Au sein de la Direction de la Qualité de la Performance et de l’Innovation, vos missions seront les suivantes :
En tant qu’Apprenti, vous serez placé sous l’autorité du responsable du département « Qualité et Signalements ». Vous contribuerez à la mise en place d’un système de gestion documentaire au sein de la Direction de la Qualité de la Performance et de l’Innovation (DQPI) de l’ARS Grand Est. La mission consiste à définir la politique et à mettre en place un système de Gestion documentaire. Dans ce cadre, vous :
Assurerez la définition et la conception d’un système de gestion des documents au sein de la direction :Définition de la politique
Formalisation de la procédure de gestion documentaire (définition des modalités de création, de validation, de diffusion, de suivi et de mise à jour des documents)
Elaboration de la matrice des documents et définition de la charte graphique,
Création d’un système de nomenclature et définition des règles à suivre pour l’identification et le nommage des documents
Choix d’un outil de gestion documentaire (choix de l’outil, définition d’un espace de stockage, conditions d’accessibilité, création d’un répertoire et d’un tableau de suivi des documents)

Assurerez la gestion du système documentaire au quotidien :Appui aux départements de la DQPI pour l’intégration des documents existants et la rédaction des nouveaux
Vérification de la cohérence du document, de sa mise en forme et de sa nomenclature
Appui pour la validation du document par le responsable
Enregistrement du document dans l’espace dédié
Communication des documents aux personnes concernées par la mise en application
Participation au test de mise en application du document si nécessaire
Contribution à l’enregistrement et à l’archivage des documents
Définition de la périodicité de mise à jour des documents

Réaliser la formation des agents à l’utilisation du système de gestion documentaire. S’assurer de la mise en œuvre et de la bonne conformité des procédures. Et apporter si besoin des améliorations au système.

Participer aux travaux de formalisation des processus qualité nécessaire au fonctionnement des départements. Identifier les besoins en matière de gestion documentaire. Et rechercher des solutions adaptées.

Autre mission :
Vous pourrez participer à différents groupes de travail sur les sujets en rapport avec les missions de la DQPI notamment sur la partie Qualité.

Savoir :
Gestion de projet
Gestion documentaire
Processus qualité 

Savoir-faire :
Synthétiser et analyser
Faire preuve d’adaptation
Faire preuve de discrétion professionnelle
Travailler en équipe
Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être :
Autonomie et méthode
Réactivité et rigueur
Force de propositions

Modalités de recrutement
·  Contrat d’apprentissage

Spécificités du poste
·  Poste basé à Nancy, Châlons ou Strasbourg

Poste à pourvoir à compter de septembre 2024