L'Université Toulouse III - Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche née de la fusion des Facultés de médecine, de pharmacie et de sciences. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. 

Avantages :

Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
Contributions à la complémentaire santé
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
Télétravail possible en fonction du poste
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Crèche
Format

Le Service Commun Universitaire d’Information Orientation et Insertion Professionnelle (SCUIO-IP) a pour mission d'organiser l'accueil, l'information et l'orientation des étudiants dès l'entrée à l'université, tout au long du cursus universitaire et jusqu'à l'insertion professionnelle.

Il est composé de 3 pôles : le pôle Support aux missions et Administration, le pôle Orientation et Insertion Professionnelle, et le pôle Information - Documentation - Affichage Offre de formation.

Au sein du SCUIO-IP, la personne recrutée sera en lien hiérarchique et fonctionnel avec la responsable du pôle Support aux Missions et Administration. Ce pôle, composé de 5 agents, assure les activités logistiques, techniques, évènementielles, de communication, administratives et financières du service.

L’agent aura pour mission principale la gestion administrative et financière du SCUIO-IP.

Gestion financière :

• Assurer la gestion financière et l’exécution budgétaire du SCUIO-IP et des projets (y compris opérations pluriannuelles) qui y sont rattachés, la réalisation, la mise en œuvre et le suivi des opérations budgétaires et comptables
• Procéder à des opérations d’engagement et de suivi, notamment sur l’outil de gestion SIFAC (missions, commandes) :
•  Prendre en charge l’organisation, les réservations et la gestion des missions et des états de frais
• Recueillir et analyser les demandes d’achat, rédiger des appels d’offres, solliciter des devis, saisir les bons de commande, déclarer le service fait, suivre les paiements
• Demander la création des comptes de tiers
• Réaliser des devis, recueillir des bons de commandes, créer les factures, suivre les encaissements
• Collecter, fournir, classer et archiver les pièces justificatives des opérations financières prévues par la règlementation et les procédures internes
• Etablir les documents relatifs à l’engagement des dépenses de personnel (liasses, contrôle du déversement de la paie)
• Procéder aux virements internes et externes
•  Etablir à partir du système d’information de l’établissement les états et bilans financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité, suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations
• Contribuer aux opérations d’élaboration et de modification du budget, d’inventaire, de clôture en fin d’exercice, etc.
• Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables

Gestion administrative :

• Réaliser des opérations administratives et de gestion en appliquant les procédures dédiées
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Assurer le suivi de conventions, notamment financières : gestion du circuit de signature, suivi des avenants, archivage
• Assurer le suivi des dossiers de vacation : constitution des dossiers, suivi de l’établissement des contrats, déclaration des heures réalisées, etc.
• Assurer le suivi de certaines prestations, notamment liées aux aspects événementiels et de réception (réservations des prestations, contact avec les prestataires, réception des commandes, etc.)
• Informer et accompagner les services dans leurs démarches administratives et financières, communiquer avec les services internes et externes

Télétravail partiel possible sur le poste.
Participation exceptionnelle à des événements le samedi (salons, JPO, etc.).

Connaissances :

Modes de fonctionnement des administrations publiques et de l’enseignement supérieur
Finances publiques
Règles et techniques budgétaires et comptables
Systèmes d'information budgétaires et financiers
Marchés publics
Droit public
Techniques d'élaboration de documents

Savoir faire technique :
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Utiliser les logiciels financiers et de bureautique
Analyser les données comptables et financières
Appliquer des règles financières
Assurer le suivi des dépenses et des recettes
Exécuter la dépense et la recette
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte

Savoirs comportementaux :
Sens de l'organisation, réactivité et gestion des priorités
Discrétion et sens de la confidentialité
Autonomie
Rigueur et fiabilité
Sens de la communication et pédagogie
Sens relationnel et adaptabilité, capacité à travailler en équipe

Diplômes requis : BAC
Expérience souhaitée : 2 ans

Pour tous renseignements sur le poste, vous pouvez joindre :

Mme Sophie Cuina, Responsable du pôle support aux missions et administration du SCUIO-IP : sophie.cuina@univ-tlse3.fr
Mme Mavina Ezzabdi, Directrice opérationnelle du SCUIO-IP : malvina.ezzabdi@univ-tlse3.fr

CV, Lettre de motivation et si titulaire, l’arrêté de situation administrative à envoyer exclusivement à l’adresse suivante : recrutement@univ-tlse3.fr
Référence à nous indiquer dans chaque candidature : 118 – SCUIO – GEST FIN ADM

L’université met en œuvre une politique d'égalité en excluant toute discrimination. L'Université encourage et valorise toutes les candidatures de femmes et d'hommes en fonction de leurs qualifications.

Conditions générales du poste

Catégorie du poste :  B

Corps de recrutement : Technicien.ne

Quotité de travail : 100%

Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tot             

Poste ouvert aux titulaires et contractuels

Type de contrat proposé et durée pour les contractuels :  1 an

Groupe RIFSEEP  ou cotation poste: Groupe 2

Rémunération:

Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE  411€ + modulation grade

Pour les contractuels: elle est comprise entre1836.20 € et 2362.93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (228 €)

Localisation géographique : 118 route de Narbonne - Toulouse