L’ESPCI PARIS PSL est une école d'ingénieurs, intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an) et reconnue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets / mois, 3 start-ups / an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 postdoctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. Elle défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, associatif, de ses étudiants.

L’ESPCI fait partie de l'Université Paris Sciences & Lettres. N° 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).

L’ESPCI est engagée dans un projet de rénovation de son campus parisien, elle sera un des sites scientifiques les plus moderne de Paris.

L’assistant.e administratif.ve à la Direction des Etudes est placé.e sous l’autorité hiérarchique du Directeur des Etudes. Il.Elle est placé(e) sous la coordination scolarité à la Direction des Etudes.

Elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses tâches au sein de la Direction des études et devra s’approprier l’usage des logiciels spécifiques (Oasis/ CIRIL).

o Gestion administrative et logistique à l’enseignement :

–  Accueil des enseignants vacataire et titulaire (création de compte, badge)
–  Rédaction, réception et archivage de documents administratifs des enseignants, vacataire
–  Traitement des demandes de vacations (report dans le tableau de service, et validation des vacations)
–  Organisation logistique des examens et des cours (réservation de salles, communication du planning, gestion de l’emploi du temps)

o Soutien logistique et administratif aux langues :

–  Préparation et surveillance des tests et examens de langues (TOEIC, FLE)
–  Tri, classement, scan et archivage des donnés et documents liés aux langues dans le logiciel de scolarité et le partage de la direction des études

o Gestion administrative et logistique à la scolarité des élèves ingénieurs ou des étudiants des masters en lien avec PSL et d’autres institutions :

–  Traitement des demandes administratifs (réception et rédaction des documents administratifs)
–  Tri, classement, scan et archivage des documents et données dans le logiciel de scolarité et le partage de la direction des études (notes, conventions d’échange …)

o Gestion administrative et logistique au sein du service :

–  Préparation et organisation de réunions/conseils et des évènements (audit, remise des diplôme …)

Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

Compétences (savoir-faire) :
• Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)
• Appétence pour les chiffres
• Polyvalence sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)

Savoir être :
• Capacité d’adaptation et d’organisation
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Autonomie
• Très bonnes qualités relationnelles
• Travail en équipe

Filière : Administrative
Corps : Adjoints administratifs

Le poste est à pourvoir :
• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques ;
• par voie contractuelle pour une durée d’un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.