Il s’agit d’organiser, de structurer, de coordonner, d’encadrer et de suivre toute l’activité administrative qui se déploie dans les cinq départements autour de l’accueil des étudiants, de l’accompagnement à la réussite et de leur diplomation. Par ailleurs, la responsabilité du RAF est centrée sur la gestion et le suivi du budget de l’entité.

Le.la RAF est également l’interface entre la direction de la composante et la direction générale des services.

Structurer l’accueil et l’information des apprenants (étudiants primo-entrants, étudiants issus d’autres établissements, stagiaires en reprise d’études, alternants, apprentis, etc.).

Organiser les temps forts de l’année :

-          de l’inscription des différents publics en lien avec les services référents : service formation continue et alternance, Division de la Vie Etudiante, Service de l’Enseignement à Distance, Direction de la scolarité Centrale, etc.

-           aux sessions d’examen de toute l’Unité de Formation et de Recherche.

Collaborer étroitement avec la Directeur·rice de l’UFR et garantir la légalité des actes et des décisions.

Accompagner les projets de formation dans leur mise en œuvre.

Mobiliser les outils adaptés pour suivre l’activité de la structure : nombre d’étudiants, de vacataires d’enseignement, d’heures dispensées, de diplômes, etc.

Contribuer activement à la mise en œuvre des réformes portées par la direction de l’établissement et à ses projets.

Assurer l’interface entre la Direction Générale des Services, la Direction des Ressources Humaines, les services centraux et l’UFR.

Effectuer une veille règlementaire et transmettre auprès des équipes.

Réviser les procédures de travail afin d’anticiper et d’optimiser les moyens.

Coordonner l’activité des responsables administratifs.ves des divers départements d’enseignement constitutifs de l’UFR.

Encadrer, animer, contrôler l’équipe administrative.

Piloter l’UFR d’un point de vue administratif et financier : établir le budget, contrôler son exécution, assurer le suivi des dépenses et des recettes et les analyser.

Contraintes particulières :

périodes de surcharge de travail (impact sur les horaires).

Candidatures à adresser à : 

dir.ses@univ-tlse2.fr ; drh@univ-tlse2.fr et recrutement.utm@univ-tlse2.fr

Compétences professionnelles nécessaires :

>> Connaître la réglementation, le fonctionnement et l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche.

>> Connaître la réglementation et le fonctionnement de l’Université et de ses différentes structures.

>> Connaître  les modes de fonctionnement, le rôle et les compétences des instances de l’UFR et de l’Université (conseils de départements, conseil d’UFR, CFVU, CA…).

>> Connaître la réglementation des domaines d'activités traités et plus spécifiquement les règles et les procédures liées à la scolarité (scolarité, finances, RH des personnels administratifs et enseignants).

>> Maîtriser les techniques d'encadrement, de motivation et d'animation d'équipe.

>> Coordonner et contrôler l’application de la réglementation et des procédures au sein de l’UFR, en ce qui concerne tous les champs d’intervention de l’UFR (scolarité, financier, RH,  …), en lien avec les services centraux.

>> Proposer, rédiger et diffuser des fiches de procédure à son équipe.

>> Savoir accueillir les différents publics et comprendre leurs demandes.

>> Maîtriser l'environnement bureautique (Word, Excel, Adobe pro...).

>> Connaître et maîtriser les bases des logiciels métiers : SIFAC, CHORUS, APOGEE, CELCAT, E-CANDIDAT.

Qualités requises :

>> Savoir organiser son activité, hiérarchiser les tâches et respecter les échéances calendaires.

>> Savoir gérer les périodes de surcharge de travail, son stress ainsi que celui de ses interlocuteurs.

>> Maîtriser les techniques d'expression écrite et orale.

>> Savoir travailler en équipe.

>> Savoir accompagner ses collaborateurs dans l'activité.

>> Avoir le sens de l'écoute, être diplomate et respecter la confidentialité.

>> Démontrer de bonnes capacités relationnelles.

>> Être consciencieux, rigoureux, méthodique et autonome.

>> Être polyvalent et avoir une bonne capacité d'adaptation.

>> Être respectueux de la hiérarchie et de ses collaborateurs.