L’Université Paris Nanterre est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation et les activités de recherche couvrent le large éventail des sciences humaines et sociales, des lettres et des langues, des sciences juridiques, économiques et de gestion, de la technologie, de la culture et des arts, des sciences de l’information et de la communication, et des activités physiques et sportives. L’établissement assure aussi pleinement sa responsabilité sociale, et plus précisément dans les domaines de la transition énergétique, de la lutte contre les précarités, de la transformation de l’organisation du travail et de la transformation numérique. Enfin, le déploiement des relations partenariales, territoriales, nationales et internationales, concerne tous ses champs d’activité.

L’établissement est doté d’un budget de 200M€ et de 2 300 personnels enseignants, administratifs et techniques. Il accueille chaque année 35 000 étudiants et délivre près de 300 diplômes.

L’Université Paris Nanterre est membre de la ComUE Université Paris Lumières avec l’Université de Paris 8 et le CNRS, regroupant un nombre important d’associés dans le monde de la culture, du patrimoine, des archives et du travail social. Elle est également membre du Campus Condorcet.

L’établissement est implanté dans le département des Hauts de Seine, sur les sites de Nanterre, Ville d’Avray, Saint Cloud et sur le parvis de la Défense au Pôle Universitaire Léonard de Vinci (PULV).

Ce poste est affecté à l’UFR de droit et de science politique au service de la scolarité de l’UFR. L’équipe administrative est composée de 50 agents. L’UFR accueille 8 000 étudiants chaque année.

Placé.e sous l’autorité du responsable de scolarité, vous aurez en charge l’organisation du pôle examens. Vous encadrerez une équipe composée de trois agents. Vous assurerez la mission de référent des étudiants en situation de handicap

 Missions :

· Organiser l’activité du pôle examens

· Elaborer les plannings des sessions d’examen de l’UFR

· Encadrer l’équipe du pôle examens composée de trois gestionnaires

· Piloter le suivi de la scolarité des étudiants en situation de handicap.

 Activités principales :

Piloter l’organisation des examens :

· Elaborer un rétroplanning de préparation des examens avec le responsable de scolarité

· Elaborer le calendrier des examens écrits et oraux de l’offre de formation de l’UFR sessions 1 et 2

· S’assurer du respect des modalités de contrôle des connaissances (MCC) votées en CFVU

· Rédiger un tableau de synthèse de référence de l’ensemble des épreuves à organiser

· Assurer la publication du planning des examens et mettre à jour la page internet de l’UFR

· Piloter l’organisation des épreuves des étudiants en situation de handicap

· Proposer et faire appliquer la procédure de service relative aux examens

· Réserver et veiller à la préparation des salles / amphithéâtres

· Réaliser le planning des émargements des personnels administratifs, recenser la disponibilité des enseignants aux épreuves

· Veiller au bon déroulement des épreuves en ligne : assurer l’interface avec le service COMETE et les enseignants pour les demandes de QCM, suivre la transmission et le retour des grilles de QCM.

Management :

· Encadrer les trois agents du pôle examens

· Organiser l’activité du service

· Travailler en transversalité avec les responsables de pôles de l’UFR (planning, master, licence, relations internationales)

· Recruter les surveillants d’examens, les former et les encadrer pendant les examens

· Gestion de projets : mise en place des émargements électroniques, participation à la réflexion d’organisation de l’activité de l’UFR.

 Activités connexes :

· Etablir les annales des sujets et les transmettre au Service Commun de la Documentation (SCD)

· Participer au fonctionnement de la scolarité

· Participer au fonctionnement de l’UFR (événements, élections, etc)

· Représenter le responsable de la scolarité pour les dossiers relevant des examens.

 Environnement :

· Responsable hiérarchique directe : responsable de la scolarité

· Travail en étroite collaboration avec les enseignants responsables de formations

·         Grande disponibilité requise lors des périodes de pic d’activité (partiels, examens), contraintes horaire lors des pics d’activité (amplitude horaire, d’essai travail possible le samedi lors des examens, partiels et galops.)

Présence sur site nécessaire pour l’activité d’accueil du public, présence sur site indispensable lors des périodes de partiels, examens et galops.

Connaissances requises :

·         Connaissance du système universitaire et de l’organisation des études dans l’enseignement supérieur

·         Connaissance des formations proposées par l’UFR DSP et des procédures de scolarité.

Compétences opérationnelles :

·         Aptitude au management / maitrise des techniques d’encadrement

·         Savoir transmettre les connaissances et informations liées au champ d’activité

·         Maitriser les logiciels de gestion liés à l’activité (APOGEE, ADE, KSUP, culture internet).

Qualités requises :

·         Capacité d’adaptation

·         Etre organisé et méthodique

·         Sens du relationnel et de la communication

·         Diplomatie

·         Capacité d’analyse

·         Autonomie

·         Etre réactif, savoir travailler dans l’urgence

·         Sens du service public.