L’administration pénitentiaire, sous l’autorité du Garde des sceaux, Ministre de la justice, avec le concours des autres services de l’État, des collectivités territoriales, des associations et diverses personnes publiques ou privées, assure le service public pénitentiaire au titre de la loi n° 87-432 du 22 juin 1987 relative au service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l’insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l’autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.

Elle est l’une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s’élève à 3,6 milliards d’euros, dont près de 1,3 milliards hors titre 2. Elle emploie près de 41 000 agents. Outre l’administration centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d’insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales ; elle compte en outre deux services à compétence nationale, l’Agence nationale du TIG et de l’insertion professionnelle et le service national du renseignement pénitentiaire, ainsi qu’une école de formation (ENAP).

Elle prend en charge plus de 250 000 personnes, dont environ 170 000 en milieu ouvert et près de 80 000 placées sous écrou.

Le (la)responsable du greffe est l'un des interlocuteurs privilégiés de la personne détenue « arrivant ». Il met en œuvre et contrôle que le processus labellisé de la Loi pénitentiaire « Prise en charge et accompagnement individualisé des personnes détenues » soit respecté.

Le (la) Secrétaire Administratif(tive) occupera le poste de responsable de greffe :
  Formalités d'écrou :
·          Le (la) responsable du greffe doit se tenir informé de toute nouvelle loi, décret ou autre afin de gérer les différentes évolutions.
·          Effectuer tous les stages de l'ENAP qui pourraient l'aider dans la réalisation de ses taches quotidiennes.
·          Communiquer et échanger avec l'équipe du greffe concernant toute nouvelle procédure ou situation problématique.
 Former les membres de l'équipe du greffe.
·          Échanger régulièrement avec les greffes d'autres établissements sur le respect des procédures.
·          Accueillir et expliquer aux différents intervenants le rôle du greffe dans un établissement pénitentiaire (élèves surveillants, auditeurs de justice, stagiaires...)
·          Classement et vérification du dossier pénal, du quantum de peine à exécuter et de l'ensemble de la situation pénale.
·          Mise en place de l'information consulaire pour les détenus étrangers en application de la convention de Vienne du 24/04/1963.
·          Tenue des registres obligatoires

  Gestion des situations pénales
·          Vérification des extraits pour écrou, jugements et arrêts afin de les mettre à exécution,
·          Notifier les décisions pénales aux détenus dans le respect des délais
·          Transmettre les jugements et arrêts au service régie pour l'indemnisation des parties civiles.
·          Transmettre la fiche pénale aux différents interlocuteurs concernés tels que le service exécution des peines, le SPIP, le JAP et la préfecture (dans le cas de détenus étrangers).
·          Être en lien avec la préfecture afin de vérifier la régularité des situations des étrangers
·          Inscrire sur la feuille de contrôle toute modification de la situation pénale et la transmettre aux interlocuteurs concernés.
·          Planifier systématiquement les remises de peines à examiner en CAP

 Gestion de l'individualisation de la peine           Préparation des commissions d'application des peines et des débats contradictoires en lien avec l'autorité judiciaire, mise en œuvre et suivi des décisions prises par le juge de l'application des peines.
·          Gestion des dossiers d'orientation et de proposition d'affectation (MA127, MA128, MA700)

  Gestion administrative

·          Consultation et alimentation du FIJAIS/FIJAIT

·          Planification des mouvements de transferts sur GENESIS

·          Mise en relation (téléphonique ou électronique) avec les différents services relatifs aux transferts tels que la DI, l'ARPEJ ou l'escorte pénitentiaire de l'établissement.

·          Liens directs avec les services de gestion des extractions judiciaires : Autorité judiciaire, gendarmerie, police, PREJ.

·          Répondre aux sollicitations des interlocuteurs (magistrats, greffiers, avocats, autorités...)

·          Planifier les CAP dans GENESIS dès que le JAP nous transmet les dates de CAP

·          Planifier les RSP, les Retraits de CRP, les permissions ainsi que les LSC (selon le choix du JAP) afin de les examiner au moment de la CAP.

·          Établir les feuilles d'avis et le procès-verbal de la CAP

·          Faire notifier aux détenus l'ensemble des décisions prises

  Traiter le courrier 

·          Répondre aux différents courriers provenant des tribunaux ou d'autres services administratifs.

·          Traiter le courrier des détenus et leur apporter une réponse,

·          Répondre à toutes les demandes de la Direction

   Élaborer les statistiques et les tableaux de bord

· Établir l'effectif journalier

· Établir des tableaux de bord pour le rapport annuel

· Établir les statistiques mensuelles et annuelles pour la direction interrégionale

Composition et effectifs du service : Au sein d’une équipe comprenant 3 agents : le (la) responsable de greffe, un(e) adjoint(e) administratif(tive) et un personnel de surveillance.

Votre hiérarchie :
Le (la) chef(fe) d’établissement et son adjoint(e)

Vos interlocuteurs métiers :
Magistrats, Préfecture, SPIP, avocats, forces

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques
Connaissances de l’administration pénitentiaire et de ses pratiques
Connaissances juridiques

Savoir-faire 

Prioriser et respecter les délais
Sens de l’organisation / Collecter et partager les informations
Qualités relationnelles / Bonne communication

Savoir-être

Discrétion / Travail en équipe / Réactivité
Devoir de réserve

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Des connaissances et une expérience en greffe constitueraient un atout pour l’établissement

Offres de formation associées à votre prise de poste

Formation à l’ENAP si besoin

Perspectives d’évolution professionnelle

Possibilité d’évoluer dans le grade ou de passer dans le corps supérieur par examen professionnel

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Outils de bureautique (téléphone, ordinateur), logiciels usuels et spécifiques GENESIS, NACRE, OCTAVE

Organisation de travail : Travail en présentiel du lundi au vendredi avec horaires variables et plages fixes. Possibilité de télétravaillé 1 fois par semaine.

Restauration : non

Accessibilité en transport / Parking : : bus, gare, parking sécurisé réservé aux personnels

Groupe RIFSEEP : 1