L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Structure à l’interface Formation-Recherche, La Graduate Research School (le collège des écoles doctorales) de l’université de Bordeaux a été créé en 2016, pour coordonner les actions des écoles doctorales, des Graduate Programs et plus généralement, du champ doctoral de l’établissement.

La Graduate Research School propose un guichet unique du doctorat et une offre de services de qualité pour les doctorantes et les doctorants et leurs directions de thèse. Elle regroupe les huit écoles doctorales de l’université aux effectifs et champs disciplinaires différents, soit un collectif d’environ 2000 doctorantes et doctorants dont 500 soutiennent leur thèse chaque année.

Le collège a pour missions, entre autres : l'organisation de la formation doctorale, la visibilité et l’identité du doctorat de l’université de Bordeaux, la formation doctorale transverse, l'accompagnement sur la poursuite de carrière, l’internationalisation, l'animation, etc.

Plus d’informations sur : https://doctorat.u-bordeaux.fr/

Dans ce contexte, nous recherchons 2 gestionnaires de scolarité doctorat et HDR (F/H).

Au sein du collège des écoles doctorales, le (ou la) gestionnaire de scolarité aura un rôle majeur dans l’accueil, les inscriptions administratives des doctorants et l'organisation des soutenances de thèses et HDR. Il (ou elle) mettra en œuvre le système d’information ADUM, en interaction avec les 8 écoles doctorales. Il (ou elle) participera à la promotion du doctorat de l’université en interaction avec les autres services du collège des écoles doctorales. 

Au sein du service scolarité du doctorat &HDR, il (ou elle) aura en particulier en charge les inscriptions administratives et l’organisation des soutenances.

Dans ce cadre, vos activités se déclinent sur plusieurs axes :

Activités générales au sein du service

• Accueillir, informer et orienter
• Gérer les inscriptions administratives : validation informatique, contrôle des pièces justificatives
• Gérer les opérations comptables (remboursement, encaissement, suivi paiements web)
• Gérer l’organisation des soutenances de thèses et HDR
• Gérer l’organisation de la formation des directions de thèses (3 sessions par an)
• Contribuer à l’amélioration continue du Système d’information (SI) dédié au doctorat (ADUM)
• Participer aux groupes de travail du service sur les améliorations continues du domaine d’activité
• Classement et archivage des dossiers
• Assurer le suivi et la mise en œuvre des procédures
• Appliquer la règlementation du domaine d’activité

Activités transverses au sein du service

• Fiabiliser ADUM tout au long de l’année
• Fiabiliser les enquêtes (SIREDO, HCERES…)
• Assister aux réunions mensuelles d’ADUM (zoom) et au colloque annuel (présentiel)
• Assurer l’interface avec les 8 écoles doctorales sur les questions d’inscriptions et soutenances

Activités transverses au sein du collège

• Participer avec toute l’équipe à la mise en œuvre des événements de promotion du doctorat (ex : journée de rentrée du doctorat, cérémonie du doctorat etc ...)
• Gérer la boite mail dédiée aux usagers et les appels
• Relancer les interlocuteurs internes ou externes si besoin
• Réceptionner, enregistrer et diffuser les demandes
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, attestations...)
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

Vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique avec laquelle vous pourrez mettre à profit votre expérience et vos compétences ?

Rejoignez le Collège des écoles doctorales de l’Université de Bordeaux !

Diplômé(e) d’un bac, vous justifiez d’une première expérience dans un poste comparable, notamment dans le domaine de l'enseignement supérieur.

Vous faites preuve :

• Sens de l’organisation pour gérer l’activité en autonomie dans un calendrier défini, tout en sachant rendre compte
• Aisance relationnelle et réactivité, travail en équipe en mode hybride, communication orale et écrite fluide avec tous les usagers
• Aisance avec la polyvalence des missions et des périodes d’activités
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Maîtrise des procédures relatives à la gestion d’une scolarité, des techniques d’accueil hybride, de communication (numérique ou en présentiel)
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques à l’activité

Vous vous reconnaissez ? N'attendez plus, postulez !

Avantages liés au poste :

• 50 jours de congés annuels
• Horaires flexibles (selon 37h30/semaine)
• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€/mois
• Des offres de loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Forfait « mobilité durables » sur trajet domicile/travail
• Parcours d’accueil et formations
• Possibilité restauration CROUS salarié sur place

Processus de recrutement : l’annonce est en ligne jusqu’au 15/05/2024 inclus.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !

Lieu de travail : Basé au Campus de Talence – 351 cours de la Libération : accès tram B (arrêt : Peixotto), bus, vélos, parking.