Au sein de la DFAS, le service des patrimoines est chargé :
1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la gestion budgétaire ;
2/ de piloter la politique immobilière des ministères, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance ;
3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ;
4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.
Il remplit ses missions dans le cadre d 'objectifs de qualité, de service et d'efficience économique, et également de responsabilités sociale et environnementale.

Le service est composé de 8 bureaux.
La cheffe de service est assistée de 3 adjoints, chacun responsable de pôle :
- Fonctionnement courant constitué de 3 bureaux : budget des services, prestations des service et intendances.
- Politique immobilière constitué de 2 bureaux : stratégie immobilière et travaux et exploitation.
- Gestion des connaissances et des synthèses constitué de 2 bureaux : politique documentaire et archives
Le bureau de l'accueil et de la sécurité lui est directement rattaché.

Le bureau des Prestations de service est placé au sein du pôle fonctionnement courant, il est chargé d’ assurer des prestations pour l'administration centrale et les cabinets ministériels. Il s’ articule autour de 3 sections (Entretien, Soutien des services, Mobiliers et déménagement) et d'une Cellule achat et comprend 20 personnes (7 A - 7 B - 6 C).

Ces prestations recouvrent des prestations logistiques et de service. Elles sont commandées, suivies et contrôlées directement par le bureau:

- le nettoyage de différents sites ;
- l’'habillement de certaines catégories de personnels, ainsi que la location et l'entretien du linge et de vêtements professionnels ;
- l'entretien des espaces verts,et la fourniture de décoration florale ;
- la maintenance des équipements de cuisines des cabinets ministériels;
- les fournitures de bureaux et de papier ;
- les prestations de collecte et de traitement des déchets ;
- l’ organisation de prestations de manutention et de déménagement ;
- l'aménagement en mobiliers professionnels, dont des mobiliers ergonomiques ;
- la mise à disposition de prestation de traduction et interprétariat en langue étrangère, de sténotypie, de transcription écrite simultanée, d’'interprétariat en langues des signes française, de prestation traiteur.
- la mise à disposition d’'intérim de personnel de cuisine,de produits alimentaires et boisons pour les cabinets ministériels
- la prise en charge de divers « frais de représentation ».

Le(a) chargé(e) de mission du bureau des prestations assure principalement le suivi et l'animation budgétaire, administratif et de communication du bureau :

1 - Assurer le suivi budgétaire du bureau en lien avec la chefferie de bureau :
- réalisation du contrôle interne du budget du bureau (contrôle qualité des tableaux de suivi, de la soutenabilité des crédits (adéquation AE alloués / Montants maximaux / Montants dépenses...);
- analyse des dépenses et bilan de leur exécution;
- gestion des dialogues de gestion en lien avec le bureau du budget des services.

2 - Suivi des indicateurs internes ou externes au bureau (analyses des statistiques liées aux marchés du bureau, créations d'indicateurs, d'outils de suivi, gestion des enquêtes...)

3 - Rédaction du bilan du bureau en lien avec les chefs de section (données chiffrées, analyses...)

4 - Rédaction ou mise à jours de procédures en lien avec les chefs de section

5 - Mise à jour de PACO sur l'offre de services du bureau des prestations

6 - Participation aux analyses des marchés du bureau en lien avec la chefferie de bureau et le chargé de mission marché

Il pourra comporter des activités complémentaires :
1 - Mobilisation en appui des sections
2 - Représentation occasionnelle du bureau lors de réunions institutionnelles internes ou externes

Forte adaptabilité au vu de la diversité des marchés traités, rigueur et pédagogie, sens de l'organisation.

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :

- Processus budgétaires et comptables M
- Environnement administratif M
- Droit et procédures des marchés publics M
- Applications informatiques et leurs fonctionnalités (Word, Excel…) E
- Rédaction E

Savoir-être :

savoir travailler dans l’urgence M
initiative et autonomie E
Etre rigoureux et organisé E
Sens de l’analyse M
Esprit de synthèse M
Sens des relations humaines M

Savoir-faire :

Savoir évaluer et analyser les enjeux et les indicateurs M
Accompagner, conseiller M
Travailler en réseau E
Force de proposition E
Prioriser et respecter les délais M
Gérer le temps M
Faire preuve de réactivité

Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail:

1 formation marchés (selon le besoin constaté)
2 Formation bureautique : fonctions avancées de Word et d’Excel (selon le besoin constaté)

Contacts :

Philippe SAMBUSSY, chef de bureau – philippe.sambussy@sg.social.gouv.fr
Sylvie GRANGEAU, Adjointe chef de bureau sylvie.grangeau@sg.social.gouv.fr

dfas-brhag-recrutement@sg.social.gouv.fr