Affectation administrative :

Direction Régionale des Affaires Culturelles Occitanie

CS 49020 - 5 rue de la Salle l’Évêque - 34967 MONTPELLIER cedex 2

Localisation géographique : Site de  Montpellier

Environnement professionnel :

Le ou la titulaire du poste assure ses missions sous l’autorité directe du Directeur régional et en lien avec les autres membres du Comité de direction, répartis entre les sites de Toulouse et Montpellier.

Relations hiérarchiques : N+1 : le directeur régional

Relations fonctionnelles :

En interne : avec les membres du Codir et l'ensemble des services de la Drac ;

En externe : avec l'ensemble des partenaires de la Drac.

Missions :
Sous l'autorité du Directeur régional, le (la) chef(fe) de cabinet fait partie du comité de direction. Il-elle coordonne les activités de la cellule d'appui (7 agents : 2 secrétaires de direction, 2 chargés de communication dont l’une est également chargée du Mécénat et du label Maison des Illustres, 1 chargée de communication en alternance, 1 chauffeur) et en particulier les déplacements de la direction, relations extérieures de la Drac, événementiel, protocole, presse et communication (interne et externe), dossiers réservés, dossiers internationaux, mécénat, études, synthèses et bilans des politiques publiques.

Activités principales :

·         Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de la stratégie de la Drac ;

·         Organiser et préparer les déplacements du Directeur régional ou du préfet de région (rédaction de notes d'enjeux) ou de son représentant en lien avec les deux assistants de direction et le cabinet du préfet de région (participation à la réunion "Agenda Préfet Occitanie" avec les services de la préfecture, du SGAR et les cabinets des autres directions régionales) ;

·         Préparer les notes contextualisées à l’occasion de : visites officielles, missions nationales, déplacements des préfets de départements, rencontres avec les élus, exercices inter-ministériels… ;

·         Suivre les sujets de dimension internationale impliquant la Drac comme la Quinzaine Franco-Allemande, la Quinzaine japonaise d’Occitanie ou la Semaine de l’Amérique Latine et des Caraïbes : instruction de dossiers, relais d’informations, animation de réseaux, représentation de la Drac au sein de comités pluripartites…

Rôle d'interface

·         Assurer l'animation et la coordination de l'équipe de direction (DATE/SG/SGA) via notamment l'organisation des comités de direction : préparation des ordres du jour et rédaction et diffusion des relevés de décisions ;

·         Assurer la veille de la mise en œuvre des décisions du CODIR et le rappel des échéances pour l’ensemble des membres du CODIR ;

·          Assurer l'interface entre l'équipe de direction et l'ensemble des services de la Drac , en participant à l'organisation de la gouvernance de la Drac (organisation des réunions notamment chefs de service et conseillers et de veille territoriale) et en facilitant le dialogue entre les services et la Direction ;

·         Gérer les sollicitations externes et la relation avec l’administration centrale, assurer l'interface entre la Drac et ses interlocuteurs privilégiés (préfectures des 13 départements, élus, autres directions régionales), notamment par la rédaction de notes d'enjeux et la préparation des bilatérales avec le préfet de région et les 12 autres préfets de département.

Référent distinctions honorifiques
·         Coordonner les propositions de la Drac concernant les dossiers méritant une distinction honorifique (LH, ONM et arts et lettres notamment) ;
. Assurer le suivi de ces dossiers (obtention, cérémonie, reproposition) en lien notamment avec l'administration centrale (référents distinctions honorifiques au SG et dans les DG) et les cabinets de préfecture.

Chef / cheffe de service de la cellule d'appui

· Responsable hiérarchique direct des 7 agents de la cellule, situés sur les 2 sites de Montpellier et Toulouse ;

    Chef / cheffe de service de la cellule d'appui (suite)

·         Animer le travail de la cellule d'appui, et veiller notamment :

-       avec l'appui des 2 chargés de communication (dont 1 chargé du mécénat et du label Maison des Illustres), au développement de la politique de communication de la Drac Occitanie, interne (revue de presse, intranet, flash infos…) et externe (relations avec la presse, site internet, lettre d’information, bilan annuel de l’action de la Drac régionalement et par département) ;

-       avec l'appui des 2 secrétariats de direction et du chauffeur du Drac, à la cohésion de l'équipe de direction et à la circulation de l'information, à l'organisation des déplacements du Drac et de ses adjoints ;

-       avec l'appui de l’ensemble de l’équipe, à l'organisation et à la communication d'événements ponctuels ou récurrents : nationaux (tels que les Journées européennes du Patrimoines ou de l’Architecture), locaux (tels que les cycles de conférence des « Mardis de la Drac » ou les festivals accueillis à la Drac), ou à des fins de cohésion interne (tels que des visites de terrain ou la journée annuelle des vœux, destinées aux agents).

Compétences principales mises en œuvre (savoir-faire) :

- Rédaction, synthèse ;

- Communication institutionnelle ;

- Expression orale en public ;

- Protocole, événementiel, relations publiques ;

- Encadrement y compris à distance

 
Connaissances :

-         Bonnes connaissances en matière administrative (niveau 3 : maîtrise) ;

-         Connaissances spécifiques des politiques publiques de la culture (niveau 3 : maîtrise) ;

-         Connaissances juridiques nécessaires à l’analyse de dossiers (niveau 2 : pratique) ;

-         Connaissances de l’environnement international de la Drac Occitanie.

 
Compétences comportementales (savoir être)

-         Autorité et écoute, discernement, pédagogie, diplomatie ;

-         Sens de l'analyse et de la synthèse ;

-         Capacités d’adaptation aux évolutions de l'organisation de la Drac ;

-         Rigueur, organisation, capacité d'anticipation et maîtrise des délais ;

-         Capacités à travailler de manière transversale, sens du contact et du travail en équipe ;

-         Autonomie et capacité à être force de propositions ;

-         Loyauté et capacité à rendre compte ;

-         Disponibilité, réactivité, résistance au stress.

Poste partiellement télétravaillable