Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Localisation (Direction/service) :  Direction Bâtiment Logistique  / Pôle Gestion Logistique des Usages

Présentation de la Direction :

La Direction des bâtiments et de la logistique (DBL) de la Faculté des Lettres, sous la responsabilité de la directrice générale de la faculté et en lien avec le doyen, participe à la définition de la politique immobilière de la faculté, en apportant tout élément d’aide à la décision en termes stratégiques et techniques. Dans ce cadre, la DBL travaille en lien étroit avec les directions supports telles que les directions des affaires financières et des ressources humaines. Elle assure la nécessaire coordination avec les responsables de site.
La DBL assure les relations et elle est interlocuteur avec le niveau Universitaire sur les domaines de bâtiments, logistique et maintenance.

Présentation du Pôle :

Le Pôle Gestion Logistique des Usages (PGLU) de la DBL est en responsabilité directe du Directeur DBL et de son adjoint. Il assure des missions opérationnelles sur tous les sujets relatifs aux services logistiques rendus aux utilisateurs (Etudiants, Composantes, Enseignants, …). Le Service Planning & Evènementiel (SPE) est intégré dans le Pôle Gestion Logistique des Usages (PGLU) de la DBL, en responsabilité directe d’un(e) Directeur(trice) Adjoint(e). Pour cela, ce Pôle est composé de 4 Services : le Service Planning & Evènementiel (SPE), le Service Gestion Logistique (SGL), le Service Reprographie (SR), le Service Audiovisuel (SA).

Référence de l'offre : DBL-3-RE25

Fonctions : Directeur Adjoint – Responsable du Pôle Gestion Logistique des Usages et en charge de la dimension RH de la DBL

Emploi-type : J2D49 – Ingénieur-e d’études - Chargé-e de la gestion des ressources humaines

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : J

Missions & Activités :

Placé-e sous l’autorité de directeur des bâtiments et logistique et de son adjoint, le-la Directeur-trice Adjoint-e Responsable du PGLU et de la dimension RH de la DBL est un relais de la Direction ciblée sur un Pôle nécessitant un accompagnement renforcé, et développe un suivi de l’ensemble des sujets RH pour tous les agents de la DBL (80 agents).

Il/elle est particulièrement chargé-e de :

1/- Encadrement / Management du PGLU :

• De l’encadrement du Pôle GLU avec un management direct des 4 chefs de services, et un appui au développement de ces équipes dans le cadre du Projet de Réorganisation ;
• D’accompagner les chefs de service du PGLU pour manager leurs équipes ;
• de représenter le PGLU en appui du Directeur, tant en interne que vis-à-vis des partenaires extérieurs ;
• d’assister le directeur dans le portage de l’ensemble des missions de la direction et piloter les responsables de service ou de mission, en veillant à une bonne transversalité ;
• d’accompagner le directeur dans l’élaboration et la mise en œuvre d’une véritable stratégie immobilière au service de l’ambition pédagogique et scientifique de l’université en lien avec la Direction Patrimoine et Logistique (DPL) Niveau U , notamment sur les sujets du périmètre du PGLU ;

2/- Volet Structuration et Organisation de la Direction

• de participer avec le Directeur et son adjoint à l’élaboration et l’exécution du budget de la direction ;
• de participer à la création et au suivi des procédures de la Direction pour tous les domaines gérés et en transversalités avec l’ensemble des Directions Facultaires ;
• de renseigner les indicateurs et les bases de données de gestion de l'activité du PGLU

3/- Volet Gestion de la Dimension RH de la DBL

• Recensement complet des Fiches de postes de la DBL + Analyse de leurs cohérences et de la définition des missions complémentaires affectées aux agents
• Suivi en lien avec le Directeur et son adjoint du Plan d’action consécutif à la Commission d’Enquête qui s’est déroulée en 22-23 sur la DBL.
• Suivi et pilotage en appui du Directeur et de son adjoint sur la mise en œuvre du Projet de Direction ;
• Animation de groupes de travail sur la réflexion de groupes d’activités (type Appariteurs ou Responsables Techniques de sites par exemple) pour avancer un travail de redéfinition et/ou de clarification en termes de périmètre ou de charge de travail.
• Élaboration (en lien avec le Projet de Service) et suivi d’un Plan de Formation de la Direction, ciblé sur chaque agent et sur chaque corps de métiers en transversalité avec la DRH et le SPR ;
• Mise en place d’un relais RH pour la DBL.

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Oui (2 A; 2 B; 0 C)

• Type de contrat : Titulaire ou Contractuel (CDD).

• Télétravail possible après les 3 premiers mois suivant la prise de fonction (Maximum 2 jours).

• L’activité peut entrainer des contraintes horaires et de congés, et pourra être intégré suivant nécessité de service dans des programmations d’astreintes (en cours de travail).

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Méthodologie de la logistique (expert)
• Réglementation en matière d’hygiène et de sécurité (expert)
• Principe de fonctionnement des organisations (expert)
• Procédures de gestion des ressources humaines (expert)
• Marchés publics (expert)
• Objectifs et projets de l’établissement (expert)
• Finances publiques (maîtrise)
• Définir des procédures et des règles (expert)
• Encadrer / Animer une équipe (expert)
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles (expert)
• Gérer les situations d’urgence (expert)
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (maîtrise)
• Communiquer et faire preuve de pédagogie (maîtrise)
• Savoir rendre compte (maîtrise)
• Appliquer des règles financières (expert)
• Travailler en équipe (expert)
• Conduire une négociation (maîtrise)

Savoir-faire :

• Capacité de décision
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Force de proposition
• Travail en équipe
• Gestion du stress
• Réactivité
• Force de proposition

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Organisation et rigueur
• Sens du service public

A pourvoir à compter du 1er juin 2024.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence DBL-3-RE25) à l'adresse mail : lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr