Le service administratif régional (SAR) est placé auprès de la Cour d’appel, sous l’autorité des chefs de cour. Ce service, dirigé par la Directrice Déléguée à l’Administration Régionale Judiciaire (DDARJ), est chargé d’impulser et de mettre en œuvre la politique régionale des chefs de cour pour les juridictions : la CA, le TPI de Nouméa (dont 2 sections détachées à Koné et Lifou) et le TPI de Mata’utu à Wallis et Futuna.

Le SAR de Nouméa compte 19 agents et agentes dont 4 personnels placés.

1 DDARJ

1 RGRH / 1 RGRHA / SA (solde)

1 RGB / 1 RGBA

1 RGF

1 RGI / 1 RGIA / 2 ATN / 1 Technicien INFO / 1 CLI

1 DG Placé / 3 greffiers placés

1 RGEI

1 Psychologue

Le pôle des ressources humaines est chargé de la gestion financière et administrative des personnels titulaires (environ 213 agentes et agents) et non titulaires du ressort.

Ce service est composé :

• Directrice Déléguée à l’Administration Régionale Judiciaire (DDARJ),

• d’une responsable de la gestion des ressources humaines (RGRH),

•  d’un responsable de la gestion de la formation ( RGF)

•  d’un secrétaire administratif chargé de la gestion RH et administrative,

•   d’un secrétaire administratif (solde).

Groupe RIFSEEP 2

Définition synthétique :

Le secrétaire ou la secrétaire du service administratif régional assure la réception et l’orientation des courriers et différentes modes de saisine du SAR et assiste en tant que gestionnaire le responsable de la gestion des ressources humaines dans l’exercice de ses fonctions. 

F Activités principales :

1- Direction/ Administration/ Gestion

•       Accueillir physiquement et téléphoniquement les différent.e.s interlocuteurs et interlocutrices, les renseigner et les orienter vers le pôle d’activité compétent

•       Réceptionner et orienter les courriers et documents adressés au SAR par voie postale, physique ou dématérialisée, suivre les délais et échéances fixées et faire les rappels nécessaires le cas échéant

•       Préparer les réunions

•       Procéder au classement et à l’archivage des documents et dossiers

•       Calculer les rentes accidents du travail, allocations temporaires d’invalidité, capital décès, pensions

•       Établir les certificats de cessation de paiement

Relais entre les agents, agentes et le service des retraites de l’Etat concernant la retraite

•       Gérer la réservation des moyens de transport dans le cadre des marchés publics (amplitudes, Véloce 21…) et hors marchés, de la demande de réservation à l’émission du billet (relais entre l’entreprise de transport et l’agent voyageur)

Gestion des frais de déplacement des personnels et assesseurs : réception et traitement des états de frais (codification), transmission sous bordereau au CSPO, enregistrement des dépenses sur des tableaux sous Excel.

Etablir des ordres de mission et des bons de commande

2- Ressources humaines/ Formation

2-1 Gestion des effectifs du ressort de la cour d’appel

• Participer au suivi de l’évolution des effectifs, tenir les tableaux de bord correspondants (tableau général des effectifs, tableaux CLM et CLD)

• Participer à la simulation des effectifs prévisionnels (retraites, disponibilités, congés longue durée, fins de séjour…) à la demande

2-3 Gestion du recrutement des contractuels et contractuelles

• Vérifier les conditions de recrutement

• Etablir les contrats

• Saisir les contrats dans le SIRH HARMONIE à titre principal

 2-4 Evaluation professionnelle des agents et des agents

• Responsable local de campagne

• Veille sur l’avancement de la campagne dans ESTEVE

• Gestion des recours

 2-5 Gestion des demandes de formation

• Assistance du ou de la responsable de la gestion de la formation dans le traitement des demandes

• Tenue d’un tableau des formations des magistrates et des magistrats

2-6 Gestion administrative des personnels du ressort de la cour d’appel 
• Suivre l’évolution individuelle des carrières (grade, échelon, évaluation et avancement)
• Contrôler les échéances des différentes positions administratives
• Notifier les décisions et actes individuels
•  Mettre à jour les données dans HARMONIE

• Suivre les divers congés y compris les congés administratifs, autorisations spéciales d’absence, demandes de temps partiel des agentes et des agents du ressort et formaliser les décisions
• Constituer les dossiers d’accident de service des agents du ressort 
• Informer et renseigner les agentes et les agents du ressort sur leurs droits et leurs obligations
• Suivre les comptes épargne temps des agents et agentes du service
• Soutien logistique des services dans la gestion des CET des fonctionnaires, magistrats et magistrates
• Transmettre aux services des ressources humaines de l’administration centrale toutes les informations susceptibles d’affecter la situation administrative des agents et des agentes
•  Préparer les dossiers à l’attention de l’assistant ou l’assistante du comité médical, et de la commission de réforme
• Gérer le planning des visites auprès du médecin de prévention, suivi des agents et agentes en médecine préventive
• Recenser et analyser les demandes de mutations et les propositions en matière d’avancement
•  Préparer la transmission des demandes de mutation
•Établir les états de service
• Procéder aux saisies dans HARMONIE des actes et décisions gérés en déconcentré

3-3 Gestion financière des rémunérations et avantages sociaux
•  Recueillir les informations nécessaires à la prise en charge financière des agents et agentes
•  Etablir les traitements des personnels titulaires et non titulaires

Connaissances
Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautique
Statut général de la fonction publique et statuts particuliers

Savoir-faire
Alimenter les tableaux de bord
Organiser sa charge de travail
Maitriser les nouvelles technologies
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Assurer la veille juridique
Donner une information juridique et/ou Procédurale
Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
Maîtriser les techniques de communication
Avoir le sens de l’organisation

 Savoir -être

Avoir le sens des relations humaines
Être autonome
Être à l’écoute
Être réactif, réactive
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d’initiative