Lieu d'exercice :

DRAJES Occitanie de Montpellier

Pôle d'affectation :

Formations, Certifications

Missions générales du pôle :

Mise en œuvre des politiques de l'Etat en matière de formation

Domaine fonctionnel ou famille professionnelle :

Gestionnaire des diplômes et des formations sport

Code Ministère : AFG-45-A

Finalité du poste : Secrétaire de formations

Missions et activités principales :

• Gestion administrative de jurys et certifications :

Gestion administrative de jurys (exigences préalables, épreuves de sélection, certifications et jury régionaux).

• Suivi de formations :

Diplômes sports définis dans le cadre de la répartition du Pôle (PJ) : Activités aquatiques et de la natation, formation commune métiers de la montagne, AMM, ski, rugby à XV, multi-mentions, deltaplane et parapente. Sports de contact, savate, boxe.

- Interlocuteur des organismes de formations en région pour le suivi administratif des formations.

 - Organisation logistique et matérielle des jurys : convocation des membres du jury et des experts, production des documents destinés aux jurys, aux candidats, aux surveillants, etc. Arrêtés de composition. Suivi des OF. Préparation et rédaction des PV de jury, édition et envoi des arrêtés et des diplômes, des décisions.

- Suivi des candidats : contrôle de la conformité des dossiers d’inscription.

- Gestion informatique des stagiaires et organismes de formation dans les étapes de la formation sur logiciels spécifiques (FOROMES).

- Suivi administratif et financier de jurys de diplômes d’Etat : frais de jury : vacations, frais de déplacements, Chorus DT.

- Traitement du courrier. Accueil, information, orientation du public (accueil physique, téléphonique, courrier, courriel). Participation au fonctionnement administratif du pôle.

• VAE :

Traitement administratif de la VAE  pour les diplômes suivis : Recevabilité (partie 1) et partie 2  (passage en  jury). Organisation des entretiens obligatoires.

• Missions ponctuelles :

Soutien technique à la DRAJES : fonctions ponctuelles d’accueil, soutien ponctuel équipe Animation.

Relations internes et partenaires :

Hiérarchiques : cheffe du pôle

Fonctionnelles : personnels techniques et pédagogiques du pôle, collègues gestionnaires de formation….

Partenaires : ministère des Sports, DS, DJEPVA, organismes de formations…

Marges d'autonomie : (délégation du chef de service…)

- Respect de la hiérarchie : signature des diplômes.

- Autonomie dans exécution des tâches administratives et informatiques.

Contraintes particulières : (horaires, déplacement, réunions, conditions d'exercice, assermentation, habilitation…)

- Respect des textes.

- Calendrier de l’organisation des examens.

- Respect des horaires de bureau et d’accueil du public.

- Participation aux permanences du service en période de congés.

Remplacements :

- Renseignements de 1er niveau en cas d’absence de collègues du service.

- Gestion du courrier en l’absence du responsable en titre.

Contribution à un autre service :

- Très ponctuel (soutien si absence agent de l’accueil).

Public de référence :

- Candidats aux examens et stagiaires en formation.

- Tout public en demande d’informations . organismes de formation.

Formations ou compétences spécifiques requises ou souhaitées :

L'agent met ses compétences au service de son pôle d'affectation ;  il peut être amené à accomplir des missions autres que celles décrites ci-dessus dans l'intérêt, la nécessité et la continuité du service. Cette fiche de poste n'engage en rien la direction.

Connaissances théoriques générales :

Connaissance de l’environnement spécifique du pôle formation certification emploi (Niveau Expert).

Savoir-faire : technicité : (pour agir et produire)

- Maitrise de l’outil informatique bureautique (Word, Excel, Outlook) et des logiciels ou applications spécifiques (CHORUS DT et FOROMES (Niveau Maîtrise).

- Travail en réseau (Niveau Maîtrise).

- Saisir et mettre en forme des documents (Niveau Maîtrise).

Savoir être - posture et relationnel : (pour coopérer)

- Capacité relationnelle

- Esprit d’équipe

­- Savoir accueillir le public

- Savoir communiquer

- Discrétion

- Autonomie et polyvalence dans l’exécution des tâches

Expérience professionnelle :

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle.

L'offre est exclusivement réservée aux titulaires.

Attention : Les candidatures envoyées directement sur le site de choisir le service public ne seront pas traitées.

Les candidatures seront constituées d'un CV et d'une lettre de motivation et seront à adresser à :

- Madame Véronique CAZIN, Cheffe du pôle Formations, Certifications, DRAJES Occitanie de Montpellier : veronique.cazin@region-academique-occitanie.fr

- Madame Genêt SADEK-LEROYER, Cheffe du bureau DPATE2, Rectorat de Toulouse : dpate2-chef@ac-toulouse.fr