La Direction Financière de l’Observatoire de Paris est organisée en trois pôles, comprenant 9 collaborateurs. Elle est ainsi chargée de la saisie et du suivi des demandes d’engagement des services centraux et de l’animation du réseau des responsables et des gestionnaires financiers des composantes (pôle de gestion des services communs et d’accompagnement des composantes) ; mais aussi de la définition d’une politique d’achat, de son déploiement opérationnel – instruction et passation de marchés – et de son évaluation périodique (pôle Achats et Marchés) ; ainsi que de l’élaboration du budget et de ses décisions modificatives, du suivi de son exécution et de la gestion financière des contrats de recherche (pôle Budget et Contrats).

Le/La travel manager est positionné(e) sous l’autorité de la directrice financière, en lien étroit avec les responsables administratifs des laboratoires, l’agence comptable et la Direction Informatique de l’Observatoire.

Activité 1 : Gestion des différents dispositifs

-       Prend en main l’organisation actuelle des déplacements professionnels (relation avec le prestataire FCM TRAVEL, module mission de SIFAC, suivi des remboursements aux agents et les relevés d’opérations avec l’agence comptable…)

-       Assume la Gestion de projet : mise en place et déploiement de la solution ESR en mode dématérialisée retenue par l’établissement sous tous ses aspects (opérationnels, informatiques, administratifs, financiers et comptables)

-       En tant que référent : traitement des difficultés inhérentes à la gestion des missions et des déplacements ; prise en charge de la gestion des litiges et/ou des départs en mission qui n’ont pu être résolus par les gestionnaires.

-       Paramétrage et mises à jour des différents outils de gestion des missions et des voyages

-       Proposer toute évolution et amélioration qui découlerait de l’exécution des déplacements ainsi que, en lien avec la Direction informatique, les évolutions applicatives nécessaires.

Activité 2 : Suivre les règles en matière de voyage et assurer la diffusion

-       Rédaction, mise à jour et diffusion des procédures internes, ainsi que des tutoriels de formation.

-       Former les nouveaux collègues…

-       Assurer, analyser et contrôler la fluidité des processus jusqu’à la prise en charge pour paiement de l’agence comptable.

-       Participer à des réunions de réseau « Travel Manager »

-       Animer les réunions des référents techniques internes du domaine.

-       Constituer un groupe d’échanges avec des homologues (benchmark, évolutions métier…)

Activité 3 : Assurer la performance des prestations du segment d’achat

-       Suivre les marchés et accords commerciaux, vérifier le respect des engagements des prestataires…

-       Recenser les besoins, rédiger les cahiers des charges nécessaires à la passation de nouveaux marchés et analyser les offres dans le respect des règles de la commande publique ; recenser les besoins et aider à la rédaction des marchés subséquents en cas de recours à centrale d’achat.

-       Appuyer les structures pour toute demande particulière

-       Concevoir les indicateurs de performance et les tableaux de bord utiles à l’analyse de l’activité et à son évolution.

Connaissance des techniques d’achat, de négociation et des règles de la commande publique.

Connaissance du voyage d’affaires.