Centre de réadaptation Spécialisé Abreschviller Niderviller

Service Pasteur

Missions Générales
- Coordination du secrétariat de la Direction Générale du Groupe Hospitalier avec 2 assistantes de direction à encadrer pour organiser les portefeuilles et la polyvalence afin d’assurer la continuité du secrétariat au niveau du Groupe ;

- Gestion de l’agenda de la Directrice Générales et des Directeurs adjoints en coordination avec les 2 autres assistantes ;

- Gestion de l’accueil physique et téléphonique ;

- Coordination, répartition, gestion et suivi du courrier et des mails ;

- Gestion et coordination des documents en relation avec les directions fonctionnelles ;

- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, rapports, convocations, diaporamas en veillant à l’application de la charte graphique du Groupe Hospitalier ;

- Organisation de réunions et préparation des dossiers ;

- Gestion des procédures relevant du secrétariat de la direction générale avec uniformisation sur le Groupe Hospitalier ;

- Organisation de la gestion des différents chronos d’enregistrement (courriers, notes de service, décisions, délégations de signatures …) ;

- Gestion et suivi des organigrammes.

Missions Spécifiques Direction Générale :

- Suivi des dossiers individuels des Directeurs ;

- Gestion et suivi des évaluations des Directeurs ;

- Congés de la Directrice Générale en lien avec les Délégations Territoriales de l’ARS

- Coordination des missions du secrétariat de la Direction Générale avec supervision de l’équipe secrétariat de direction ;

- Organisation et suivi des congés de l’équipe du secrétariat de la Direction Générale.

Missions Spécifiques Relation avec les usagers :

- gestion des plaintes et réclamations (amiable, CCI, juge administratif, civil et pénal) dans le respect de la procédure institutionnelle ;

- Enregistrement et gestion des demandes de communication de dossier médical et suivi de l’envoi des dossiers par les services ;

- Gestion des saisies de dossiers médicaux sur la base de réquisitions des services de police et gendarmerie ;

- Gestion des courriers de remerciements ;

- Réception et orientation des appels téléphoniques ;

- Accueil physique des patients souhaitant communication de leur dossier médical ;

- Classement et Archivage.

Missions Spécifiques Communication :

- Assurer la diffusion des contenus en continuité de la Responsable de la cellule culture et communication : gestion des sites internet et des réseaux sociaux.

- Etre en soutien dans l’alimentation et la gestion des comptes des différents réseaux sociaux ;

- Être en veille sur l’actualité locale, nationale et internationale dans le domaine de la santé.

Qualités requises

- Maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Power Point ;

- Maîtrise de toutes les fonctionnalités Outlook ;

- Maîtrise des outils de visioconférence ;

- Capacités avérées d’organisation et de méthode ;

- Maîtriser l'organisation et le fonctionnement de la Direction Générale d’un Etablissement de santé ;

- Posséder des capacités rédactionnelles ;

- Disposer d'un excellent relationnel et d'un bon esprit d'équipe ;

- Avoir le respect de la confidentialité et de la discrétion ;

-  Être autonome, adaptable et être en capacité de hiérarchiser les priorités.