Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Services Centraux Universitaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Présentation de la direction :
Le Collège doctoral met en œuvre la politique doctorale de l’université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d’indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l’ouverture sur l’environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Le Collège Doctoral est composé :

• Des écoles doctorales de Sorbonne Université
• D’un département des inscriptions, de l’accompagnement, des diplômes et des missions
• D’un département formation et carrières
• D’un service des Affaires Générales du Collège doctoral

Localisation du poste : Collège Doctoral – Sorbonne Université - Campus des Cordeliers, 15 rue de l’Ecole de Médecine 75006 Paris et 28 rue Serpente 75006 Paris.

Le DIADM est le département du Collège doctoral qui assure le suivi du parcours administratif de chaque doctorante et doctorant en collaboration avec les écoles doctorales, ainsi que pour les candidats à l’HDR. Sa mission est d’assurer les actes de gestion administratives des inscriptions jusqu’à la délivrance du diplôme. Il contribue à informer, accompagner et conseiller les doctorants et candidats à l’HDR.

Il est composé d’une responsable, d’une responsable adjointe, de 7 gestionnaires de scolarité et d’un bureau des affaires internationales.

2 CDD du 2 septembre 2024 au 20 décembre 2024.

Fonctions : Gestionnaire de scolarité

Emploi-type : J4C42 TECHNICIEN-NE EN GESTION ADMINISTRATIVE

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation       

BAP : J

Missions :

Sous l’autorité de l’adjointe à la responsable du DIADM, le/la vacataire apporte son appui au gestionnaire de scolarité pour le traitement administratif des demandes des doctorantes, doctorants, candidates et candidats à l’HDR.

Activités principales :

Inscriptions : Être en appui en gestion de scolarité en doctorat dont la phase d’admission a été préalablement validée :

• Vérifier les dossiers et les conditions d’inscription
• Vérifier les dossiers jusqu’à la validation de l’inscription
• Éditer des cartes et certificats de scolarité

Être en appui à la gestion des opérations comptables liées aux inscriptions en liaison avec la régisseuse

• Calculer les droits d’inscription
• Effectuer les encaissements
• Signaler les besoins de régularisation
• Suivre les inscriptions et effectuer des relances auprès des doctorants
• Recevoir les doctorantes et doctorants et HDR dont l’inscription le nécessite
   

Organisation des soutenances et établissement du diplôme :

• Assurer les relances pour l’obtention du dossier de soutenance original
• Organiser des rendez-vous pour la remise du diplôme
• Réaliser des documents administratifs comme des attestations
• Vérifier des dossiers de diffusion et d’archivage électronique de la thèse en liaison avec le service des thèses de la bibliothèque.
• Assurer l’archivage réglementaire des dossiers administratifs en liaison avec la direction des archives

Suivi des indicateurs :

• Renseigner la base de données et vérifier l’intégrité des saisies sur les logiciels dédiés
• Présenter des indicateurs spécifiques

Accompagner les usagers du DIADM

• Assurer les rendez-vous avec les doctorantes et les doctorants, docteures et docteurs et  les HDR
• Expliquer et faire appliquer les procédures spécifiques au doctorat
• Accompagner les doctorantes et doctorants dans l’écosystème du doctorat à Sorbonne Université.
• Participer à l’animation des évènements organisés par le Collège Doctoral

Activités Annexes :

• Diffuser l’information et contribuer à sa mise à jour

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation de la scolarité
• Réglementation applicable à la formation doctorale en France
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Connaitre les droits et obligations des agents publics

 
Savoir-faire :

• Capacité à appréhender les enjeux des dossiers traités
• Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes
• Capacité à interagir avec les structures dédiées au doctorat
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser
• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Savoir s’exprimer et comprendre à l’écrit et à l’oral l’anglais de façon claire et concise (niveau B1 minimum souhaité)
• Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (ex : Adum, Apogée…)
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie, proposer des améliorations
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie et en lien avec les gestionnaires de scolarité et du personnel administratif des écoles doctorales

Savoir être :

• Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel
• Aptitude à travailler en équipe
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Sens de l’accueil et du service public

Vacations administratives Technicien.

2 CDD du 2 septembre 2024 au 20 décembre 2024.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence 18696-1 & 18696-2) à l'adresse mail : recrutement@sorbonne-universite.fr