L’Université Paris Nanterre est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation et les activités de recherche couvrent le large éventail des sciences humaines et sociales, des lettres et des langues, des sciences juridiques, économiques et de gestion, de la technologie, de la culture et des arts, des sciences de l’information et de la communication, et des activités physiques et sportives. L’établissement assure aussi pleinement sa responsabilité sociale, et plus précisément dans les domaines de la transition énergétique, de la lutte contre les précarités, de la transformation de l’organisation du travail et de la transformation numérique. Enfin, le déploiement des relations partenariales, territoriales, nationales et internationales, concerne tous ses champs d’activité.

L’établissement est doté d’un budget de 200M€ et de 2 300 personnels enseignants, administratifs et techniques. Il accueille chaque année 35 000 étudiants et délivre près de 300 diplômes.

L’Université Paris Nanterre est membre de la ComUE Université Paris Lumières avec l’Université de Paris 8 et le CNRS, regroupant un nombre important d’associés dans le monde de la culture, du patrimoine, des archives et du travail social. Elle est également membre du Campus Condorcet.

L’établissement est implanté dans le département des Hauts de Seine, sur les sites de Nanterre, Ville d’Avray, Saint Cloud et sur le parvis de la Défense au Pôle Universitaire Léonard de Vinci (PULV).

Le poste est affecté à l’UFR PHILLIA (Philosophie, Information-Communication, Langage, Littérature, Arts du Spectacle).

Placé.e sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative de l’UFR PHILLIA, l’adjoint.e est en charge des missions suivantes :

·         Etablir les emplois du temps

·         Gérer les rattrapages des cours

·         Saisir les heures d’enseignements

·         Gérer les demandes ponctuelles

Activités principales :

·         Gestion des plannings d’enseignements à l’aide du logiciel ADE, en collaboration avec les secrétaires pédagogiques et les enseignants et son collègue au sein du service

·         Etablir un emploi du temps pour chaque formation et gérer la planification de cours mutualisés (contraintes pédagogiques), intégrer les nouvelles formations et les modifications de maquettes

·         Effectuer la gestion quotidienne et la diffusion des informations auprès des étudiants et des autres partenaires

·         Accueil au quotidien des enseignants pour organiser les rattrapages de cours et les changements de dates et d’horaires

·         Etablir le planning hebdomadaire d’occupation des salles de cours en fonction de la capacité d’accueil de chaque salle, établir des statistiques

·         Centraliser et assurer le suivi des heures de cours des enseignants et des enseignants vacataires en lien avec les services des moyens de la formation de l’UFR

·         Participer à l’organisation des examens avec la réservation des salles

·         Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion ADE

·         Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser

·         Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes et externes concernés

·         Participer à la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques

·         Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

-         Classer et archiver les documents et informations

·         Capacité à travailler de manière coordonnée et en équipe

·         Grande disponibilité requise pendant les périodes des mois de juin, juillet et de septembre à décembre

Connaissances requises :

·         Connaissance générale de la gestion administrative

·         Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires de la fonction publique

Compétences opérationnelles :

·         Appliquer les procédures, les règles et les dispositions réglementaires

·         Maîtriser les techniques de rédaction administrative

·         Savoir gérer les imprévus

·         Evaluer et hiérarchiser les besoins

·         Travailler en équipe

·         Rechercher l’information, la vérifier et la classer

Qualités requises :

·         Sens de l’organisation

·         Savoir s’adapter

·         Savoir gérer le stress

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