Rejoindre Université Paris Cité

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

Présentation de la direction/structure d’accueil du poste

Créée en 1976, la Faculté de Droit, d’Économie et de Gestion d’Université Paris Cité, membre de la Faculté Sociétés et Humanités, offre à ses étudiants plusieurs parcours en formation initiale et en formation continue en Droit et en Économie-Gestion. Depuis 2007, la Faculté assure l’enseignement du droit et de l’économie-gestion en licence et en master de l’Université Sorbonne Abu Dhabi.

La Faculté propose également :
– une préparation à l’examen d’entrée au barreau : l’Institut d’Études Judiciaires
– une préparation aux concours administratifs de catégorie A , la Prépa Paris Descartes
– une Clinique juridique permettant aux étudiants à partir de la L3 de se former à la consultation juridique

La Faculté héberge l’École doctorale Sciences juridiques, politiques, économiques et de gestion (ED 262) et 5 centres de recherche :
– le CEDAG (Centre de droit des affaires et de gestion) (EA1516)
– l’Institut Droit et Santé (UMR S 4471)
– le Centre Maurice Hauriou (EA 1515)
– l’Institut d’Histoire du droit) (EA 2515)

– Le LIRAES (laboratoire interdisciplinaire de recherche appliquée en Économie de la santé
La Faculté entretient des relations privilégiées avec son réseau de diplômes et dispose d’une plateforme professionnelle qui met en lien les étudiants actuels et les diplômés.

Résumé du poste

Sous l'autorité hiérarchique directe de l’adjoint au chef de scolarité, l'agent coordonne les activités
administratives du bureau des Licences.

Descriptif des activités

- Encadrer 6 agents
- Coordonner la campagne des candidatures hors APB (validation, transfert, réorientation),
- Coordonner les inscriptions administratives,
- Coordonner les inscriptions pédagogiques pour les deux semestres,
- Contrôler la conformité de l’offre de formation modélisée dans APOGEE avec les maquettes votées en Conseil de Faculté,
- Aider à l’organisation des examens,
- Préparer et suivre les délibérations,
- Coordonner le tutorat pour les licences,
- Organiser le cycle d’accueil pour les nouveaux bacheliers,
- Accueillir les étudiants,
- Rédiger des procédures relatives aux activités du bureau.
-Réceptionner et assurer le suivi des dossiers DAP (Demandes D’Admission Préalable)
-Réceptionner et saisir toutes les notes de LAS (Licence Accès Santé) et Bilicences
-Suivre les demandes de césures
-Apporter une aide à la saisie des notes de licences droit et économie gestion en période de pics d’activité ou pour pallier l’absence d’un agent manquant dans les services.
- Participer aux réunions des réseaux scolarité et réunions diverses organisées par l’Université

L’agent sera en relation étroite avec :
- les services administratifs de la Faculté de Droit (les autres bureaux du service scolarité et le bureau des appariteurs).
- les enseignants/chercheurs de la Faculté.

Encadrement : Oui

Conditions particulières d'exercice

Pics d'activité.

Profil recherché

Connaissances :

- Connaître l’environnement juridique de l’étudiant : appliquer, expliquer, contrôler (règlements des études).
- Connaître et appliquer les règles de conservation des documents (archivage).
- Connaître son environnement (connaître les structures, les services et les
organismes concernés et leur fonctionnement).
- Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Utiliser les modes de communication écrite ou orale.
- Utiliser les outils bureautiques.
- Appliquer la réglementation et respecter les procédures.
- Hiérarchiser les activité du bureau : définition des priorités
- Gérer la confidentialité des informations et des données.
- Prendre et rédiger des notes.
- Enregistrer les messages et rendre compte.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

- Bonne connaissance du logiciel APOGEE
- Maquettage
- Bonne connaissance de MOODLE

Savoir-être – Compétences comportementales :

- Faire preuve d’une très grande résistance au stress en période de pics d’activité
- Faire preuve de capacités d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode.
- Faire preuve de diplomatie et de relationnel.
- Savoir travailler en équipe et en autonomie.
- Savoir alerter son supérieur sur les anomalies détectées.
- Savoir rendre compte
- Savoir intégrer les innovations et les réformes.
- Participer à l’amélioration continue des méthodes de travail.
- Etre réfléchi et vif d’esprit
- Savoir anticiper