Rejoindre Université Paris Cité

 Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

La direction générale déléguée aux affaires juridiques assure la sécurité juridique des activités d’Université Paris Cité.

Missions : contentieux et précontentieux, conseil, rédaction et validation juridique des conventions hors recherche, statuts et règlements et pilotage des processus électoraux.

Institutionnel : secrétariat des instances centrales et disciplinaires de l’établissement.
Pôle dédié à la sécurisation des documents et données comprenant le service du Délégué à la protection des données, le Département des archives et la PRADA.
Engagée dans la démarche qualité de l’établissement, la DGDAJ appuie son projet de direction sur un collectif de travail solidaire. Enfin, elle valorise les complémentarités des profils de ses agents par des projets transversaux innovants au service de l’établissement. 
Régime de travail
Jusqu’à deux jours de télétravail par semaine et dispositif d’aménagement du temps de travail sur quinze jours.
50 jours de congés pour une quotité de travail de 100%.

Environnement de travail
25 agents en effectif cible, dont 14 juristes.
Localisée au pied du métro Odéon, au cœur du Quartier Latin, dans un bâtiment classé aux Monuments historiques, la direction est au plus proche de la présidence et de la direction de l’université.
Les personnels d’Université de Paris Cité bénéficient de l’accès aux services de restauration du CROUS Mabillon, aux abords immédiats du marché Saint-Germain.

Résumé du poste

Sous la responsabilité du responsable de département, vous participez à la mise en œuvre des processus d’évaluation, de collecte et de classement des archives d’un portefeuille de services de l’université, et participez aux activités de conservation et de communication des archives. Vous contribuez voire pilotez des chantiers du département des archives notamment ceux relatifs traitement des archives des services en situation de réorganisations, au pilotage de l’occupation des magasins d’archives, au pilotage du traitement de l’arriéré d’archives dans les magasins ou à l’élaboration du référentiel de gestion des documents et données de l’établissement.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

1. Collecte des archives
Auditer les services et évaluer les besoins en gestion documentaire et en archivage en concertation avec les producteurs
Coordonner la gestion documentaire et l’archivage sur un portefeuille de services
Établir des tableaux de gestion et autres outils d’harmonisation de la production documentaire (processus, procédures, guides de bonnes pratiques, notes, etc.)
Préparer et accueillir des versements.
Concevoir et animer des programmes de formation à l’archivage à destination des personnels administratifs et scientifiques.
Contribuer aux actions de conseil des services dans leurs projets de dématérialisation et d’archivage électronique

2. Classement des archives
Classer des fonds d’archives administratifs et scientifiques selon la norme ISAD-G et les règles de description archivistique
Coordonner et traiter l’arriéré d’archives dans les magasins d’archives

3. Valorisation des archives
Assurer la communication des documents aux publics internes et externes, en application des dispositions légales et dans le respect des droits des personnes et de l’accès à l’information
Accueillir les chercheurs en salle de lecture
Contribuer à la valorisation des fonds d’archives de l’université : mise en ligne d’instruments de recherche, détermination des documents pouvant être numérisés

4. Participation aux activités du service
Participer à la bonne conservation des fonds et à la gestion des magasins d’archives (mise à jour des récolements, etc.)
Participer aux activités courantes du département des archives : organisation d’éliminations et de transferts d’archives, etc.
Participer et coordonner des chantiers et projets du département des archives
Assurer une veille métier

Outils spécifiques à l’activité
- Suite logiciel bureautique (Microsoft Office, Open Office)
- Logiciel de gestion d’archives Mnesys
- Feuille de style Sosie
- Outils de traitement d’archives électroniques (ReSIP, Octave, Archifiltre)
Manutention et port de charges lourdes de manière occasionnelle
Déplacements fréquents sur site

Connaissances :

- Connaissance approfondie du cadre légal et déontologique en matière d’archives publiques
- Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche et du fonctionnement d’une université

- Une expérience en matière de gestion d’archives publiques d’au moins une année est souhaitée

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

- Maîtrise des outils de bureautique courants
- Maîtrise des règles de gestion des archives, notamment des normes en matière de collecte et de classement
- Connaissance de la méthodologie de projet
- Savoir identifier les attentes et les besoins d’un service pour proposer les solutions adaptées

 Savoir-être – Compétences comportementales :

- Curiosité intellectuelle
- Être autonome et être force de proposition
- Aptitude au travail en équipe ou en réseau
- Rigueur et sens de l’organisation, respect des délais
- Capacité d’adaptation et d’anticipation
- Être doté d’un bon relationnel et d’aisance à l’oral
- Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision