Vous souhaitez coordonner des évènements scientifiques ou professionnels et mettre à profit vos compétences au sein d’un service dynamique ?

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Rejoignez le Service évènements et locations, rattaché à notre Pôle Patrimoine et Environnement !

Le Service évènements et locations est un service transverse de la Direction des Services aux Occupants, avec une dynamique importante (500 évènements/an), des enjeux internationaux et un fort impact de ses activités en terme d’image pour l’université de Bordeaux.

Dans ce contexte, nous recherchons deux Gestionnaires évènementiels F/H.

# Soutien à l’organisation d’événements à caractère scientifique ou professionnel

Vous conseillez les organisateurs sur le montage global de l’évènement

Vous assurez l’interface avec les clients et partenaires

Vous aidez au choix du lieu et organisation de visites techniques

Vous assurez la coordination des services internes impliqués (audiovisuel, sécurité, services généraux de proximité, informatique) et des prestataires (sécurité, traiteurs, nettoyage, technique)

Vous avez en gestion les aspects opérationnels : réservation de locaux, mise à disposition de matériel ou mobilier, création et installation de signalétiques

Vous participez à l’amélioration des procédures internes et au respect des règles d’hygiène et sécurité applicables aux établissements recevant du public (ERP)

# Gestion administrative et financière

Vous êtes en charge du suivi administratif des dossiers

Vous assurez l’élaboration des devis et factures clients

Le poste nécessite un partage continuel de l’information entre les différents membres de l’équipe et avec sa hiérarchie. Le gestionnaire sera en relation avec de nombreux interlocuteurs, il est donc demandé un fort sens relationnel et une organisation pratique très rigoureuse. Une réactivité particulière et une gestion du stress est requise, ainsi que la capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, et à prioriser ses tâches.

En fonction de l’activité, des dépassements horaires pourront intervenir (en soirée ou week-end).

Le gestionnaire d’événements peut être amené à effectuer des déplacements sur la métropole bordelaise, au sein des différents sites de l’université de Bordeaux.

Vous êtes titulaire à minima d’un baccalauréat, idéalement d’un bac +2 en communication évènementielle.

Rigoureux et fiable, vous êtes en capacité de planifier les actions et d’estimer les besoins pour la mise en place d’une manifestation.

Votre sens de l’organisation, votre autonomie et votre agilité vous permettent de travailler de manière efficiente.

Reconnu pour votre créativité et votre esprit d’innovation, vous savez apporter des réponses à des besoins spécifiques et êtes une véritable aide à la prise de décision.

Doté de fortes qualités relationnelles, l’usage de l’anglais lu, parlé, écrit serait une compétence appréciée.

Une expérience avérée dans la coordination évènementielle serait un plus.

Vous vous reconnaissez ? Alors, postulez !

2 postes de "Gestionnaire évènementiel" sont actuellement à pourvoir :

-          1 poste en CDD de 12 mois à partir du 1/03/204 au 28/02/2025

-          1 poste en contrat de projet de 35 mois du 1/03/2024 au 31/01/2027

Basé à Talence - accès tram B « Peixotto » parking, bus, vélo.

Salaire mensuel brut : de 2 000 € à 2 229 €

Avantages liés au poste :

Forfait de 50 jours de congés par année universitaire

Télétravail possible selon nécessités et organisation du service

Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels 

Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

Parcours d’accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de /publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !