L'Université Toulouse III - Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche née de la fusion des Facultés de médecine, de pharmacie et de sciences. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. 

Le Service commun de la documentation (SCD) a pour objectif d'acquérir, de traiter et de gérer la documentation nécessaire dans les différents champs d'enseignement et de recherche et d'en permettre l'accès à l'ensemble de la communauté universitaire.

Au sein du Pôle financier, Ressources humaines et logistique (100 %)

Assister le directeur et assurer la gestion administrative de la direction du SCD

• Assurer l’organisation des réunions de direction du SCD, établir les ordres du jour et les comptes rendus
• Assurer le suivi des dossiers gérés par le directeur du SCD, le suivi des demandes faites au directeur, de la messagerie électronique et du courrier de la direction du SCD
• Assurer la gestion de l'agenda du directeur
• Assurer la circulation de l’information et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction du SCD
• Gérer les stocks de fournitures administratives et de consommables ;
• Assurer l’archivage administratif et la gestion de la salle de réunion du SCD

Gérer et coordonner les opérations de gestion du personnel

• Assurer le suivi des dossiers des personnels en liaison avec la Direction des ressources humaines de l'université, et archivage des dossiers internes (congés, formation, entretiens professionnels, avancement …)
• Tenir à jour le tableau des effectifs du SCD
• Assurer le suivi des avancements et de leur prise en compte effective (arrêtés de changement d’échelon, de grade, de corps), en lien avec la DGRH et la DRH de l’établissement

• Assurer le suivi du déroulement des campagnes d’avancement des 3 filières Bibliothèque, AENES et ITRF : listes d’aptitude et tableau d’avancement :

- Connaissance de la circulaire de gestion annuelle
- Respect des calendriers
- Information des agents promouvables, recueil des candidatures
- Recueil et vérification des documents : RAP, RAC, CV, organigrammes
- Rédaction des états de service et fiches de proposition
- Vérification de la complétude des dossiers, dépôt sur Apicole
• Assurer le suivi du déroulement des campagnes d’entretien professionnel
- Lancement des campagnes, information des N+1
- Recueil des compte-rendus d’entretien et de formation, vérification de leur complétude et des signatures, pointage des documents reçus et rappels
- Saisie des documents dans Apicole + envoi des documents à la DRH
• Gérer les congés des agents du SCD : mise à jour des congés dans Ohris pour chaque agent à partir des congés validés dans Planno, conversion des congés en heures (Planno) en congés en jours (Ohris)

Assurer la gestion financière du SCD :

• Assurer la gestion des centres financiers du SCD :
- Réalisation des engagements
- Emission des bons de commandes
- Suivi des commandes
- Valorisation du service fait
- Contrôle de la liquidation jusqu’au paiement
- Archivage
- Réalisation d’extractions SIFAC en vue d’analyse, aide du directeur et des chefs de département et pôle au suivi de leur budget
• Assurer la gestion des missions pour tous les agents du SCD :
- Rédaction des ordres de mission
- Réservation / validation du transport et/ou hébergement
- Liquidation des frais de mission

Fortes intéractions internes et externes, forte exposition.

Connaissances :
• Connaître l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publics
• Connaître les règles de la comptabilité et des finances publiques
• Connaitre les systèmes d'information budgétaires et financiers

Savoir faire technique :
• Utiliser avec aisance les outils informatiques (applications de gestion, tableurs, messagerie électronique)
• Maîtriser les logiciels de bureautique : Excel, WORD
• Connaître le logiciel SIFAC
• Appliquer des règles financières, assurer le suivi des dépenses et leurs exécutions

Savoirs comportementaux :
• Savoir rendre compte de son activité
• Savoir travailler en équipe
• Faire preuve de rigueur, fiabilité, réactivité et sens du relationnel
• Respecter la confidentialité

Pour tous renseignements sur le poste, vous pouvez joindre : Luc Touchet – SCD – Chef du pôle Financier, RH, Logistique _ tel 05 61 55 78 12 _ email : luc.touchet@univ-tlse3.fr

CV, Lettre de motivation et si titulaire, l’arrêté de situation administrative à envoyer exclusivement à l’adresse suivante : recrutement@univ-tlse3.fr
Référence à nous indiquer dans chaque candidature : 123 – SCD - GEST ADM FIN

L’université met en œuvre une politique d'égalité en excluant toute discrimination. L'Université encourage et valorise toutes les candidatures de femmes et d'hommes en fonction de leurs qualifications.

Catégorie du poste :  B

Corps de recrutement : Technicien ou technicienne de recherche et de formation

Quotité de travail : 100%

Date de prise de fonctions souhaitée : 03/06/2024                

Poste ouvert aux titulaires et contractuels

Type de contrat proposé et durée pour les contractuels :  CDD 1 an

Groupe RIFSEEP  ou cotation poste: Groupe 2

Rémunération:

Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE  411 € + modulation grade

Pour les contractuels: elle est comprise entre1836.20 € et 2362.93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (228 €)

Localisation géographique : Université Toulouse III Paul Sabatier _ BU Sciences _ 118 route de Narbonne  _ 31062 Toulouse Cedex 9