Contexte du recrutement

Sous l'autorité de la Présidente, la Direction Générale des Services assure la direction, la coordination et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l'université. Elle contribue à l'élaboration de la politique d'établissement dont elle assure la mise en oeuvre opérationnelle.L'assistant·e de la directrice générale des services participe à l'optimisation de la gestion des activités menées par l'équipe de direction de l'université.
L'équipe d'appui administratif de la Présidence/Direction Générale des Services est composée de l'assistante de la Présidente, de l'assistant·e de la directrice générale des services, d'une chargée d'affaires administratives et de deux personnels d'accueil. Placé·e sous l'autorité hiérarchique directe de la DGS, l'assistant·e assure ses missions en binôme avec l'assistante de la Présidente.

Missions

1. Assurer le secrétariat de la directrice générale des services
- Gérer l'agenda : planifier les rendez-vous, programmer et organiser les réunions - y compris sur le plan logistique -, préparer les fonds de dossier, assurer le suivi,
- Prendre en charge, avec les directions support concernées, l'organisation et le suivi du Comité Social d'Administration et de la Formation Spécialisée, rédiger les compte-rendus de cette dernière,
- Assurer le traitement et le suivi du courrier institutionnel,
- Gérer la boite mail direction.générale : filtrer, orienter, renseigner, rappeler, préparer des réponses,- Assurer l'accueil physique et téléphonique : écouter et orienter les interlocuteurs internes et externes,
- Planifier et organiser les déplacements, assurer le suivi des frais de mission.
2. Assurer le binôme avec l'assistante de la Présidente
Le binôme partage la responsabilité du bon fonctionnement du secrétariat de direction :
- échanger les informations pour avoir une connaissance mutuelle de l'avancement des dossiers
- venir mutuellement en appui des activités, se remplacer quand nécessaire
3. Assurer le secrétariat de la cellule de crise
Possibilité de prendre en charge la mission d'assistant·e de prévention

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision d'une université
Connaissances de base en gestion administrative dans le contexte de la fonction publique.
Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique.
Maîtrise des logiciels courants de bureautique.

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Compréhension des enjeux et hiérarchisation des priorités.
Compréhension, analyse et gestion des informations.
Sens de l'organisation et des capacités d'adaptation.
Sens aigu de la confidentialité.
Capacité à proposer des améliorations.
Bonnes qualités rédactionnelles (style, syntaxe et orthographe).

SAVOIRS ÊTRE

Très bonnes capacités relationnelles.
Capacité à travailler en équipe.
Polyvalence.
Disponibilité, réactivité.