Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

La personne recrutée assistera deux chargées de projets et un chargé de coopération internationale dans la gestion de 3 masters conjoints Erasmus Mundus gérés par la Faculté des Sciences d’Orsay :

• SERP master-serp.eu
• LASCALA master-lascala.eu
• QUARMEN master-quarmen.eu

La personne recrutée travaillera en étroite relation avec les agents du Pôle Relations Internationales de la Faculté des Sciences, les services administratifs de l’Université Paris-Saclay (Service Budget et Finances, Agence Comptable, Divisions des Formations & Scolarité, Direction des Relations Internationales, etc.) ainsi que les coordinateurs scientifiques des projets.

Activités principales de l’agent :

- Assurer le suivi pédagogique des masters Erasmus Mundus :

• Récupérer les notes en interne et auprès des partenaires étrangers, établir la correspondance des notes entre pays partenaires
• Saisir les résultats dans le logiciel Apogée, éditer les relevés de notes et autres documents pédagogiques, établir des traductions si nécessaire
• Participer aux réunions pédagogiques, à l’élaboration des emplois du temps, à la réservation des salles et à l’organisation des examens
• Diffuser des offres de stages, établir les conventions de stages
• Planifier et organiser les soutenances de stage
• Préparer les dossiers d’heures complémentaires de cours

- Assurer le suivi de la gestion financière (préparer et suivre les commandes), organiser les missions des agents de l’université et des partenaires étrangers (prise de billets et réservation d’hôtels)

- Organiser le suivi des candidatures et de la sélection des étudiants (vérification des dossiers, relance)

- Fournir une aide à l’inscription des étudiants internationaux (préinscription, prise de rdv, contrôle des documents)

- Préparer des documents et certificats nécessaires aux démarches administratives des étudiants internationaux (pour les demandes de logement, de visa/permis de séjour)

- Accompagner la mobilité des étudiants internationaux

- Participer à la promotion des masters et à la gestion des réseaux sociaux

- Aider à l’organisation des évènements (conférences et séminaires, remise des diplômes, écoles d’été, évènements culturels)

- Assurer l'assistance logistique et technique du service et des cours

- Répondre aux demandes d’information en interne (services administratifs, étudiants) et en externe (candidats, partenaires)

- Gérer, diffuser et archiver les informations et la documentation relevant de ces activités

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Formation BAC+2 type DUT, BTS

Connaissance, savoir :

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur français et européen
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Connaissance des outils informatiques et de communication les plus courants

Compétences opérationnelles :

• Avoir une bonne capacité rédactionnelle
• Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles
• Savoir gérer les situations d’urgence
• Savoir gérer plusieurs activités en parallèle dans des délais contraints
• Etre capable d’apprendre rapidement
  savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
• Savoir gérer plusieurs dossiers en parallèle
• Savoir appliquer des procédures et des règles

Compétences comportementales :

• Sens de l’organisation
• Autonomie
• Capacité d’adaptation
• Sens relationnel et diplomatie
• Rigueur
• Sens critique