Informations générales
Organisme de rattachement
Agence Régionale de Santé Martinique (ARS Martinique)
Référence
ARS_2024-4113
Date de début de diffusion
19/04/2024
Date de parution
02/05/2024
Description du poste
Versant
Fonction Publique de l'Etat
Catégorie
Catégorie B (profession intermédiaire)
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Domaine / Métier
Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction
Statut du poste
Susceptible d'être vacant
Intitulé du poste
Assistante / assistant de direction DOSA H/F
Description du poste
Encadrement : Oui Non X
Nombre de personnes à encadrer (répartition par catégorie) : 0
Missions et activités principales du poste :
Organiser pour la direction de l’offre de soins et de l’autonomie la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liés au fonctionnement du service et au suivi des dossiers.
Proposer une organisation du secrétariat de direction et assurer le fonctionnement de ce dernier dans le respect des processus établis.
Activités principales : Organiser et assurer un fonctionnement du secrétariat de direction en cohérence avec les procédures administratives couramment appliquées dans les services de l’Etat
-Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, téléphone, Internet …)
-Suivre le tableau de bord des échéances et évènements de la DGARS
-Réaliser les travaux bureautiques et administratifs (courriers, tableaux, numérisation de document, photocopies, reliures, tri, classement, archivage)
-Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions du service (convocations, vérification des participations, réservation de salles, préparation des comptes rendus et relevés de décisions, suivi des actions)
-Organiser les réunions avec les partenaires extérieurs (réservation de salle, convocations, préparation de fonds de dossier, feuille d’émargement ,..)
-Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature en veillant à l’application de la charte graphique du ministère et des règles administratives
-Assurer un suivi particulier des parapheurs en lien avec les procédures comptables (sur le budget principal comme sur le budget annexe)
-Utiliser le logiciel spécifique de la Préfecture pour l’enregistrement des arrêtés au Recueil des Actes Administratifs
-Assurer la gestion du planning collectif des absences des agents du service
-Reproduire et diffuser les documents au sein des services
-Référente archives : Favoriser la dynamique de traitement des archives auprès des agents producteurs
-Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures du service
-Référent enquête SOLEN
-En lien avec les services des Directions Déléguées aux Ressources Internes et aux Ressources Humaines, s’assurer de la mise à disposition des ressources et droits d’accès nécessaires pour l’entrée et la sortie d’agents :
o Organiser l’arrivée des nouveaux agents : solliciter les services internes et centraliser les informations nécessaires à l’installation de l’agent (bureau, matériel, compte de messagerie, téléphonie, accès réseau, documentation, etc)
o Organiser la sortie de l’effectif : centraliser la restitution de matériels, clés, badges etc
Partenaires institutionnels :
Autres administrations, collectivités, opérateurs du système de santé
Spécificités du poste / Contraintes :
Disponibilité, adaptabilité, discrétion et réserve professionnelle
Descriptif du profil recherché
Connaissances :
Maîtrise de l’environnement institutionnel et administratif
Environnement administratif, institutionnel (organisation, fonctionnement et missions des services de l’Etat dans le champ de la santé)
Techniques administratives et bureautiques Méthodes de classement et versement aux archives
Savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise de la prise de notes
Capacité rédactionnelle
Capacité d’organisation et de méthode
Maîtrise du classement et de l’archivage
Savoir être :
Capacité d’adaptation et d’organisation
Prise d’initiative
Disponibilité
Sens relationnel
Discrétion
Expérience professionnelle :
x Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine.
x Une expérience dans le domaine de l’assistanat de direction est requise.
Temps plein
Oui
Pays
Localisation du poste
Europe, France, DOM, Martinique (972)
Géolocalisation du poste
FORT DE FRANCE
Demandeur
Date de vacance de l'emploi
27/05/2024