ATTENTION : le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n°58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires de services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n)66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Le secrétaire administratif, gestionnaire avec encadrement, participe à la gestion de l’établissement au sein d’un service administratif dans lequel il exerce des fonctions de chef de service. A ce titre, il pilote le service et encadre des équipes.

Le secrétaire administratif est chargé de :

Animer une équipe :

-Accueillir, informer les agents nouvellement nommés et accompagner leur formation

-Encadrer, animer et assurer le suivi de l’activité de l’équipe

-Organiser et répartir le travail des agents composant le service

-Participer aux réunions de service

-Superviser l’exécution des tâches des agents du service

-Initier et développer des démarches innovantes

Organiser et planifier le service

-Etre en relation avec les autorités et les partenaires internes et externes

-Assurer l’interface avec les différents services et la hiérarchie

-Procéder à l’évaluation des agents

-Assurer une ville documentaire et diffuser l’information (textes réglementaires et législatifs)

Gestion administrative :

      Assurer les formalités administratives

      Contrôler la constitution et la mise à jour des dossiers individuels des personnes détenues

      Assurer le suivi des dossiers d’orientation et des changements d’affectation

      Organiser la consultation des dossiers individuels des personnes détenues

      Contrôler l’archivage des documents

      Délivrer toutes pièces à l’autorité habilitée D.114 du CPP

      Faciliter la mise en œuvre et assurer le suivi des prélèvements biologiques

      Superviser la gestion des extractions et transfèrements des personnes détenues

      Organiser la gestion des documents pénaux afférant aux personnes détenues

 Elaborer les statistiques, des tableaux de bord :

      Statistiques hebdomadaires, mensuelles, trimestrielle et annuelles pour la DISP

      Statistiques exceptionnelles

Connaissances :
Juridiques, droit pénitentiaire, droit pénal
Environnement professionnel
Administratives
Comptabilité
  
Savoir-être :
Capacité relationnelle
Disponibilité, savoir faire preuve de rigueur et réactivité

Savoir-faire :
Rigueur et Organisation 
Prise d’initiative et Autonomie
Esprit d’analyse et de synthèse
Animation et encadrement d’équipe

Sous la responsabilité du chef d’établissement et en relation avec l’autorité judiciaire, le responsable du greffe organise le service et détermine les procédures permettant de veiller à la légalité de la mise en détention et le suivi de la situation pénale de la personne détenue. Il est le garant de la régularité de l’incarcération des personnes confiées par l’autorité judiciaire à l’administration pénitentiaire. Il peut être désigné mandataire du régisseur des comptes nominatifs pour ce qui concerne la réception des fonds des personnes détenues entrantes et le règlement des pécules des libérés. Le responsable du greffe peut être appelé à effectuer des missions ponctuelles décidées par le chef d’établissement ou l’un de ses adjoints. Le responsable de greffe est soumis aux astreintes Greffe.

Le responsable du greffe peut être amené à intervenir ponctuellement pour aider un établissement pénitentiaire et amené à dispenser des formations spécifiques au greffe.

 Gestion des situations pénales :

      Contrôle des effectifs et communication à la DISP

      Vérifier la validité des titres de détention

      Contrôler les formalités d’écrou

      Tenir à jour les registres et les fichiers du greffe

      Vérifier la mise à exécution des décisions judiciaires

      Gérer et suivre les requêtes et voies de recours

      Contrôler les titres venant à expiration

      Suivre les courriers des personnes détenues

      Suivre les courriers des autorités

      Notifier les actes concernant la population pénale

      Renseigner les personnes détenues par écrit ou audience sur la situation pénale

      Gérer, organiser et mettre en place l’archivage des dossiers pénaux

Individualisation de la peine :
      Travailler en partenariat avec le Juge d’Application des Peines et ses collaborateurs, et avec les différents services de l’établissement en vue des projets d’aménagement de peine
      Assurer le secrétariat des commissions d’application des peines
      Mettre à disposition les dossiers pénaux lors des CAP, débats contradictoires et audiences du tribunal de l’application des peines
      Exécuter et assurer le suivi des décisions prises en commission d’application des peines, tribunal d’application des peines et débats contradictoires
      Délivrer à la personne détenue les documents attestant de la régularité de la situation pénale au moment de la sortie
      Contrôler le respect des délais dans le cadre des aménagements de peines

Organisation de travail : 36h20 semaine

Restauration : : Restaurant administratif

Accessibilité en transport / Parking : Parking