L’Institut français promeut la culture française à l’international en dialogue avec les cultures étrangères. Il agit au croisement des secteurs artistiques, des échanges intellectuels, de l’innovation culturelle et sociale et de la coopération linguistique. Il soutient à travers le monde la promotion de la langue française, la circulation des œuvres, des artistes et des idées.

Un poste de chargé(e) de mission administrative et juridique est à pourvoir au sein du pôle juridique convention & marchés de la direction financière juridique & informatique (DFJI) en contrat à durée indéterminée à compter du 1er avril 2022.

 Missions principales

Sous l’autorité de la responsable de pôle, le/la chargé(e) de mission administrative assure la gestion et le suivi administratifs des contrats publics, dans le respect des procédures de l’établissement et de la réglementation et la préparation de pièces juridiques simples.

Activités principales
 Dans le cadre de sa mission,le/la de chargé(e) de mission administrative en étroite collaboration avec les membres du pôle et les chargé(e)s de projet des périmètres dont il/elle a la charge, assure :

la rédaction et la transmission des courriers juridiques et toutes formes de contrats à destination des partenaires candidats, titulaires ou bénéficiaires (dont rédaction d’avenants en lien avec les chargé(e)s de projet) ;
l’interface entre l’Institut français et les bénéficiaires des contrats pour l’organisation du circuit des données administratives communiquées par les porteurs de projet faisant l’objet de contrats d’aides et de subventions (hors évaluation, services faits et certification) :
·       collecte des pièces éligibles, contrôle et vérification de leur complétude et de leur recevabilité (contrôle de premier niveau),

·       transmission au chargé(e) de mission en charge du service fait et de l’évaluation,

·       transmission au chargé(e) de mission budgétaire en charge de la certification après constatation du service fait (contrôle de second niveau).

l’établissement de bons de commande dans la base de données Filemaker en conformité avec les règles de la commande publique,
la veille sur le suivi des échéances des contrats, voire des marchés,
le référencement des prestataires et de bénéficiaires en relation avec l’agence comptable,
le suivi des validations, signatures et notifications des contrats, bons de commande,
la gestion du courrier et le classement documentaire des pièces juridiques, courriers, procès-verbaux au sein du répertoire partagé et la participation et la mise en œuvre des évolutions du dispositif des archives.
 

Compétences requises
Métier :

Connaissances des outils informatiques, bureautiques et des bases de données
Excellente gestion administrative et capacité à traiter les ressources documentaires
Connaissances juridiques générales en droit privé et public (commande publique, contrats publics, contentieux, subventions..) seront un plus

Transverses :

Aptitude à rendre compte d’un contexte, d’une contrainte, d’une complexité à sa hiérarchie
Capacité à mettre en place et tenir des tableaux de bord à jour
Maitrise de l’anglais
Connaissance de la base de données Filemaker, de l’application de dématérialisation e-marchespulics.com ou autre plateforme similaire, serait un plus
Aptitudes requises :

Appétence pour les métiers administratifs, voire juridiques,
Sens avéré de la communication relationnelle et de la diplomatie,
Aptitude au travail en équipe et en transversalité,
Discrétion, organisation, rigueur et méthode, sens de l’anticipation,
Excellente expression orale et écrite,
Réactivité.
Niveau d’étude et expériences

o   Diplômé(e) Bac + 2 (BTS+DUT) à Bac +3 de type Gestion administrative, voire carrière juridique

o   Expérience minimale de 3 ans

Expérience dans un service juridique ou de commande publique serait un

Modalités

 Les candidatures, constituées d’une lettre de motivation et d’un C.V. sont à transmettre à l’attention de Madame Mathilde Remontet, Directrice des relations humaines, avant le 25 mars 2022 à 10 heures directement sur notre site : https://www.if.institutfrancais.com/fr/recrutement
 

Votre candidature sera étudiée avec la plus grande attention et dans les meilleurs délais.
Cependant, sans nouvelles de notre part dans les 3 semaines qui suivent le dépôt de votre candidature, veuillez considérer que nous ne pouvons y donner une suite favorable malgré toutes les qualités qu’elle présente.
 

Dans le cadre de la protection de vos données personnelles : votre dossier de candidature pourra être conservé 12 mois au plus. Vous disposez d’un droit d’opposition, d’accès ou de rectification directement auprès de notre délégué à la protection des données (DPO) : dpo@institutfrancais.com