurer la visibilité de la Mission archives par des opérations de valorisation des fonds en interne et vers l’extérieur

Relations extérieures

Assurer les relations avec le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) et les groupes de travail professionnels

Service public

Organiser et assurer la communication des documents aux publics, en application des dispositions légales, dans le respect des droits des personnes et de l’accès à l’information

Assurer l’accueil, l’orientation et le renseignement bibliographique du public en salle de lecture de la Bibliothèque

Assurer le renseignement à distance par le service de questions/réponses de la Bibliothèque

Connaissance du contexte de l’ESR

Connaissances approfondies en archivistique (normes, formats)

Cadre légal et règlementaire en archivistique

Anglais lu et compris