Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), l’université de Tours est la première université de la région Centre-Val de Loire. Elle propose une offre de formation large, pluridisciplinaire, et interdisciplinaire, une recherche d’excellence reconnue, une fondation universitaire (la fondation Rabelais), et un budget annuel consolidé de 215 millions d’euros.

C’est aussi un établissement inscrit dans un environnement régional dynamique, connu pour la qualité de vie qu’il offre à ses habitants. Dans ce cadre, l’université de Tours se présente comme une université citoyenne, aux valeurs humanistes, socialement engagée, éthiquement responsable.

Elle compte 8 composantes (UFR : Unités de Formation et de Recherche), 2 Instituts Universitaires de Technologie (IUT), 1 école interne d’ingénieurs polytechnique et 1 Institut d’Administration des Entreprises, qui rassemblent 30 000 étudiantes et étudiants.

Forte de 36 unités de recherche labellisées et reconnues nationalement et internationalement, elle participe à la structuration régionale de la recherche.
L'université emploie aujourd'hui plus de 1200 personnels ingénieurs, administratifs, techniques, sociaux et de santé et des bibliothèques et plus de 1400 enseignants chercheurs.

Pour accompagner son développement, l'université de Tours recrute chaque année de nouveaux talents.

Le service commun de formation continue de l’université de Tours, composé d’une dizaine d’agents, vient en soutien aux antennes de formation continue et aux équipes pédagogiques dans les composantes de l’université.

Il est garant du pilotage de l’activité de formation professionnelle continue et de la coordination de l’apprentissage de l’université.

Celle-ci accueille plus de 1500 stagiaires de formation continue / an (répartition par composante : 50% en médecine + 25% en ASH et L&L + le reste principalement en DESS) que ce soit dans des formations en groupe spécifique (près de 90% des stagiaires) ou dans des formations LMD avec les étudiants en formation initiale (10%).

Elle accueille également près de 1500 apprentis / an.

Mission principale :

L’assistant administratif (F/H) a pour mission principale de renforcer les équipes dans les antennes de formation continue de l’université de Tours, pour des tâches administratives courantes

Activités :

RÉALISATION DES INSCRIPTIONS, DES TACHES ADMINISTRATIVES ET CONTRIBUTION A ORGANISER LES ACTIONS DE FORMATION :

• Utilisation des logiciels internes :
  o Inscription des stagiaires sur APOGEE et édition des cartes Atout Centre et envoi aux stagiaires
  o Dépôt des conventions, contrats, émargements et attestations d’assiduité sur la GED EDITIC
  o Saisie des clients sur FCA Manager
• Création de tableaux de suivi et mise à jour des tableaux de l’année précédente
• Création de trombinoscopes
• Suivi de l’assiduité des stagiaires, élaboration des certificats de réalisation
Réalisation de courriers
• Archivage et classement
• Envoi de diplômes
• Préparation des kits d'accueil
• Préparation des dossiers stagiaires

Position dans la structure : Poste rattaché à la Directrice Adjointe – Coordinatrice du Pôle gestion des formations

Encadrement : NON

Contraintes particulières :
Déplacement sur 4 sites :
• Service de Formation Continue- Université de TOURS - 60 rue du Plat d’Etain 37000 TOURS
• Antenne de Formation Continue Portalis – UFR de Droit, économie, sciences sociales 37000 TOURS
• Antenne de Formation Continue Tanneurs – UFR de Arts et Sciences humaines et UFR Lettres et Langues 37000 TOURS
• Antenne de Formation Continue Tonnellé – UFR de Médecine 37000 TOURS

SAVOIRS-FAIRE :
• Maîtriser les outils de gestion bureautique classique
• Apprendre puis maîtriser rapidement les logiciels internes
• Savoir organiser, hiérarchiser et planifier ses activités
• Savoir identifier et appliquer les procédures administratives
• Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées

SAVOIRS-ETRE :
• Réactivité, disponibilité et discrétion
• Être autonome, savoir référer à la hiérarchie
• Faire preuve de grandes capacités d’adaptation

Pour tout renseignement sur le poste, vous pouvez contacter le service de formation continue : formation-continue@univ-tours.fr

Pour tout renseignement sur la procédure de recrutement, vous pouvez contacter la DRH : recrutement.drh@univ-tours.fr

Dossier de candidature : 

Interne : Fiche de voeux, CV (sans photo), dernier entretien professionnel et un entretien professionnel des années précédentes au choix de l'agent
Externe : CV (sans photo), lettre de motivation

Prise de fonction :
- du 1er juillet 2024 au 24 juillet 2024
- du 19 aout 2024 au 31 décembre 2024