La sous-direction de l’environnement de travail et du patrimoine immobilier de l’administration centrale, au sein du service de l’action administrative et des moyens, est une structure rattachée au secrétariat général commun aux ministères de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, des Sports et des jeux olympiques et paralympiques et de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Elle conçoit et met en œuvre les mesures et moyens logistiques nécessaires au fonctionnement de l’administration centrale des ministères.

Dans le cadre de la politique immobilière ministérielle, elle conçoit et met en œuvre la politique immobilière de l’administration centrale et assure l’exploitation et la maintenance de ses bâtiments et équipements.

Elle assure également les opérations de sécurité et veille au respect des réglementations interministérielles en matière d’hygiène et de sécurité.

Elle prépare et exécute le budget opérationnel regroupant les moyens ouverts au titre de la gestion de l’administration centrale.

Elle assure la synthèse et l’expertise des marchés publics de la sous-direction en lien étroit avec la mission des achats du ministère.

Elle met en œuvre la politique des voyages pour les personnels de l’administration centrale et assure le suivi des déplacements temporaires (missions et états de frais).

La sous-direction est constituée de 4 bureaux et d’une mission :

- Mission stratégie immobilière et grands projets

- Bureau budgétaire et financier

- Bureau des services généraux

- Bureau de la sûreté, de la sécurité et de l’accueil

- Bureau de la logistique et des affaires immobilières

Le poste est à pourvoir au sein du bureau de la logistique et des affaires immobilières. Cette structure assure la gestion du patrimoine immobilier de l’administration centrale. A ce titre, le bureau a en charge la mise en œuvre des travaux d’entretien et d’aménagement, des opérations de maintenance préventives et correctives sur les installations techniques notamment, des contrôles réglementaires et du soutien opérationnel et logistique dans des bâtiments à usage de bureaux, restaurants administratifs et locaux techniques particuliers (≈ 100 000 m2).

Il est structuré en cinq pôles :

- le pôle travaux et aménagements,

- le pôle maintenance et contrôles réglementaires,

- le pôle logistique, hygiène et propreté

- le pôle Descartes

- le pôle service prescripteur

effectifs de la structure :  15 A  ; 19 B ; 22 C ET 6 contrats de droit privé

Sous l’autorité directe de la responsable du pôle Service Prescripteur, le/la titulaire de ce poste assure la gestion des crédits de fonctionnement et d’investissement du bureau de la logistique et des affaires immobilières (SAAM D5) notamment sur le programme budgétaire réservé au site Descartes pour le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche,

A ce titre et pour le portefeuille qui lui est attribué, le/la gestionnaire :

- assure le contrôle de la régularité des demandes d’achat au regard de la réglementation de la commande publique et des supports

contractuels existants,

- réalise le contrôle interne comptable de premier niveau,

- traite les données budgétaires et les expressions de besoins dans Chorus formulaire,

- gère les prévisions de dépenses, les engagements juridiques, les services fait, les réfactions, les pénalités

des pôles du bureau,

- est en relation avec les prestataires extérieurs notamment pour les problèmes de facturation,

- assure le suivi des tableaux de bord des crédits de fonctionnement,

- participe au suivi des marchés du bureau,

- suit les demandes de la direction des affaires financières (DAF) concernant les titres de recettes du bureau,

- suit et enrichit le tableau budgétaire global du pôle,

- échange les informations et coopère avec les pôles composant le bureau sur l’ensemble de l’activité du bureau,

- vérifie la conformité des pièces des marchés en relation avec la mission centre de services partagés dépenses (MCSPD),

- veille au paiement des factures relatives aux dépenses du bureau en s’assurant du respect du délai global de paiement,

- échange avec la MCSPD via Chorus formulaire : saisie des demandes d’achat, du service fait, fournit les pièces complémentaires demandées par le SFACT,

- participe au tant que de besoin aux alertes de renouvellement des marchés.

Par ailleurs, pour la gestion des crédits d’investissement du bureau, le/la gestionnaire :

- participe au groupe de lecture des marchés avec les conducteurs d’opération,

- met à jour et suit les tableaux budgétaires des crédits d’ investissements par opération,

- vérifie les devis et les transmet à la MCSPD pour établissement des bons de commande,

- vérifie les documents administratifs de suivi de l’exécution des marchés de travaux (ordres de service, certificats et décisions,

DC4...),

- suit les demandes de services faits,

- vérifie et valide les situations des maîtres d’oeuvre dans Chorus pro travaux en lien avec le conducteur d’opération,

- est en relation avec les prestataires extérieurs pour les problèmes de facturation ou de transmission de pièces,

- suit l’exécution dans Ediflex,

- assure la continuité du service avec les autres gestionnaires,

- élabore les fiches de procédure de ce secteur,

- participe aux travaux de fin de gestion et aux travaux d’inventaire.

Activité constante, mais surtout un pic en début et fin d’année.

Connaissances préalables :

-        connaître les principes du code de la commande publique,

-        maîtrise des outils de gestion Chorus, Chorus communication et Chorus pro travaux,

-        connaissance du cadre budgétaire (LOLF) et des règles comptables,

-        avoir une expérience de l’exécution de la dépense publique (marchés),

-        connaître les principes de la démarche qualité et du contrôle interne,

-        une connaissance de la structure budgétaire du ministère serait appréciée.

Compétences :

-        capacité d’analyse et d’anticipation,

-        bonne maîtrise des outils informatiques Word, Excel …,

-        maîtrise des systèmes d’information Chorus Formulaire, Chorus Cœur et Ediflex,

-        capacité d’adaptation aux évolutions informatiques et réglementaires,

-        savoir rendre compte,

-        accompagner les changements.

Savoir être :

-        rigueur, respect des délais, réactivité et méthode,

-        capacité d’adaptation,

-        fiabilité, discrétion et sens du service public,

-        sens du contact et de la communication,

-        aisance relationnelle, aptitude au travail en équipe et au partage de l’information,

-        sens des responsabilités, autonomie, initiative, organisation et rigueur dans les procédures,

-        capacité à rendre compte,

-        force de proposition.

Les dossiers de candidatures, constitués d’un CV et d’une lettre de motivation, doivent parvenir par courriel aux adresses suivantes :

Personne à qui adresser les candidatures  :

M. Dominique Rudelle

chef du Bureau de la logistique et des affaires immobilières

dominique.rudelle@education.gouv.fr 01 55 55 64 16  06 25 13 88 97

Mme Jocelyne Gustan

Responsable du pôle service prescripteur

jocelyne.gustan@education.gouv.fr 01.55.55.28.21  06 17 26 27 77

Boîte fonctionnelle recrutements : recrutement-sg-saam@education.gouv.fr