Informations générales
Organisme de rattachement
Sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT)
Référence
2024-1523403
Date de début de diffusion
24/04/2024
Date de parution
24/04/2024
Date limite de candidature
28/04/2024
Employeur
Services du Premier ministre
Direction des services administratifs et financiers du Premier ministre
SDSHT- Cabinet du Premier ministre
Description du poste
Versant
Fonction Publique de l'Etat
Catégorie
Catégorie B (profession intermédiaire)
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Domaine / Métier
Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction
Statut du poste
Susceptible d'être vacant
Intitulé du poste
Assistante / Assistant de direction H/F
Descriptif de l'employeur
Le Cabinet du Premier ministre est composé d'un certain nombre de conseiller(e)s, directeur(rice), chef(fe) de cabinet dont la mission est de mener à bien les différents projets du gouvernement.
Les assistant(e)s et conseiller(e)s sont rattaché(e)s administrativement à la direction des services administratifs (DSAF) et financiers, plus précisément à la sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT).
L'assistant(e) travaille au sein d'un pôle ou secrétariat, seul(e) ou en binôme ou avec un nombre plus important d'assistant(e)s.
Il (elle) travaille généralement en brigade, sur un volume horaire de 35h/semaine avec des horaires de brigades, qui varient selon les pôles et secrétariats.
Description du poste
L'assistant(e) assure ses missions au sein d'un pôle (secrétariat particulier ou secrétariat de directeur(rice)/chef(e) de cabinet /directeur(rice) de cabinet adjoint(e) ou de chef(fe) de Cabinet ou de conseiller(e)s).
Il (elle) aura pour missions principales :
· La gestion des rendez-vous et planning d'un haut responsable ;
· L'accueil téléphonique, le filtrage d'appels ;
· Les liaisons en interne et externe ;
· La préparation et l'organisation de réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) ;
· La conception et rédaction de courriers, rapports, notes ;
· Le traitement du courrier et la gestion de la messagerie électronique de son pôle ;
· Le traitement et transmission des décisions, notes, contrats en interne et en externe ;
· La prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction ;
· Liste non-exhaustive - les missions varier selon les secrétariats et pôles.
Conditions particulières d'exercice
L'entrée et le travail sur site font l'objet d'une procédure d'autorisation/accréditation par la gendarmerie. Elle est préalable à toute signature de contrat.
Poste soumis à habilitation.
Descriptif du profil recherché
Titulaire d'un BTS ou équivalent, vous justifiez d'expériences d'au moins 3 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquises dans un cabinet ministériel.
Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint…).
Vous faites preuve d'esprit d'équipe, de qualités relationnelles, de discrétion professionnelle, de dynamisme, de réactivité, de rigueur et d'organisation.
Connaissances :
· Techniques de secrétariat bureautique, classement et archivage ;
· Outils bureautiques (pack office), outils de communication informatique (Messagerie, Internet,…) ;
· Environnement professionnel (éléments de culture administrative notamment du secteur public) ;
· Expérience en assistanat de Cabinet souhaitée.
Savoir-faire :
· excellentes compétences en expression orale et écrite
· S'adapter aux différents interlocuteurs, filtrer et orienter les informations ;
· Gérer des dossiers et informations sensibles ou confidentiels, rédiger et mettre en forme des documents.
Savoir-être :
· Disponibilité, Discrétion, sens du travail en équipe ;
· Dynamisme et réactivité, sens de l'organisation.
Informations complémentaires
Télétravail possible
Non
Management
Non
Pays
Localisation du poste
Europe, France, Île-de-France, Paris (75)
Géolocalisation du poste
Sites de Matignon - rue de Varenne - 75007 PARIS
Lieu d'affectation (sans géolocalisation)
Sites de Matignon - rue de Varenne - 75007 PARIS
Critères candidat
Documents à transmettre
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Demandeur
Date de vacance de l'emploi
25/03/2024