Activités du service

Le Service de la Mémoire et des Affaires culturelles (SMAC) est chargé d’inventorier, de conserver et de valoriser le patrimoine de la préfecture de Police, quelle qu’en soit la nature. Il exerce dans son domaine de compétence un rôle de contrôle, de conseil et d’expertise auprès des directions actives et administratives (75-92-93-94). C’est une entité qui, au regard de la particularité de ses missions, dispose d’une vision transversale de la Préfecture de Police. 

Le SMAC comprend le secrétariat général, le Département patrimonial, qui se compose des Archives (Pôle contrôle et collecte, Pôle logistique, conservation préventive et salle de lecture, Pôle traitement, Pôle images, mission d’appui et de gestion) et du musée, ainsi que le Département de la musique des gardiens de la paix.

Composition et effectifs du service

Le SMAC comprend au total 174 agents. Le département patrimonial est composé d’une trentaine d’agents entre le musée et les archives.

Liaisons hiérarchiques

• N+1 : la responsable des archives, adjointe au chef du département patrimonial
• N+2 : l'adjoint à la cheffe de service de la mémoire et des affaires culturelles, chef du département patrimonial

Liaisons fonctionnelles

• Avec les autres pôles des archives, notamment avec l'agent chargé de la conservation préventive
• avec les usagers des archives
• avec les autres entités du service (musée, musique et direction)
• avec les partenaires culturels extérieurs et entreprises

Vos activités principales

Sous l’autorité de la responsable des Archives, l’agent(e) sera un collaborateur direct du chef de pôle, responsable de la collecte, de l’évaluation et de la sélection des archives de la Préfecture de Police de Paris. 

Il/Elle sera principalement chargé(e) de : 

1 - Contrôler les archives publiques 

• Relations avec les producteurs et détenteurs d'archives 

- Assistance méthodologique et conseil (évaluation des besoins en intégrant la dimension mixte des documents 

(papier et électronique), définition des procédures, détermination des équipements adéquats, application des règles de conservation) 

- Visites d’audits (audit des systèmes d’informations, cartographie des applications, des données et 

production documentaires des producteurs, des lieux d’archivage), rapports de visites ; 

- Formation des agents des services versants ;

- Sensibiliser et former des producteurs de documents et données à la bonne gestion de leurs archives sur l’ensemble du cycle de vie 

• Tableaux de tri des archives publiques 

- Réalisation de tableaux de tri en partenariat avec les services et en conformité avec les dispositions légales et réglementaires, et mises à jour 

• Contrôle des éliminations des archives publiques 

- Aide à la préparation des éliminations ; 

- Vérification des bordereaux soumis au visa du conservateur ; 

- Correspondance en lien avec ce contrôle. 

2 - Préparation au transfert des versements 

- Aide à la préparation des versements ; 

- Vérification des bordereaux (conformité au tableau de tri, qualité des analyses, numérotation ...) ; 

- Préserver l’intégrité des fonds d’archives. 

Facteurs d’évolution à moyen terme 

- Accroissement des données électroniques et des données sous format numérique natif et expansion 

des supports de conservation ; 

- Prise en compte de la dimension internationale de la recherche dans la collecte des données 

3 - Classer les archives et réaliser des instruments de recherche (occasionnellement) 

4 - Accueil et orientation des chercheurs par roulement

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Déplacements fréquents dans l’ensemble des services de la PP au titre de la mission de contrôle : risques liés aux déplacements (usage du véhicule de service, usage des transports en commun, déplacements ponctuels à l’annexe situé à Créteil).
• Manutention et port de charges parfois lourdes.
• Exposition à des environnements potentiellement sales et poussiéreux.
• Contraintes horaires en fonction des horaires d’ouverture au public, astreintes horaires durant la pause du déjeuner, soit une amplitude de 9h à 17h avec une pause méridienne d’une heure.
• L’agent devra être habilité Secret.

Connaissances techniques

• Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique - à acquérir
• Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - requis
• Savoir appliquer la réglementation / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

• Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
• Savoir analyser / niveau maîtrise - requis
• Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise - requis
• Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines et de la pédagogie / niveau maîtrise - requis
• Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
• Faire preuve de rigueur et de méthode / niveau maîtrise - requis
• Discrétion et confidentialité / niveau maîtrise - requis

Autre

• Connaissance institutionnelle et administrative / niveau maîtrise - requis
• Connaissance de la législation et de la réglementation des archives publiques / niveau expert - requis
• Connaissance de normes de description des archives ISAD(G) et ISAAR - niveau expert - requis
• Connaissance du logiciel métier ARKHEIA / niveau pratique - requis

Vos perspectives

Le poste permet de développer des connaissances et compétences archivistiques, ainsi que d’avoir des responsabilités, qui seront exploitables dans d’autres services d’archives publiques et valorisables pour des concours et l’évolution de carrière

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans