Lieu d’exercice : EPSM des Flandres – 790 route de Locre 59270 BAILLEUL

Direction des Prestations Hôtelières et Logistiques

Contact
Responsable RH

Mme Mathilde DOOM

Mathilde.doom@ghtpsy-npdc.fr

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Renseignements

Directrice des Ressources Humaines et des Relations Sociales

Mme Morgane BOYTHIAS

03 28 43 47 17

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Candidature à adresser à :

Secrétariat DRH

790 route de Locre

BP139

59270 Bailleul

Secretariat.DRH@epsm-fl.fr

Description des missions et activités du poste 

Achats 

-piloter les modalités internes de recensements des besoins sollicités par la DFA,

-piloter le suivi d’exécution des marchés en cours en remontant, le cas échéant, les difficultés rencontrées, en s’assurant de formaliser systématiquement tout incident majeur, le cas échéant par envoi de courrier de mise en demeure,

-piloter le recensement des gains achats réalisés,

-piloter l’interface à déployer avec la DFA (demande de numéros de marchés, évolutions de tarifs, pièces marchés, rédaction des avenants…),

-piloter la remontée auprès de la DFA des demandes de publication répondant aux seuls besoins de la DPHL de l’EPSM des Flandres (consultations 3 devis sur Dematis, marchés subséquents),

-veiller au respect des procédures établies par la DFA et signaler toute difficulté dans leur mise œuvre,

-animer une dynamique de veille/prospection fournisseurs dans le cadre du sourcing.

Missions générales

Missions principales confiées à l’agent 

-participer à la conception, l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des projets de la DPHL,

- assurer l’anticipation, la réalisation, le suivi et l’optimisation des achats relevant du périmètre DPHL, en interface avec les services bénéficiaires, les services financiers de l’EPSM des Flandres et la Direction Fonction Achats du GHT,

-assurer l’encadrement de l’équipe gestionnaire, du magasin général, de l’unité de gestion médicalisée (UGM), de la reprographie et du vaguemestre,

-assurer les missions de référent acheteur famille auprès de la Direction Fonction Achats du GHT sur des segments achats relevant principalement de la filière achats généraux,

-assurer la signature des bons de commande, factures, titres de recettes, notes d’information  et correspondances de la DPHL en l’absence du Directeur des Prestations Hôtelières et Logistiques.

 Description des missions et activités du poste 

Projets DPHL et démarche qualité 

-Identifier les pistes d’optimisation des processus et d’amélioration des prestations délivrées relevant de son champ de compétence,

-Assurer la mise en œuvre des projets DPHL relevant de son champ de compétences,

-Déployer des indicateurs de pilotage et de suivi,

-Participer à la démarche qualité DPHL en assurant le suivi :

o    de la qualité des prestations internes délivrées par les services qu’il encadre,

o    de la qualité des prestations externalisées, notamment en matière de nettoyage des locaux/prise en charge hôtelière et vitrerie (en étroite coordination avec le responsable du SCEN) et assurer l’interface avec les prestataires en cas de nécessaire formalisation des actions correctrices à mener (mises en demeure),

o    du niveau d’adéquation de réponse aux besoins des fournitures et matériels achetés (suivi des remontées d’incident, liens avec les fournisseurs le cas échéant, propositions d’alternatives en cas d’inadéquation).

Suivi budgétaire et financier 

-établir le budget prévisionnel, en assurer le suivi infra-annuel,

-piloter la tenue de tableaux de bord permettant une approche analytique des dépenses,

-identifier les pistes d’optimisation des dépenses,

-procéder aux arbitrages nécessaires relatives aux demandes courantes de faible montant, 

-alerter en cas de risque de dépassement important ou d’évolution tendancière à la hausse

-pour mise en œuvre d’actions concertées avec la direction ou le service concerné.

Les segments confiés sont définis en concertation avec l’ensemble des acheteurs famille et précisés à l’organigramme piloté par la DFA.

Missions transversales et ponctuelles 

Participation aux travaux pilotés par la DRH dans le cadre de la mise en œuvre de la réforme de la campagne d’évaluation des professionnels

Déplacements ponctuellement nécessaires en région, notamment sur les sites principaux des EPSM du GHT

Position hiérarchique : N+1 : le Directeur en charge des Affaires Générales et Financières.

Description des missions et activités du poste (suite)

Encadrement des équipes
-rédiger et mettre à jour les fiches de poste de chaque professionnel,
-réaliser les entretiens annuels d’évaluation professionnelle, identifier les besoins en formation et fixer les objectifs annuels,
-accompagner individuellement les professionnels le nécessitant (projet d’évolution professionnelle, nouvelle mission confiée, difficultés rencontrées…),
- identifier et prévenir les risques professionnels, proposer des actions correctives en cas d’incident rencontré, avec articulation DRH le cas échéant,
--animer les collectifs de travail (relais d’information, échanges de pratiques, identification des difficultés rencontrées, des pistes d’optimisation de processus…),
-prévenir et gérer les conflits, avec mobilisation si nécessaire du service de santé au travail,
-s’assurer de la bonne organisation/anticipation des plannings en vue d’assurer la continuité de service et gérer les difficultés d’absentéisme,
-favoriser les échanges inter-services au sein de la DPHL et optimiser les interfaces,
-identifier et mettre en œuvre toute piste d’optimisation des organisations ou des circuits (ex : dématérialisation des demandes, simplification du circuit, mise en place de procédures et tableaux de bord…)

Formation ou qualification : Bac +5 en droit ou gestion

Connaissances particulières 

-Maitrise du cadre budgétaire et comptable de la FPH

-Maitrise du code de la commande publique 

-Connaissances des méthodes de négociation achats et des marchés fournisseurs

-Maitrise des logiciels Word, Excel, Power Point, M-GEF, Chronos, Ennov

-Maitrise des outils de travail collaboratif

Savoir-faire 

-Capacité à animer une équipe, à gérer les conflits et dynamiser les collectifs de travail

-Capacité à piloter une réunion

-Capacité d’analyse et de synthèse

-Compétences rédactionnelles (notes, DCE…)

-Capacité à anticiper et prioriser les différentes étapes nécessaires à la mise en œuvre de tout projet 

-Respect des échéances imparties

-Etre force de conseils

Savoir-être 

-Rigueur, sens de l’organisation

-Esprit d’initiative

-Disponibilité, réactivité

-Sens de l’écoute, diplomatie

-Discernement et capacité à repérer les informations à remonter en urgence

-Curiosité, capacité à appréhender voire anticiper les contraintes techniques et/ou organisationnelles des utilisateurs/prescripteurs

Description des missions et activités du poste (suite)

Mission d’Acheteur famille au sein de la Fonction achats GHT

-recenser les besoins en liens avec les approvisionneurs / experts métier / prescripteurs concernés au sein du GHT, et procéder à leur estimation financière,

-- analyser la possibilité de réponse aux besoins via les offres disponibles en centrales d’achats,

-soumettre au coordinateur de la filière achats concernée la stratégie achats proposée,

-mener à bien les missions définies par la DFA dans le cadre des procédures établies pour le lancement des consultations ,

-suivre la performance achats des actions achats qu’il pilote,

-assurer la coordination des remontées d’information transmises par les établissements dans le cadre du suivi d’exécution des marchés qu’il a pilotés (interface avec la DFA).