MISSIONS DU SERVICE

Au sein de la DFAS, le service des patrimoines est chargé :
1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la gestion budgétaire ;
2/ de piloter la politique immobilière des ministères, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance ;
3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ;
4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.
Il remplit ses missions dans le cadre d 'objectifs de qualité, de service et d'efficience économique, et également de responsabilités sociale et environnementale.

Le service est composé de 8 bureaux.
La cheffe de service est assistée de 3 adjoints, chacun responsable de pôle :
- Fonctionnement courant constitué de 3 bureaux : budget des services, prestations des services et intendances ;
- Politique immobilière constitué de 2 bureaux : stratégie immobilière et travaux et exploitation ;
- Gestion des connaissances et des synthèses constitué de 2 bureaux : politique documentaire et archives ;
Le bureau de l'accueil et de la sécurité lui est directement rattaché.

Le bureau des archives (ARCH) est chargé de la collecte, de la gestion, de la conservation, de la communication et de la mise en valeur des archives publiques de l’administration centrale, des établissements publics, agences, comités et associations sous tutelle, en application du code du patrimoine (Livre II Archives).

Effectif du bureau (répartition par catégorie) : 19 agents dont 9 A (2 agents Culture), 2 B, 8 C

ACTIVITES PRINCIPALES :

Sous l’autorité de la cheffe du bureau, l’archiviste responsable des traitements et de la valorisation organise et pilote les activités du bureau en matière de traitement et de valorisation.
- élaboration et suivi du programme annuel de versement aux Archives nationales (papier, électronique) ;
- relations avec le Pôle Affaires sociales des Archives nationales : préparation et participation aux bilatérales, validation des instruments de recherche ;
- appui, accompagnement et contrôle des projets de versements des opérateurs sur support papier, contrôle et validation des instruments de recherche ;
- accompagnement et contrôle des projets de versements d'archives bureautiques des opérateurs (formation, validation) ;
- traitements d'archives papier et électroniques complexes pour transfert aux Archives nationales ;
- orientation et accueil des chercheurs (états des fonds, instructions des demandes d'accès par dérogation, organisation de l'accueil des chercheurs) ;
- recherches administratives complexes ;
- instruction des demandes d'accès par dérogation ;
- contribution à l'élaboration et à la mise à jour des référentiels internes en matière de traitement (guides pratiques, etc.) ;
- contribuer à la valorisation des fonds d'archives des ministères sociaux et de leurs opérateurs.

L'archiviste responsable des traitements et de la valorisation assure un rôle d'expert en matière de traitement d'archives définitives auprès des archivistes du bureau. Elle/il peut être amené à encadrer des stagiaires et vacataires.

ACTIVITES ANNEXES :

En tant que de besoin, l'archiviste participe à des opérations de collecte exceptionnelles ou en urgence (cabinets ministériels, déménagements...).

- port de charge, manipulations répétées de dossiers ;
- travail en sous-sol et pièces sans lumière naturelle (locaux d'archives) ;
- déplacements en Ile-de-France (siège des opérateurs, Archives nationales).

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

CONNAISSANCES :

Cadre législatif et réglementaire des archives publiques : M
- Normes et principes du records management : M
- Normes et principes du classement des documents et description archivistique : M
- Environnement institutionnel, administratif, économique, social et technique : A
- Gestion des risques : N

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

Rigueur et méthode : ***
- Autonomie et sens de l'initiative : ***
- Sens de l'écoute et du dialogue, sens de la pédagogie : **
- Réactivité : **
- Travailler en équipe : **
- Polyvalence : **
- Ethique et respect des règles déontologiques : **

Savoir-faire :

Évaluer et sélectionner un document au regard de la réglementation et de l'intérêt historique : ***
- Réaliser une analyse archivistique : ***
- Planifier les activités et les échéances : ***
- Rendre compte : ***
- Définir ou décliner une stratégie : **
- Mettre en oeuvre une règle, une norme, une procédure : ***
- Accompagner, conseiller : **
- Veille, analyse et gestion documentaire : *

1 SIA des Archives nationales
2 VaS
3 Archifiltre et Resip
4 STAr (système de gestion des archives du bureau)

Contacts :

Lambert Anne, cheffe de bureau des archives

anne.lambert@sg.social.gouv.fr

dfas-brhag-recrutement@sg.social.gouv.fr