L’Université Paris Nanterre est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation et les activités de recherche couvrent le large éventail des sciences humaines et sociales, des lettres et des langues, des sciences juridiques, économiques et de gestion, de la technologie, de la culture et des arts, des sciences de l’information et de la communication, et des activités physiques et sportives. L’établissement assure aussi pleinement sa responsabilité sociale, et plus précisément dans les domaines de la transition énergétique, de la lutte contre les précarités, de la transformation de l’organisation du travail et de la transformation numérique. Enfin, le déploiement des relations partenariales, territoriales, nationales et internationales, concerne tous ses champs d’activité.

L’établissement a accédé aux responsabilités et compétences élargies le 1er janvier 2012. Il est doté d’un budget de 200M€ et de 2 300 personnels enseignants, administratifs et techniques. Il accueille chaque année 35 000 étudiants et délivre près de 300 diplômes.

L’Université Paris Nanterre est membre de la ComUE Université Paris Lumières avec l’Université de Paris 8 et le CNRS, regroupant un nombre important d’associés dans le monde de la culture, du patrimoine, des archives et du travail social. Elle est également membre du Campus Condorcet.

L’établissement est implanté dans le département des Hauts de Seine, sur les sites de Nanterre, Ville d’Avray, Saint Cloud et sur le parvis de la Défense au Pôle Universitaire Léonard de Vinci (PULV).

L'IUT, composante de l'université Paris Nanterre, proposent sur ses 3 sites (Ville d'Avray, Saint-Cloud et Nanterre) une plateforme technologique de haut niveau pour des formations de type B.U.T et Licence Professionnelle dans les domaines suivants : Sciences pour l'Ingénieur, Métiers du Livre, et une formation en Économie-Gestion / Commerce.

L’IUT accueille plus 1 000 étudiants répartis sur les 6 départements d’enseignement et compte 160 personnels enseignants, administratifs et techniques ainsi que 200 vacataires.

Missions :

Le.la gestionnaire pédagogique doit assurer le secrétariat pédagogique, administratif et financier du département Techniques de Commercialisation (TC).

Il.Elle doit également assurer le secrétariat pédagogique, administratif et financier du département Gestion des Entreprises et Administration (GEA).

Activités principales :

Administration des départements :

• Gestion des appels téléphoniques
• Traitement du courrier interne et externe
• Classement, archivage, photocopie de documents
• Accueil du public (enseignants et étudiants)
• Traitement et diffusion de l'information par mail
• Gestion du matériel (des départements) - Assurer les aspects logistiques (vérification, réservation, achat) : locaux, matériels, fournitures
• Organisation des événements (journées portes ouvertes (JPO), soutenances, remise des diplômes, salons, ...)

Suivi de la scolarité des étudiant.e.s :

• Accueillir, informer et orienter les étudiants (FI et FA) des deux départements, pour les années concernées
• Suivi des inscriptions administratives (IA) et réalisation des inscriptions pédagogiques (IP)
• Gérer toutes les opérations courantes relatives à la scolarité des étudiant.e.s sur les logiciels dédiés
• Gestion des candidatures (eCandidat et Parcoursup)
• Participation au processus de validation des semestres en vue des jurys
• Gestion des conventions de stage et des suivis de stage
• Saisie hebdomadaire de l'assiduité des étudiant.e.s grâce aux logiciels dédiés
• Gérer toute la partie spécifique à l'apprentissage en lien avec le CFA
• Assurer toute la logistique des réunions et les relations avec les maîtres d'apprentissage, prise de notes et compte-rendu
• Participer aux réunions organisées par le CFA
• Mettre à jour la base de données du CFA (emploi du temps, tuteurs, coordonnées des apprentis, absences)
• Participer aux réunions de département

Suivi financier des départements :

• Gestion des devis, des commandes, facturations et livraisons correspondant à l'activité
• Gestion des missions des enseignants dans logiciel dédié et étudiant.e.s

Suivi administratif des enseignants vacataires :

• Créer, contrôler et valider les états de service des enseignants permanents et des vacataires (OSE) en lien avec le service RH

Participation à la journée porte ouverte (JPO)

Remise de diplôme (1 soirée dans l’année)

Présence indispensable lors des inscriptions et autres périodes d’activité intense selon les calendriers de gestion.

Connaissances requises :

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la structure et de son environnement
• Connaissance de l'environnement bureautique

Compétences opérationnelles :

• Maîtrise des modes de communication (courrier, mail, téléphone)
• Savoir rédiger des notes et des comptes rendus de réunions
• Savoir coordonner ses activités en hiérarchisant les tâches par ordre de priorité
• Savoir respecter les procédures administratives
• Savoir accueillir le public
• Savoir travailler en équipe et en collaboration avec différents partenaires
• Maîtrise de la mise en oeuvre de logiciels bureautiques courants (Pack Office), ainsi que des applications métiers (APOGEE ; YPAREO ; STILLINCONTACT, OSE, SCODOC, VT, eCandidat, Parcoursup)

Qualités requises :

• Excellente expression écrite et orale
• Rigueur et organisation
• Capacité d’adaptation
• Sens de l’accueil et du service public
• Qualités relationnelles
• Autonomie
• Polyvalence
• Proactivité
• Force de proposition

Poste à pourvoir immédiatement. Temps plein (35h/semaine).