Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

L’UFR d’Etudes Germaniques et nordiques est dirigée par un Directeur (Professeur en études germaniques) et deux directrices adjointes (Maîtresse de conférences en études germaniques et Professeure en études nordiques)

Présentation du service :

L’UFR d’Etudes Germaniques rassemble une quarantaine d’enseignants chercheurs. Elle regroupe les domaines suivants : études germaniques, études nordiques, études néerlandaises. Outre les licences et masters relevant directement de ces disciplines, elle propose des doubles parcours associant d’autres UFR et faculté. Le secrétariat se compose en principe d’un(e) RA et d’un(e) gestionnaire pédagogique (avec parfois une personne vacataire en appui).

Localisation :

Centre Universitaire Malesherbes

108 boulevard Malesherbes 75017 Paris

Libellé de Fonctions : Responsable administrative d’UFR    

Catégorie :  B

Corps : Technicien-ne

BAP : J

Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

Mission :
Sous la responsabilité du directeur de l’UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de la faculté, le/la responsable administratif-ve doit assurer l’organisation administrative, financière, pédagogique ainsi que les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement de l’enseignement au niveau Licence et Master de l’UFR

Activités principales :

Gestion administrative

• Conseiller et informer le directeur ou la directrice de l’UFR
• Gérer l’ensemble des dossiers administratifs de la composante
• Préparer et organiser les conseils de l’UFR et les élections de la composante
• Participer à l’organisation des comités de sélection pour le recrutement des enseignants,
• Participer à l’ensemble des réunions de responsables administratives organisées par les services de la faculté
• Collaborer avec les services centraux
• Planifier et répartir l’activité
• Gérer leur carrière (entretiens professionnels, les tableaux d’avancement et les listes d’aptitudes)

Gestion financière :

• Élaborer puis suivre et analyser l’exécution du budget de l’UFR (masse salariale et fonctionnement
• Présenter le budget devant la direction de la faculté
• Saisir les commandes dans sifac web, suivre les achats et le service fait
• Gérer les fournitures
• Gérer et suivre les ordres de mission
• Gérer et suivre les conventions
• Gestion et organisation des déplacements et des réceptions
• Gérer et suivre les heures complémentaires des enseignantes et enseignants et des étudiantes et étudiants vacataires : traitement des dossiers, saisie des états de service (Azur), et arrêtés de paiements
• Saisir et vérifier les états de service des enseignantes et enseignants permanents.

Gestion pédagogique :

• Assurer la mise en œuvre de l’offre de formation de licence et du master
• Modéliser et structurer les maquettes des offres de formation de l’UFR sur le logiciel APOGÉE,
• Organiser la rentrée universitaire
• Élaborer les emplois du temps en coordination avec l'équipe enseignante et assurer la diffusion
• Assurer l’interface entre les enseignants et les étudiants
• Paramétrer les campagnes d’ouverture IPWeb
• Paramétrer les campagnes de la saisie des notes à distances (SNW)
• Coordonner la préparation des sessions d’examen, collecte et tirage des sujets, préparations des PV d’émargement, saisie de note et préparation des PVs de délibération, organisation des jurys, traitement des réclamations
• Coordonner la gestion des étudiants tiers-temps
• Coordonner la gestion des conventions de stages
• Coordonner la gestion des ressources pédagogiques (vidéoprojecteurs, ordinateurs, etc.)
• Éditer des attestations de réussite, attestations administratives…
• Participation aux journées portes ouvertes licence et master

Encadrement : OUI                                 
Nb agents encadrés par catégorie : 1 - B ou C

Connaissances transversales requises :

• Maîtrise de l’environnement bureautique, des outils informatiques spécialisés : une bonne maîtrise d’apogée est absolument indispensable.
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France,
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université,
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle,

Savoir-faire requis :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
• Savoir rendre compte,
• Maitriser les logiciels bureautiques,
• Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes,
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences.

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie,
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer,
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels,
• Autonomie, méthodologie et rigueur,
• Sens de l’organisation et de la coordination,
• Aptitude à travailler en équipe,
• Disponibilité, discrétion et confidentialité,
• Sens du contact et des relations humaines,
• Polyvalence et capacité d’adaptation.

Poste à pourvoir dès que possible.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence EGN-1-RE25) à l'adresse mail : lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr