Le bureau des cabinets est une structure de l’administration centrale rattachée directement au Ministre et à la Ministre Déléguée.

Le bureau des cabinets est chargé de la gestion des moyens humains, financiers, informatiques et logistiques des cabinets respectifs du Ministre et de la Ministre Déléguée ainsi que des équipes qui travaillent à leur service. Il appuie et assure le fonctionnement des Cabinets dans toutes leurs dimensions. Il est composé de plus de 90 agents, répartis au sein des 3 secteurs suivants : le secteur pilotage, gestion et soutien, le secteur correspondance et publications et le secteur des moyens de fonctionnement et systèmes d’information.

Objectif du poste :

Piloter l’activité de l’accueil assuré par l’équipe des huissiers à savoir l’accueil des invités du Ministre et de la Ministre Déléguée, des membres des Cabinets ainsi que la gestion du courrier et des parapheurs.

Description des missions :

• Manager l’équipe des huissiers et superviser l’ensemble des actions suivantes :

• Accueil et orientation des visiteurs et délégations étrangères du Ministre, de la Ministre Déléguée et des membres des Cabinets, information auprès des assistantes ;

• Distribution des parapheurs et des documents entre les assistantes des Conseillers ;

• Prise en charge des vestiaires des invités ;

• Distribution de la presse et d’autres publications ;

• Prise en charge de l’organisation et de la déclinaison opérationnelle des cérémonies de remises des distinctions honorifiques par le Ministre et par la Ministre Déléguée ;

• Préparation et configuration des salles de réunion du Ministre, de la Ministre Déléguée et des Cabinets ainsi que des drapeaux protocolaires

Particularités du poste :

Service en tenue protocolaire - Horaires décalés – Permanences à prévoir sur site

Champ relationnel du poste:

L’ensemble du Cabinet du Ministre, du Cabinet de la Ministre Déléguée, le Bureau des Cabinet, l’intendance, le public extérieur

• Maîtriser la pratique courante de logiciels bureautiques

• Pratique de l’anglais souhaitée

• Courtoisie, tenue irréprochable, qualités relationnelles, sens de l'organisation et respect du protocole sont les qualités attendues sur le poste.

• Techniques d’accueil

• Gestion des situations difficiles

• Discrétion

• Ponctualité

• Expression orale

• Travail en équipe

• Capacités managériales

• Savoir s’adapter

• Faire preuve de diplomatie

• Réactivité

• Maîtrise de soi

• Loyauté et Discrétion absolue