MISSIONS PERMANENTES

ü  L’assistante de formation assure la gestion administrative d’une promotion (environ 270 à 300 étudiants) de la rentrée jusqu’au diplôme d’Etat soit 3 ans
ü  Elle assure la gestion administrative et financière des primo-entrants (FPC et Parcoursup)
ü  Elle gère le dossier administratif et le dossier scolaire et réalise diverses activités :

o    Dossier administratif :
§   Financement (contrat de formation, contrat d’engagement, Fongecif, Assedic, Bourse).
§   Saisie et suivi (assurance, AES, accidents de travail).
§   Suivi des paiements (frais de scolarité en relation avec la régie du CFDC).
§   Courriers divers (attestation de présence, certificat de scolarité).
§   Indemnités de stage et indemnités de transport.
§   Suivi des inscriptions sur Parcoursup, AT+ Concours et gestion des candidats.
o    Dossier scolaire :
§   Suivi des endettés.
§   Saisie sur SAP CAMPUS : stages, envoi des mails dans les services.
§   Saisie des notes, des crédits (ECTS) et des appréciations.
§   Mise en forme des récapitulatifs de notes.
§   Préparation du dossier scolaire pour le DE et/ou les instances de gouvernance (ICOGI section pédagogique, section disciplinaire et section vie étudiante).
§   Rédaction de comptes rendus.
§   Classement et archivage.
§   Informations des étudiants.
§   Reprographie.
§   Gestion du courrier (documents pédagogiques, dossiers thématiques).

MISSIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES (liste non exhaustive)
ü  Participation à la démarche qualité
ü  Surveillance des évaluations.
ü  Organisation des jurys d’oraux infirmiers et aides-soignants, saisie des notes pour les deux concours.
ü  Enquête DRESS (Statistiques des étudiants à la demande du Ministère de la Santé).
ü  Interventions régulières auprès des étudiants pour informations diverses.
ü  Participations à la formalisation de documents (conventions de stage, listes).
ü  Remise du diplôme et du dossier pédagogique à l’obtention du diplôme.
ü  Participation à diverses réunions : réunion de grande équipe, réunion secrétariat/direction.

SAVOIRS FAIRE REQUIS
Maîtriser les outils informatiques bureautiques (traitement de texte, Excel, Internet et Intranet, Outlook, Powerpoint)
Maîtriser l’application SAP Campus, AT+ concours, Parcoursup
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
Connaître les cursus de formation liés à la structure et aux référentiels de formation IFSI-IFAS.
Analyser sa pratique
Gérer son temps
Rendre compte
Travailler en équipe et en réseau
S’exprimer par oral avec aisance
S’exprimer par écrit avec rigueur
Formaliser des documents et supports de façon synthétique et claire


PRE-REQUIS

Expérience de secrétariat notamment en Centre de Formation

QUALITES REQUISES

 Discrétion, réserve, confidentialité
 Rigueur
 Capacités relationnelles, écoute, gestion des émotions
 Esprit d’initiative
 Sens de l’organisation, de l’anticipation
 Disponibilité
 Capacité à travailler en équipe
 Capacité à travailler à un rythme soutenu
 Rapidité
 Volonté d’apprendre