L’Université de Bretagne Occidentale est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), riche de sa diversité en termes de domaines de formations et de champs de recherche.
Elle œuvre pour la production du savoir, sa transmission et sa valorisation. Engagée au cœur de la cité, elle contribue à la formation de citoyens et de citoyennes libres et responsables, dans le respect des valeurs humanistes : la responsabilité, le respect, l’intégrité, l’inclusion et la solidarité.
Forte des 23 00 étudiants, 1 300 enseignants-chercheurs et chercheurs et 900 personnels administratifs et techniques qui la font vivre au quotidien, l’UBO réussit le pari d’être une université de proximité, tout en rayonnant au niveau national et international. Elle figure en bonne place de deux classements internationaux qui font référence pour les universités dans le monde : le classement thématique de Shanghai, où elle est classée dans 8 disciplines et se démarque particulièrement en océanographie avec la 5e place mondiale, et le Times Higher Education (THE), où elle se positionne dans la première moitié du classement dans 8 catégories, parmi les 1900 universités classées.

LE SERVICE ET L’ÉQUIPE

Dans le cadre de son activité de formation, l’Université de Bretagne Occidentale (UBO) est constituée de différentes Composantes qui regroupent 6 facultés (ou Unités de Formation et de Recherche), 6 Instituts, 3 écoles et 11 écoles doctorales.
L’ensemble de ces Composantes de l’UBO disposent de services administratifs dans lesquels œuvrent au quotidien des équipes soudées de personnels administratifs qui interviennent dans un vaste champ d’activités au service des enseignants et de l’épanouissement des étudiants.
Dans le cadre de sa rentrée universitaire 2024-2025, l’UBO recrute des gestionnaires de scolarité, des gestionnaires de laboratoire, des adjoints administratifs F/H pour rejoindre les services administratifs de ses facultés, laboratoires de recherche ou services support.

LE POSTE ET LES MISSIONS

Votre mission principale ?
Vous serez en charge de la gestion administrative et/ou financière ainsi que des opérations de gestion courante dans les domaines suivants : scolarité, secrétariat, gestion financière et comptable, gestion administrative.
Vos activités ?
- Vous accueillez et informez un public varié (étudiants, enseignants, personnels, interlocuteurs externes) : accueil physique, téléphonique et électronique.
- Vous réalisez des tâches de secrétariat courant : rédaction de documents divers (courriers, mails, compte-rendu de réunions, ordres du jour, rapports...), mise en forme et maquettage, classement et archivage des dossiers.
- Vous effectuez les inscriptions administratives et/ou les inscriptions pédagogiques des étudiants.
- Vous gérez les tâches relatives au suivi pédagogique des étudiants ainsi qu’ aux aspects logistiques des cours, examens et jurys.
- Vous planifiez et organisez les réunions, rendez-vous et déplacements des divers encadrants de la structure
- Vous renseignez des tableaux de suivi des activités d’un service ou d’une direction et mettez à jour des bases de données dédiées à un domaine de gestion.
- Vous participez à l’instruction de dossiers relatifs à l’activité des Directeurs/ Chefs de service F/H à travers la prise en charge des aspects administratifs et logistiques.
- Vous assurez la circulation de l’information entre Directeurs / Chefs de service F/H, équipes de la structure, autres services et partenaires extérieurs.
-Vous préparez les demandes d’achat du service et assurer la réception des commandes.
- Vous participez au suivi financier du budget de la structure et/ou de projets.

VOTRE PROFIL

Titulaire d’un niveau diplôme homologué niveau 3 (CAP, BEP), vous maitrisez les outils de bureautique (Word et Exel) et disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l’utilisation de logiciels.
Vous avez idéalement une connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur (et des dispositifs de formation) et êtes reconnu(e) pour votre capacité à intégrer rapidement des procédures.
Vous devrez faire preuve d’écoute, de réactivité et d’adaptation face aux sollicitations d’un public varié.
Vous appréciez être polyvalent(e) et multitâches.
Rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer vos priorités et les documents dans des fichiers partagés.
Vous avez de réelles capacités rédactionnelles et êtes à l’aise avec des données chiffrées.
Doté(e) d’un excellent relationnel, vous avez le sens de l’accueil et aimez travaillez en équipe.

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

• Intégrez une université innovante, internationale, qui dispense une recherche pluridisciplinaire de pointe.
• Partagez les valeurs fortes du service public : continuité, engagement, intégrité, loyauté, neutralité et respect.
• Rejoignez un établissement handi-accueillant, attaché à la mixité, à la diversité et engagé dans la promotion de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.
• Passez à l’Ouest et bénéficiez d’un cadre de vie exceptionnel : pour en savoir plus sur Brest, classée 9e ville de France où il fait bon vivre, rendez-vous sur Brest, l’esprit libre.

Nos atouts :
• Formation, accompagnement dans votre parcours professionnel, préparation aux concours de la fonction publique
• Signataire de la charte de la parentalité
• Possibilité de travailler en 4,5 jours
• Possibilité de télétravailler à compter de 3 mois d’ancienneté (selon conditions)
• 45 jours de congés annuels
• Accès au restaurant universitaire
• Prestations interministérielles d’action sociale : chèque CESU garde d’enfants, chèques vacances, aide au transport, aide pour la mutuelle santé
• Vie sociale : orchestre universitaire renommé, bricothèque, jardin partagé, ateliers de conversation, couture, théâtre, cercle des lecteurs
• Loisirs et Culture : + 50 activités sportives au choix, expositions UBO, carte Cezam…

Pour mieux nous connaître :
Découvrez notre vidéo de présentation de l’UBO : https://www.youtube.com/watch?v=Lp7zykYx65c
Visitez notr