Ministère de l’Education Nationale et de la Jeunesse

Ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche

Ministère des Sports, des jeux Olympiques et Paralympiques

Au service des cabinets des ministres, le bureau des cabinets assure les missions suivantes sur 3 sites (Grenelle, Descartes et Avenue de France) :

- Coordonner et suivre les dossiers relatifs à la gestion des personnels et au fonctionnement général du bureau des cabinets

- Répondre aux courriers des citoyens des élus ainsi qu’aux correspondances réservées

- Contrôler et traiter les questions parlementaires en relation avec les directions du ministère et les membres des cabinets

- Vérifier et envoyer l’ensemble des textes réglementaires au SGG puis veiller à leur publication au JO et/ou au BO

- Gérer et suivre l’attribution des distinctions honorifiques : Légion d’Honneur, Ordre national du Mérite, Palmes académiques et Médaille de la jeunesse, des sports et de l’engament associatif (MJSEA)

- Participer aux groupes de travail interministériel sur les évolutions des outils de dématérialisation (Solon, Réponse)

Le/La secrétaire assiste la ministre dans l’organisation quotidienne de son travail et contribue au bon déroulement des activités en assurant, en brigade, les fonctions suivantes :

· Accueil physique et téléphonique de personnalités (contacts permanents avec l’Elysée et Matignon, etc…)

· Gestion des appels téléphoniques

· Assure le lien avec les autres secrétariats de la structure

· Réception et enregistrement des courriers papier et électronique ; évaluation des urgences

· Enregistrement des notes destinées à la Ministre, soumises au visa du directeur du cabinet et du directeur de cabinet adjoint;

· Relecture systématique de tous les courriers et réorientation éventuelle ;

· Corrections de forme (orthographe, présentation non conforme etc…) ;

· Rédaction de lettres de remerciements (livres et invitations) ;

· Gestion de l’agenda (mise à jour quotidienne) et prise de rendez-vous

· Gestion et suivi des convocations aux réunions, enregistrement sur un tableau mis à jour quotidiennement puis orientation vers les conseillers concernés, par voie électronique ;

· Réservation des salles, envoi des convocations et mise à jour du fichier électronique;

· Classement et archivage

L’activité d’un secrétariat particulier ministériel nécessite entre autres une grande disponibilité.

CONNAISSANCES ET COMPETENCES

Techniques de communication

Modes de fonctionnement des administrations publiques

Connaître l’environnement professionnel

Avoir des compétences en informatique : bureautique

Techniques de secrétariat bureautique

Classement et archivage

SAVOIR FAIRE

Apporter une réponse personnalisée

Réaliser des synthèses

Rédiger et mettre en forme les documents

Évaluer et hiérarchiser des besoins

Structurer son travail

Savoir planifier et respecter les délais

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l’activité

Savoir gérer les aléas

S’adapter aux différents interlocuteurs

Filtrer et orienter les informations

SAVOIR ÊTRE

Sens de la confidentialité

Sens de l’initiative

Capacité d’adaptation

Sens de l’organisation

Réactivité

Sens relationnel

Savoir accueillir

Savoir s’exprimer oralement

Être rigoureux

Être autonome

Esprit de synthèse

Aucune candidature en ligne ne sera prise en compte. Veuillez contacter le service recruteur.

Les dossiers de candidatures, constitués d'un CV et d'une lettre de motivation, doivent parvenir par courriel aux adresses suivantes :

alexandre.asseo@education.gouv.fr

philippe.personne@education.gouv.fr

jean-jacques.ladvie@education.gouv.fr