L’éducation nationale est le 1er employeur public de France et l’Académie de Dijon, le 1er employeur de proximité au sein des 4 départements qui la composent (Côte-d’Or, Nièvre, Saône-et-Loire et Yonne).

Elle emploie 27 000 personnels et scolarise près de 140 000 écoliers du 1er degré dans 1 796 écoles, et près de 130 000 élèves du 2nd degré dans 60 lycées et lycées professionnels (public et privé), 3 établissements régionaux d’enseignement adapté et 183 collèges (public et privé).

L’académie compte également 45 700 étudiants (classe prépa, BTS et Université) et 8 900 apprentis.

Les valeurs républicaines, la laïcité, la citoyenneté, la culture de l’engagement et la lutte contre toutes les formes de discrimination, au service d’une école inclusive et de l’accompagnement de chaque élève dans son propre domaine d’excellence, sont au cœur de la mission de tous ses agents.

N’hésitez-pas à rejoindre la maison éducation nationale !

En savoir plus sur : www.ac-dijon.fr

L'assistant(e) de direction de la DPE assure une mission d’accompagnement et d’assistance administrative dans les travaux de gestion et de pilotage de la division. Il ou elle joue un rôle essentiel dans le traitement et la diffusion en interne et en externe des informations concernant le domaine de compétences de la division, comme dans l'accueil et l'orientation des usagers de celle-ci. Pôle central au sein de la division, il ou elle assure un rôle pivot dans le relai des informations entre le chef de la DPE et les quatre bureaux de gestion.

 L'assistant(e) de direction est directement rattaché(e) au chef de la DPE.

Missions du poste :

Assistance administrative.

Organisation de l'information au sein de la division (50 agents répartis en 4 bureaux de gestion).

Orientation des usagers, des interlocuteurs internes et externes, filtrage des sollicitations, réponses aux questions (premier niveau de traitement et interface avec les bureaux de gestion).

Réception, diffusion et suivi du courrier papier et électronique de la division.
Mise en forme et diffusion de documents, organisation de visio-conférences.

Archivage physique de dossiers (logiciel ARCAD).

Mise à jour des listes de diffusion des organisations syndicales (OS-TIC) en lien avec les services informatiques.

Contribution à l’élaboration de calendriers de gestion.

Appui aux missions de la DPAES en cas de besoin.

Activités du poste :

Accueil physique et téléphonique.

Mise en forme et diffusion de circulaires, arrêtés, courriers, correspondances, bordereaux, convocations, etc.

Suivi de l'agenda, gestion des communications et organisation des rendez-vous et des déplacements du chef de division.

Diffusion des informations émanant de la DPE au sein du rectorat, des services départementaux, des EPLE et de l’enseignement supérieur.

Suivi et mise à jour du calendrier institutionnel de gestion, préparation des convocations aux commissions paritaires dont la DPE assure le secrétariat (CAPA, CCP), vérification de la parité et du quorum.

Mise à jour des arrêtés de composition des CAPA et des CCP.

Mise en ligne des fiches de postes sur le site « rejoindre l’éducation nationale » ou sur d’autres sites collaboratifs.

Assistance administrative pour les élections professionnelles (vote électronique).

Suivi des congés de l’ensemble des personnels de la DPE (50 agents) sur l’application informatique dédiée.

Gestion des contenus déposés sur le portail intranet du rectorat (espace documentaire) au titre du champ de compétence de la DPE.

Rôle de veille pour la remontée des informations vers le chef de division et les cheffes de bureaux.

Principaux programmes, processus et calendrier annuel de travail du poste :

Utilisation des SIRH académiques (EPP, Renoir’RH, AGAPE et SIRHEN)

Utilisation quotidienne de l’agenda électronique et du courrier électronique.

Utilisation de logiciels de suivi (Cépages, Oxygène, Visio-agents)

Environnement du poste :

Relations avec le secrétariat général du rectorat, les autres divisions, les corps d'inspection, les EPLE, les organisations syndicales, le ministère et les usagers du service (enseignants, autres personnels, parents d’élèves).

Au sein de la division, relation directe avec le chef de division qu’il ou elle assiste ainsi qu’avec les cheffes de bureau.

Contraintes de service liées aux horaires de travail sur les périodes de suractivité, au fonctionnement du secrétariat pendant les congés et à la confidentialité des dossiers.

Multiplicité et diversité des interlocuteurs.

Courtoisie et réactivité dans les échanges internes et externes.

Sens de l'accueil et de l'écoute, discrétion professionnelle.

Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement d’un rectorat.

Connaissance de la réglementation applicable dans le domaine de la gestion des ressources humaines au sein d’une entité administrative (notions de droit administratif, statut général de la fonction publique, etc.).

Sens de l'anticipation et de l'organisation, prise d’initiative.

Rapidité d’exécution

Aptitude à percevoir les enjeux d'une situation et à rendre compte.
Aptitude à la rédaction administrative.
Bonne connaissance des outils bureautiques courants (Word, Excel, etc.).
Sensibilité aux nouvelles technologies : courrier électronique, web,…

Disponibilité horaire, adaptabilité.

Le dossier de candidature, constitué d'un Curriculum Vitae, d'une lettre de motivations, et de la Copie du dernier bulletin de paie et du dernier entretien d’évaluation, le cas échéant doit être adressé pour le 27 mai 2024 au plus tard  par courrier électronique aux adresses suivantes :

resp.dpe@ac-dijon.fr

resp.dpaes@ac-dijon.fr

dpaes@ac-dijon.fr

Personnes à contacter :

Pierre-Etienne THEPENIER, chef de la division  - 03 80 44 86 31

resp.dpe@ac-dijon.fr